Что следует понимать под специальной одеждой? Каких именно работников предприятия общественного питания должны ею обеспечить? Каким образом должен быть организован бухгалтерский учет (включая аналитический) специальной одежды при ее приобретении и передаче в производство (эксплуатацию)? Для чего нужен оперативный учет специальной одежды?

Наряду со специальной оснасткой (специальными инструментами, приспособлениями и оборудованием) ведение бухгалтерского учета специальной одежды организуется в соответствии с положениями Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (далее – Методические указания). Необходимо иметь в виду, что данный документ применяется в отношении той специальной одежды, которая отражается в бухгалтерском учете в составе оборотных активов. Такое уточнение неслучайно, так как учет предметов специальной одежды может быть организован в порядке, предусмотренном для учета основных средств (п. 9 Методических указаний, Письмо Минфина РФ от 12.05.2003 № 16‑00‑14/159). Предоставленным правом (учитывать спецодежду в составе основных средств) предприятие общепита может воспользоваться в отношении только той одежды, которая отвечает условиям признания актива в качестве объекта ОС, установленным ПБУ 6/01 «Учет основных средств» . Сделанный выбор обязательно нужно закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Помешать учесть спецодежду в составе ОС может ее срок полезного использования (если он не превышает 12 месяцев) или стоимость одежды (когда предприятие в качестве одного из условий для признания актива объектом основных средств использует стоимостный ограничитель).

Какая одежда считается специальной?

В Методических указаниях зафиксировано, что специальной одеждой являются средства индивидуальной защиты (СИЗ) работников организации. В ее состав входят:

– специальная одежда (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы);

– специальная обувь;

– предохранительные приспособления (рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы).

Как видим, к специальной одежде по правилам бухгалтерского учета относится не только соответствующая одежда, но и обувь, а также предохранительные приспособления. Исходя из требований ст. 221 ТК РФ перечисленные предметы работодатели обязаны выдавать сотрудникам бесплатно на работах с вредными и опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, в соответствии с типовыми нормами. Причем выдаче подлежит только та специальная одежда, которая прошла обязательную сертификацию или декларирование соответствия. В типовых нормах, включая отраслевые, нормы выдачи одежды на год приводятся, как правило, в разрезе профессий и должностей. Важно учитывать: нормы распространяются исключительно на те категории работников, что обозначены в ст. 221 ТК РФ (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 25.02.2009 № 22‑4‑717).

Важно

Приобретение, аренда специальной одежды, не имеющей декларации о соответствии и (или) сертификата соответствия либо имеющей декларацию (сертификат) с истекшим сроком действия, не допускаются.

В силу п. 14.1 Межотраслевых правил по охране труда в общественном питании работающие в организациях общепита обеспечиваются специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты в соответствии с Межотраслевыми правилами № 290н и Типовыми отраслевыми нормами № 68 . (Межотраслевые правила по охране труда в общественном питании являются нормативным правовым актом, устанавливающим единые государственные требования охраны труда для предприятий общепита независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также индивидуальных предпринимателей, занятых в указанной сфере и использующих наемный труд.)

В Типовых отраслевых нормах № 68 в первую очередь следует обратить внимание на данные раздела II «Предприятия общественного питания» приложения 7 «Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам торговли».

Профессия или должность	Выполняемые работы		Норма выдачи на год
Изготовитель пищевых полуфабрикатов	Чистка корнеплодов
	Мойка картофеля	Галоши резиновые (выдаются дополнительно к фартуку)
Кухонный рабочий		Рукавицы комбинированные
Мойщик посуды		Фартук прорезиненный с нагрудником
	Мойка котлов	Перчатки резиновые (выдаются дополнительно к фартуку)	Дежурные
	Мойка котлов	Фартук прорезиненный с нагрудником
		Перчатки резиновые	Дежурные

Означает ли изложенное, что другим работникам общепита (не указанным в приведенном разделе) специальная одежда выдаваться не должна? Из положений Межотраслевых типовых инструкций по охране труда для работников системы общественного питания следует, что специальной одеждой должны быть также обеспечены такие работники предприятия общепита, как:

– буфетчик;

– изготовитель пищевых полуфабрикатов из мяса, рыбы, овощей;

– кладовщик;

– подсобный рабочий;

– работник, выполняющий работу по сбору посуды со столов.

Согласно п. 14 Межотраслевых правил № 290н при выдаче работникам СИЗ работодатель руководствуется типовыми нормами, соответствующими его виду деятельности (то есть типовыми отраслевыми нормами). В свою очередь, в Типовых отраслевых нормах № 68 наименования профессий соответствуют наименованиям, приведенным в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, выпуск 51 , а данные по работникам торговли и общественного питания в этом справочнике объединены в один общий раздел. Поэтому предприятия общепита вполне могут использовать при установлении норм выдачи спецодежды и другие разделы приложения 7. В частности, в разделе I «Торгово-складские организации» представлены нормы выдачи спецодежды для продавца продовольственных товаров и буфетчика. Подтверждение изложенному можно найти в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 01.04.2015 № 10АП-19177/2014 по делу № А41-59224/14: заведение общепита может и должно руководствоваться не только нормами выдачи спецодежды, указанными в разделе II приложения 7 к Типовым отраслевым нормам № 68, но и соответствующими нормами выдачи спецодежды для работников торговли, приведенными в иных разделах приложения 7.

Выполняемые продавцом продовольственных товаров, буфетчиком работы	Наименование средства индивидуальной защиты	Норма выдачи на год
Продажа мясных и рыбных товаров	Фартук прорезиненный
Продажа картофеля и овощей	Фартук прорезиненный
	Нарукавники прорезиненные
Постоянная работа в неотапливаемых палатках, киосках, ларьках либо разносная или развозная торговля на наружных работах зимой		По поясам*
		По поясам**
Непосредственное обслуживание населения в осенне-зимний период на открытом воздухе или в неотапливаемых помещениях на ярмарках, уличных базарах, выставках-продажах	Куртка на утепленной прокладке	Дежурная
		По поясам**
	Галоши на валенки

*
В зависимости от климатического пояса срок носки куртки на утепленной прокладке составляет 1,5; 2; 2,5 или 3 года (см. нормы выдачи, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.1997 № 70). При этом в районах, не отнесенных к климатическим поясам, зимой вместо куртки на утепленной прокладке выдается куртка лавсано-вискозная на утепляющей прокладке сроком носки 3 года.

**
В зависимости от климатического пояса срок носки валенок составляет 2; 2,5; 3 или 4 года.

Далее, если в типовых отраслевых нормах нужные профессии и должности отсутствуют, спецодежду нужно выдавать в соответствии с типовыми нормами для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики (таковые утверждены Приказом Минтруда РФ от 09.12.2014 № 997н). Если и в этих типовых нормах нет искомого, тогда уже следует обратиться к типовым нормам для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ (абз. 2 п. 14 Межотраслевых правил № 290н в редакции Приказа Минтруда РФ от 12.01.2015 № 2н).

Также нужно учитывать, что работодателю предоставлено право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками представительного органа заменить один вид СИЗ, предусмотренных типовыми нормами, аналогичным. Главное, чтобы он (аналог) обеспечивал равноценную защиту от опасных и вредных производственных факторов (п. 7 Межотраслевых правил № 290н).

В итоге, как указано в п. 8 Методических указаний, конкретный перечень специальной одежды организация определяет с учетом особенностей технологического процесса в соответствующей отрасли экономики (и результатов проведения специальной оценки условий труда – п. 5 Межотраслевых правил № 290н).

Поступление спецодежды

Учет

Источник финансирования стоимости специальной одежды зависит от способа ее получения организацией в собственность:

– покупка (кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками)»;

– передача безвозмездно (кредит счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 98-2 «Безвозмездные поступления»);

– поступление в счет вклада в уставный капитал (кредит счета 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»);

– иной предусмотренный законодательством способ.

Спецодежда может быть изготовлена компанией и самостоятельно, но предприятия общепита, как правило, не берутся за это, так как работникам можно выдать только специальную одежду, прошедшую в установленном порядке сертификацию или декларирование соответствия.

Если специальная одежда, находящаяся в собственности предприятия общепита, должна быть отражена в бухгалтерском учете в составе оборотных активов, для ее учета (до передачи в производство (эксплуатацию)) выбирается счет 10 «Материалы», субсчет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» (п. 13 Методических указаний, План счетов и Инструкция по его применению ). При необходимости (например, в силу большой номенклатуры указанных активов) к этому субсчету можно открыть субсчета второго порядка: 10‑10‑1 «Специальная оснастка на складе» и 10‑10‑2 «Специальная одежда на складе».

Специальная одежда, как и материально-производственные запасы, принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости (в порядке, прописанном в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов ).

Кроме того, предприятие общепита может взять специальную одежду в пользование или распоряжение, то есть без получения права собственности. Подтверждение этому можно найти в абз. 3 п. 4 Межотраслевых правил № 290н: допускается приобретение работодателем средств индивидуальной защиты во временное пользование по договору аренды. В этом случае специальная одежда уже не считается оборотным активом предприятия общепита, но ее наличие и движение нужно отразить на забалансовом счете в оценке, предусмотренной договором или согласованной с ее собственником. Для этих целей в рабочем плане счетов можно предусмотреть использование счета 012 «Специальная одежда во временном пользовании и распоряжении». Бухгалтерский учет одежды на таком счете ведется по простой системе (то есть без применения двойной записи).

Документальное оформление

Как известно, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Одним из таких фактов является приемка и оприходование поступающей специальной одежды складами организации. Для этих целей в п. 16 Методических указаний предложено использовать приходные ордера, типовая межотраслевая форма № М-4 которых утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а. Чтобы использовать именно данную форму, информация об этом должна найти отражение в учетной политике для целей бухгалтерского учета, так как в силу требований ч. 4 ст. 9 вышеуказанного закона формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления специальной одежды на склад с указанием в нем фактически принятого количества ценностей.

Учет

Факт передачи специальной одежды в производство (эксплуатацию) отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 10, субсчет 10-10 (субсчет второго порядка 10‑10‑2 – в случае его использования) и кредиту этого же счета, но уже другого субсчета – 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». Если субсчета второго порядка предусмотрены к субсчету 10-10, к субсчету 10-11 их также нужно открыть. Это будут субсчета 10‑11‑1 «Специальная оснастка в эксплуатации» и 10‑11‑2 «Специальная одежда в эксплуатации». С одного субсчета на другой переносится фактическая себестоимость выдаваемой работникам спецодежды (то есть сумма фактических затрат, связанных с ее приобретением или изготовлением).

Документальное оформление

Отпуск специальной одежды в производство (эксплуатацию) со склада организации (из иных мест хранения) также нужно документально оформить путем составления соответствующих первичных учетных документов. В качестве таковых, как следует из п. 19 Методических указаний, могут использоваться следующие типовые межотраслевые формы по учету материалов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ № 71а:

– требование-накладная (форма № М-11). Данная форма применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности (например, кладовщик склада), подписывает ее не только он, но и лицо, принимающее спецодежду;

– накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15), которая подходит для ситуации, когда склад и производство территориально находятся в разных местах. Она составляется в двух экземплярах, один из которых остается на складе как основание для отпуска спецодежды, второй – передается получателю;

– лимитно-заборная карта (форма № М-8). Карта оформляется только в случае наличия лимитов отпуска материалов. Она выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер), один из которых до начала месяца передается структурному подразделению – потребителю материалов, а второй – складу. Отпуск материальных ценностей в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенной спецодежды, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – представитель структурного подразделения.

Помимо изложенного, следует учитывать, что движение специальной одежды по каждому сорту, виду и размеру на складе фиксируется в карточке учета материалов (форма № М-17). Записи в карточке производятся материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом) на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Аналитический учет спецодежды

На основании п. 22 Методических указаний аналитический учет (количественный и суммовой) специальной одежды, находящейся в производстве (эксплуатации), бухгалтерская служба ведет по наименованиям (номенклатурным номерам), количеству и фактической себестоимости с указанием даты поступления в производство (эксплуатацию) (месяц, год), мест эксплуатации (по подразделениям) и материально ответственных лиц. Здесь же добавлено, что аналитический учет осуществляется, как правило, в книгах по форме оборотных ведомостей или в электронном виде, обеспечивающих получение необходимой информации по учету движения спецодежды. Следовательно, в Методических указаниях предложено организовать аналитический учет специальной одежды на основе использования оборотных ведомостей (как и по материалам, аналитический учет спецодежды может вестись сальдовым методом). Каким именно образом может быть организован аналитический учет с применением оборотных ведомостей, рассказано в п. 137 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. Понятно, что независимо от принятого метода аналитического учета спецодежды (оборотного или сальдового) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения ценностей в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам.

Списание стоимости спецодежды

Согласно п. 26 Методических указаний стоимость специальной одежды погашается линейным способом исходя из ее фактической себестоимости и сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах и Межотраслевых правилах № 290н. Другими словами, фактическая себестоимость одежды списывается на затраты постепенно равными долями в течение срока ее полезного использования, который определяется на основании типовых норм. При этом сроки пользования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам (абз. 2 п. 13 Меж­отраслевых правил № 290н).

Если срок эксплуатации специальной одежды не превышает 12 месяцев, ее фактическая себестоимость может переноситься на затраты единовременно в момент передачи (отпуска) сотрудникам предприятия. Тем самым снижается трудоемкость учетных работ. Но об организации учета обозначенным образом нужно не забыть заявить в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Если предприятие общепита ведет бухгалтерский учет затрат на производство с использованием счета 25 «Общепроизводственные расходы» (предназначен для обобщения информации о расходах по обслуживанию основных, вспомогательных и обсуживающих производств организации), стоимость специальной одежды переносится со счета учета материальных ценностей в дебет именно этого счета. Аналитический учет затрат по счету 25 ведется по отдельным подразделениям организации и статьям расходов (Инструкция по применению Плана счетов), поэтому затраты по спецодежде в «аналитике» к указанному синтетическому счету следует отражать:

– по месту возникновения расхода: основное, вспомогательное или обслуживающее производство (в зависимости от того, на каких работах задействован работник, получивший специальную одежду);

– по статье расходов «Охрана труда», так как выдача спецодежды – это обязанность работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ст. 212 ТК РФ).

Кстати, в таком же порядке осуществляется учет расходов на ремонт и обслуживание специальной одежды (вне зависимости от того, какими силами – собственными или с привлечением сторонней организации – они производятся).

В ситуации, когда счет 25 не используется, для учета затрат по спецодежде рекомендуем задействовать счет 26 «Общехозяйственные расходы» (предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом).

Дополнительные особенности установления СПИ спецодежды

Во-первых, в целях улучшения ухода за специальной одеждой работодатель вправе выдавать работникам два комплекта соответствующих средств индивидуальной защиты с удвоенным сроком носки (п. 30 Межотраслевых правил № 290н). В этом случае, соответственно, в два раза увеличивается срок полезного использования спецодежды по сравнению с типовыми нормами.

К сведению

Сдача работниками специальной одежды в стирку, дезинфекцию, ремонт, а также зимней (теплой) специальной одежды с наступлением летнего (теплого) времени для организованного хранения оформляется в ведомости о приемке специальной одежды и подписывается материально ответственным лицом. Возврат работникам специальной одежды после ухода и хранения (теплой специальной одежды и специальной обуви) производится по тем же ведомостям, в которых была оформлена приемка, под расписку работника (в предусмотренной для этого графе).

Во-вторых, в силу абз. 2 ст. 221 ТК РФ работодатель имеет право устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения. Делается это на основании результатов специальной оценки условий труда, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и финансово-экономического положения организации. Отличные нормы утверждаются локальными нормативными актами работодателя и могут быть включены в коллективный и (или) трудовой договор с указанием типовых норм, по сравнению с которыми улучшается обеспечение работников средствами индивидуальной защиты. Под улучшением подразумевается уменьшение срока носки (эксплуатации).

Оперативный учет спецодежды

Согласно абз. 1 п. 13 Межотраслевых правил № 290н работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки (то есть, как следует из Методических указаний, вести оперативный учет специальной одежды). Под ведением такого учета подразумевается в первую очередь отражение в личных карточках факта выдачи работникам и возврата ими специальной одежды (карточки заводятся на каждого работника в отдельности, в них обязательно указываются срок носки и процент годности СИЗ на момент выдачи). Форма карточки приведена в приложении к Межотраслевым правилам № 290н. В этом же документе закреплено право работодателя на учет выдачи работникам специальной одежды с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Но электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. Единственное отличие: в электронной форме личной карточки вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Кроме того, работодатель вправе организовать выдачу специальной одежды посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования) (такая возможность введена Приказом Минтруда РФ № 2н).

С целью установления контроля за сроками нахождения специальной одежды в производстве (эксплуатации) на ней можно ставить штамп с указанием даты выдачи работникам. Соответствующую маркировку нужно нанести и на СИЗ, взятые в аренду. Сведения о выдаче такой одежды также вносятся в личную карточку учета выдачи СИЗ.

Несколько слов о дежурной одежде

Дежурная специальная одежды общего (коллективного) пользования должна находиться в специально отведенном месте (например, в кладовой) и выдаваться работникам только на время выполнения тех работ, для которых она предназначена. Такая одежда с учетом требований личной гигиены и индивидуальных особенностей работников закрепляется за определенным рабочим местом и передается от одной смены другой (п. 65 Методических указаний, п. 20 Межотраслевых правил № 290н).

Кроме того, необходимые СИЗ в качестве дежурных выдаются руководителям и специалистам, которые в соответствии с должностными обязанностями периодически посещают производственные помещения и могут в связи с этим подвергаться воздействию вредных или опасных производственных факторов. Специальная одежда выдается обозначенным сотрудникам только на время посещения названных объектов (абз. 3 п. 18 Межотраслевых правил № 290н, введенный Приказом Минтруда РФ № 2н).

Дежурная одежда выдается под ответственность соответствующего лица (как правило, руководителя подразделения, уполномоченного работодателем на проведение вышеуказанных работ) и отражается в отдельных карточках с пометкой «Дежурная».

Соответствующие работники предприятий общепита должны быть обеспечены специальной одеждой, которую работодатель может приобрести за плату, получить безвозмездно, в счет вклада в уставный капитал, изготовить либо арендовать. Для того чтобы установить, кому положена спецодежда, в первую очередь работодатель должен обратиться к типовым отраслевым нормам выдачи одежды. Затем изучаются типовые нормы для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики и в последнюю очередь принимаются во внимание типовые нормы для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ. В любом случае спецодежда выдается только тем сотрудникам, которые заняты на работах с вредными и опасными условиями труда, осуществляемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением.

Бухгалтерский учет спецодежды организуется в особом порядке, если такая одежда включается в состав оборотных активов. Арендованная специальная одежда отражается на забалансовом счете. Приведем в таблице возможные бухгалтерские записи по учету спецодежды.

Поступление спецодежды
			Фактическая себестоимость
Получение безвозмездно
Поступление в счет вклада в уставный капитал
			Оценочная стоимость спецодежды, предусмотренная договором аренды или согласованная с ее собственником
Передача спецодежды в производство (эксплуатацию)
Передача спецодежды в производство (эксплуатацию)			Фактическая себестоимость
Списание стоимости спецодежды в затраты производства			В размере фактической себестоимости при сроке эксплуатации не более 12 месяцев или равными долями в течение срока полезного использования

С целью надлежащего учета и контроля выдачи работникам специальной одежды в установленные сроки предприятия общепита должны организовать оперативный учет такой одежды, в том числе путем ведения личных карточек.

Утверждены Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н.

Утверждено Приказом Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н.

Следовательно, приобретение (изготовление) специальной одежды осуществляется за счет средств работодателя.

Утверждены Постановлением Минтруда РФ от 24.12.1999 № 52.

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 № 290н.

Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, утв. Постановлением Минтруда РФ от 29.12.1997 № 68.

Каждый работодатель обязан обеспечивать работников средствами индивидуальной защиты, так называемой спецодеждой. Как вести учет спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете вы узнаете из этой статьи.

Кому выдавать спецодежду

Работодатель должен за счет собственных средств приобрести сертифицированную или декларированную спецодеж­ду (обязательно возьмите у поставщика сертификат или декларацию соответствия) и бесплатно выдать ее сотрудникам, которые заняты на работах:

<или> с вредными и (или) опасными условиями труда;

<или> выполняемых в особых температурных условиях;

<или> связанных с загрязнением.

Узнать подпадает ли работник под вышеназванные условия, нужно посмотреть специальную оценку условий труда, причем в отношении всех сотрудников, в т.ч. и офисных. Или аттестацию, если она была проведена менее 5 лет тому назад.

При этом спецодежда также должна выдаваться, если резуль­таты проведенной аттестации подтверждают такую необходимость.

Что будет, если не выдать спецодежду

С 1 января 2015 г. в КоАП введена новая ст. 5.27.1, предусматривающая ответственность за нарушение законодательства об охране труда. Покажем в таблице, что вам может грозить за выявленные нарушения.

Если ваши работники не получили положенную им спецодежду, они вправе отказаться от выполнения своих трудовых обязанностей. При­чем работодатель должен оплатить работникам возникший по его вине простой.

Нарушитель	За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат декларированию соответствия (первый класс риска)	За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат обязательной сер­тификации (второй класс риска)	За повторное аналогич­ное правонарушение
Организация	предупрежде­ние; Штраф от 50 000 до 80 000 руб.	Штраф от 130 000 до 150 000 руб.	штраф от 100 000 до 200 000 руб.;
ИП	предупрежде­ние; Штраф от 2000 до 5000 руб.		Приостановление деятельности на срок до 90 суток
Руководитель	предупрежде­ние; Штраф от 2000 до 5000 руб.	Штраф от 20 000 до 30 000 руб.	штраф от 30 000 до 40 000 руб.; Дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет

Порядок выдачи и возврата спецодежды

Выдавать спецодежду работодатель должен по типовым нормам, кото­рые предусмотрены для его вида деятельности. Только если профессий или должностей ваших работников нет в соответствующих типовых нор­мах, спецодежда выдается по нормам для сквозных профессий (должно­стей) всех отраслей экономики.

А если и в этих нормах работодатель не найдет соответствующих профессий (должностей), тогда нужно руководствоваться типовыми нор­мами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых вашими сотрудниками работ.

Кроме того, работодатель может устанавливать и свои нормы выдачи спецодежды, но при условии, что они улучшают защиту работников по сравнению с типовыми (например, обеспечивают более высокое качество защиты). Собственные повышенные нормы нужно обязательно утвердить приказом (или иным локальным нормативным актом).

Также работодатель должен организовать учет выдачи спецодежды и контроль за этим процессом. Так, ее выдача фиксируется ответственным лицом в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Когда работодатель определится, каким работникам (по какой про­фессии или должности), в каком количестве и на какой срок нужно выдавать спецодежду, все это же­лательно зафиксировать в локальном нормативном акте, например в поло­жении о СИЗ.

Форма карточки приведена в приложении к пра­вилам обеспечения спецодеждой. При этом работники должны расписаться в получении спецодежды.

Работодатель должен не только своевременно выдавать работ­никам спецодежду, но и обеспечивать ее хранение, химчистку, стирку, сушку, ремонт и замену.

Возврат СИЗ

Собственником спецодежды является работодатель, а работник только пользуется ею. Поэтому работник должен ее вернуть:

<или> при увольнении;

<или> при переводе на другую работу, на которой ношение спецодежды не требуется;

<или> по окончании сроков ее носки взамен получаемой новой. Если возвращенная спецодежда пригодна для дальней­шего использования (это должна определить комис­сия по охране труда или при ее отсутствии - долж­ностное лицо, уполномоченное работодателем) даже после окончания срока носки, она после стирки (или чистки, дезинфекции, ремонта) может быть вновь выдана работнику и использоваться дальше по назначению.

При этом работодатель должен позабо­титься о том, чтобы работники были уведом­лены о порядке сдачи (возврата) спецодеж­ды.

Для ЭТОГО МОЖНО:

<или> прописать в положении о СИЗ порядок возврата спецодежды и ознакомить с ним под личную подпись работников;

<или> прописать в трудовых договорах условие о возврате работодателю спецодежды либо ее стоимости при увольнении.

Возврат спецодежды нужно также отразить в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Как учесть затраты на спецодежду

Порядок списания стоимости спецодежды на затраты должен быть отра­жен в учетной политике как для бухгалтерских, так и для налоговых целей.

В бухгалтерском учете

Если стоимость одной единицы спецодежды (без учета НДС) будет более 40 000 руб. (или иного лимита, установленного организацией) и срок ее службы превышает 12 месяцев, то спецодежда соответствует признакам . Тогда расходы на ее приобретение списываются через амортизацию

Под единицей спецодежды понимается не комплект (скажем, куртка, брюки, нательное белье, ботинки и т. д.), выданный одному работнику, а каждая вещь (или пара - для обуви, перчаток и т. п.).

В случае если стоимость спецодежды ниже установленного лимита (40 000 руб. или иного), она учитывается в составе . А дальше нужно обратить внимание на срок службы спецодежды, установленный типовыми нормами выдачи:

<если> он не превышает 12 месяцев, то вы можете списывать стоимость спецодежды на расходы:

<или> единовременно в момент ее выдачи сотрудникам;

<или> равномерно в течение срока ее службы;

<если> он более 12 месяцев, то расходы на спецодежду признаются только равномерно в течение срока ее использования.

Сроки пользования спецодеждой исчисляются со дня фактической выдачи ее работникам.

При этом движение спецодежды, которая учитывается в составе МПЗ, оформляйте такими проводками:

Содержание операции	Дт	Кт
На дату принятия к учету
Приобретенная спецодежда принята к учету	10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
Отражена сумма НДС, предъявлен­ная поставщиком спецодежды		60 «Расчеты с поставщиками и под­рядчиками»
НДС принят к вычету (при выполне­нии определенных условий)	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»	19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
ВАРИАНТ 1. При единовременном списании - на дату выдачи работникам
Спецодежда выдана работникам	20 «Основное производство» (08 «Вложения во внеоборотные акти­вы», 23 «Вспомогательные производ­ства», 25 «Общепроизводственные рас­ходы», 44 «Расходы на продажу»)
ВАРИАНТ 2. При равномерном списании
На дату выдачи работникам
Спецодежда выдана работникам		10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
Ежемесячно равными долями в течение срока носки
Отражено погашение части стоимо­сти спецодежды	20 «Основное производство» (08, 23, 25,44)	10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
В случае выбытия (например, порчи или утраты) - на дату выбытия
Списана остаточная стоимость спец­одежды	94 «Недостачи и потери от порчи ценно­стей»	10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

В налоговом учете

НДС. Компания может принять к вычету входной , предъявленный поставщиком спецодежды, если:

• поступление спецодежды отражено в учете на основании первички поставщика;
• есть правильно оформленный счет-фактура поставщика;
• работники, которым выдана спецодежда, задействованы в облагаемой НДС деятельности.

Поскольку право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, то на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не нужной.

Налог на прибыль. Стоимость спецодежды можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если одновременно выполняется следующее

• вредные и (или) опасные условия труда, наличие особых температурных условий или условий, связанных с загрязнением, требующих предоставле­ния спецодежды и спецобуви, подтверждены результатами проведенной специальной оценки условий труда (или атте­стацией рабочих мест по условиям труда);
• спецодежда выдается в пределах типовых норм или по повышенным нормам, которые утверждены компанией.

Порядок признания затрат на покупку спецодежды в расходах будет зависеть от ее стоимости и срока полезного использования:

<если> ее стоимость (без учета НДС) более 40 000 руб. за единицу и срок ее использова­ния более года, тогда спецодежда признает­ся амортизируемым имуществом и ее стои­мость погашается путем начисления амортизации;

<если> одно из условий признания имущества амортизируемым не будет выполняться (например, стоимость менее 40 000 руб. или срок использования - 12 месяцев или мень­ше), тогда затраты на спецодежду признаются материальными расходами и учитываются по мере выдачи ее работникам на усмотрение организации:

<или> единовременно в полной сумме;

<или> равномерно в течение всего срока эксплуатации специальной одежды.

С 1 января 2016 г. амортизируемым будет признаваться имущество стоимостью более 100 000 руб. Вряд ли какая-либо спецодежда будет «дотягивать» до такой стоимости, поэтому порядок списания затрат на спецодежду через амортизацию, скорее всего, станет неактуальным.

УСНО. Если компания применяет «доходно-расходную» , то она может учесть при расчете «упрощенного» налога стоимость спецодежды:

<или> как материальные расходы (когда спецодежда не признается амортизируемым имуществом);

<или> как расходы на приобретение основных средств (при стоимости более 40 000 руб. и сроке эксплуатации более 12 месяцев.

Условия признания будут те же, что при учете спецодежды при рас­чете налога на прибыль (необходимо проведение спецоценки условий труда и соблюдение норм выдачи). К ним добавится еще одно - затраты можно признать только после оплаты спецодежды поставщику.

НДФЛ и страховые взносы. Поскольку спецодежда выдается работ­никам в пользование, а не в собственность, то никаких доходов от ее получения у работников не возникает. К тому же такая выдача не являет­ся вознаграждением за труд. А это значит, что стоимость выданной спец­одежды (как в пределах типовых норм, так и сверх них) не подлежит обложению:

Если работник не вернул спецодежду

Материальная ответственность работника

А вот если работник не вернет (или по своей вине испортит) спецодеж­ду, то это фактически является причинением ущерба работодателю, который придется возместить. Его размер должен определить работо­датель исходя из стоимости спецодежды с учетом степени ее износа на день причинения ущерба (к примеру, на дату увольнения работника. Кроме того, в компании должен обязательно вестись учет выдачи спец­одежды. Ведь чтобы доказать размер ущерба, нужны сведения об оста­точной стоимости спецодежды на дату увольнения, о сроках носки спец­одежды, о степени ее годности на момент выдачи (то есть выдана ли новая спецодежда или бывшая в употреблении.

Правда, работодателю до принятия решения о возмещении ущерба работниками нужно соблюсти определенную процедуру: провести с помощью специально созданной комиссии проверку, чтобы выяснить причины возникновения ущерба, и получить письменные объяснения от работников. И если сумма ущерба не будет превышать среднемесяч­ный заработок работника, то работодатель по своему распоряжению (обычно выпускается в форме приказа) может удержать ее из зарплаты виновного работника даже без его согласия». Только не забудьте, что работника нужно под личную подпись ознакомить с приказом о взыска­нии ущерба.

Если же работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, рабо­тодатель может требовать возмещения ущерба только через суд.

Налоговые последствия для работодателя

НДС. Если работник при увольнении договорился с работодателем, что он не будет возвращать спецодежду и при этом работодатель удержит ее стоимость из зарплаты, тогда к работнику переходит право собст­венности на эту спецодежду. Такая передача права собственности на возмездной основе есть не что иное, как реализация товара, которая облагается НДС в общеустановленном порядке. НДС придется начис­лить и при безвозмездной передаче, когда работодатель не будет тре­бовать от работника компенсации остаточной стоимости спецодеж­ды^.

А вот если, несмотря на требования, работник просто не вернул спецодежду и компания хочет взыскать причиненный тем самым ущерб, то должна быть соблюдена процедура взыскания ущерба (то есть документы нужно оформить так, чтобы они подтверждали именно причинение убытков работодателю). В таком случае оснований для начисления НДС не будет, ведь компенсация убытков не связана с реализацией.

НДФЛ и страховые взносы. Если работник при увольнении не вер­нул спецодежду и работодатель не будет взыскивать с него ее стои­мость, то компании нужно начислить работнику с дохода, полу­ченного в натуральной форме4з. Также придется начислить и страховые взносы.

Правда, есть решение суда в пользу организации, когда инспекции не удалось доказать, что к бывшим работникам перешло право собственно­сти на спецодежду и у них возник доход, даже при отсутствии докумен­тов об изъятии спецодежды при увольнении.

По общему правилу спецодежду работодатель должен приобретать за счет собственных средств. А известно ли вам, что такие затраты (или хотя бы их часть) вам может компенсировать ФСС РФ? Правда, живые деньги от Фонда вы не получите, но сможете уменьшить на возмещае­мую сумму свои страховые взносы «на травматизм» за текущий год (то есть уплатить взносов меньше, чем начислили).

Для получения возмещения нужно до 1 августа текущего года в тер­риториальный орган ФСС по месту своей регистрации представить заявле­ние (в бумажном или электронном виде), а также комплект документов, утвержденный Минтрудом.

Если примет решение о возмещении ваших расходов на при­обретение спецодежды, тогда:

Об авторе

Работающий главный бухгалтер с «нескромно»:-) большим стажем работы в бухгалтерии. Генеральный директор ООО "Бухпомощь.ру". Основатель "Школы успешного бухгалтера"

Учет спецодежды может вестись на основании собственных бланков первички. Применять унифицированные формы вы не обязаны. Либо вы вправе перестроить последние под себя, убрав ненужное.

Рассмотрим наиболее распространенный вариант учета униформы — в составе материально-производственных запасов (см. схему ниже). Хотя бывает, что спецодежду обязательно надо отнести к основным средствам. Но это лишь в том случае, когда она стоит дороже 40 000 руб. И срок носки превышает 12 месяцев.

Учет спецодежды как материалов или основных средств

Порядок учета спецодежды желательно закрепить в качестве элемента учетной политики организации. Необходимая запись в учетной политике может выглядеть, например, так:

Покупка спецодежды

Если вы учитываете спецодежду в составе материалов, то и отразить ее надо на счете 10 «Материалы». Причем на отдельном субсчете «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». На этом счету и ведется учет спецодежды. Но прежде понадобится оформить первичный документ.

Как правило, речь идет о приходном ордере. А вот по какой форме вы его составите, зависит от того, что вы написали в учетной политике (или, может, только собираетесь написать). Вы можете взять старую унифицированную форму № М-4. А можете разработать собственный бланк, в котором есть все обязательные реквизиты. Вот образец документа, на основании которого может вестись учет спецодежды.

Пример
ООО «Альфа» занимается перевозкой пассажиров и грузов. В феврале предприятие приобрело для водителей автомобилей 10 сигнальных жилетов по цене 159,3 руб. (в том числе НДС — 24,3 руб.). Общая стоимость спецодежды составила 1593 руб. (в том числе НДС — 243 руб.). Срок носки жилетов согласно Типовым нормам, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2006 г. № 297, составляет 12 месяцев. Поэтому бухгалтер учитывает спецодежду в составе материально-производственных запасов.

Чтобы принять жилеты на учет, кладовщик оформил приходный ордер по форме, утвержденной руководителем компании и закрепленной в учетной политике.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60
— 1350 руб. (1593 - 243) — отражена стоимость купленной спецодежды;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 243 руб. — отражен входной НДС по приобретенной спецодежде;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 243 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 1593 руб. — перечислены деньги поставщику.

Выдача спецодежды работникам

Когда вы передадите спецодежду со склада в другие подразделения компании (а позже ее выдадут работникам), вам тоже надо оформить первичный документ на основании которого ведется учет спецодежды. Причем такой бумаги будет достаточно для того, чтобы списать стоимость спецодежды на расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете

Если вы остановитесь на унифицированной первичке, то воспользуйтесь одной из следующих форм: требование-накладная по форме № М-11, накладная на отпуск материалов на сторону № М-15 или лимитно-заборная карта № М-8. Решите разработать свой собственный бланк? Можете, взять за основу накладную на отпуск материалов, убрав лишнее.

Руководитель подразделения или другой ответственный сотрудник, получивший спецодежду, выдает ее работникам. Очевидно, такие действия тоже надо где-то фиксировать. Для этого на каждое подразделение, на всех его работников, заведите специальную ведомость. И лучше сразу одну на год или месяц. Это удобнее, чем оформлять такой документ каждый раз, выдавая униформу кому-нибудь из сотрудников. Ведомость учета спецодежды может выглядеть так:

Опять же можете использовать старую унифицированную форму, для учета выдачи есть форма № МБ-7. Но мы вам советуем разработать свою форму. В ней можно предусмотреть не только графы, где вы будете отражать выдачу спецодежды, но и те, где зафиксируете ее возврат на склад, если работник увольняется. Ведомость учета выдачи спецодежды будет считаться бухгалтерским регистром на основании которого ведется учет спецодежды. Поэтому проследите, чтобы в разработанной вами форме были обязательные для бухгалтерских регистров реквизиты.

Добавим, что учет выданной спецодежды может вестись и в специальной карточке. Ее заполняют на каждого работника организации, которому выдавалась спецодежда. Эта карточка может выглядеть так:

Когда спецодежду выдадут работникам в пользование, вы сделаете внутреннюю запись по счету 10. А именно переведете материалы с субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» на субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

А после того как спецодежду раздадут работникам, ее стоимость можно списывать на расходы компании. Спецодежду, учтенную в составе материалов, списывают единовременно или равномерно в течение срока ее носки. Все зависит от времени, на которое рассчитана одежда, и учетной политики компании. Выберите способ, который подходит именно вашей организации.

Пример
Продолжим предыдущий пример. Кладовщик ООО «Альфа» 18 марта выдал восемь сигнальных жилетов начальнику транспортной службы. Перемещение спецодежды со склада в другое подразделение компании кладовщик оформил требованием-накладной по унифицированной форме № М-11. А начальник транспортной службы выдал жилеты водителям. Эту операцию он оформил ведомостью, составленной по форме, утвержденной руководителем организации.

Это отражают в бухгалтерском учете записями:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
— 1080 руб. (135 руб. × 8 шт.) — перемещена спецодежда со склада в другое подразделение.

Все перечисленные документы бухгалтерия получила в марте. В учетной политике компании предусмотрено, что спецодежда, срок носки которой не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент выдачи работникам.

В учете бухгалтер сделал следующие записи:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
— 1080 руб. — списана стоимость спецодежды на расходы;

ДЕБЕТ 012 «Спецодежда, переданная в эксплуатацию»
— 1080 руб. — выданная работникам спецодежда отражена за балансом.

Сдача спецодежды на склад

На практике в большинстве случаев спецодежда остается в собственности компании, то есть работники ее получают на время. И если сотрудник увольняется или меняет должность, то он возвращает спецодежду на склад. Этот факт тоже необходимо отразить.

Составлять отдельный первичный документ не обязательно. Удобнее всего предусмотреть для этого специальные графы в ведомости выдачи спецодежды работникам.

А как эту операцию отразить в учете? Тут все просто. Если спецодежду вы уже списали на расходы полностью, то никаких проводок делать не придется.

Если часть неучтенной стоимости спецодежды еще числиться на счете 10, тогда сделайте внутреннюю запись по этому же счету. То есть переведите сумму с субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» на субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». При этом списание остатка стоимости приостанавливается. Объяснение простое — относить на расходы можно лишь стоимость спецодежды, которая находится в эксплуатации.

В налоговом учете возврат спецодежды на склад отражать не надо. Ведь вы списали ее на расходы при расчете налога на прибыль единовременно. В тот момент, когда передали спецодежду работникам в эксплуатацию (это подтверждает ведомость выдачи материала).

Если спецодежда пришла в негодность, то ее нужно списать. Для этого может быть оформлен акт на списание спецодежды. Этот документ может быть оформлен так:

Есть вопрос!

1. Какие нормативы можно учесть при списании спецодежды в налоговые расходы?

Сейчас действуют нормативы для списания спецодежды в налоговом учете, утвержденные Минздравсоцразвития России или Минтрудом России. Для некоторых отраслей есть специальные нормы. Например, для электротехнических производств они утверждены постановлением Минтруда России от 16 декабря 1997 г. № 63. Те же, кто не имеет своего отраслевого документа, могут использовать общие нормативы. Они установлены приказом Минздравсоцразвития России от 1 октября 2008 г. № 541н. Есть еще один документ, который могут также использовать все компании - Типовые нормы бесплатной выдачи одежды, утвержденные приказом Минздравсоцравития России от 1 сентября 2010 г. № 777н.

В то же время вы вправе учесть затраты на приобретение спецодежды в полной сумме, в том числе и сверх установленных норм. Во-первых, Налоговый кодекс РФ не содержит никаких ограничений. Да и Трудовой кодекс РФ (ст. 221) позволяет работодателям устанавливать повышенные по сравнению с законодательством лимиты. Во-вторых, Минфин России тоже не возражает - письмо от 24 июня 2009 г. № 03-03-06/1/425. А чтобы списать расходы в полном объеме, вам нужно разработать свои нормы и утвердить их внутренним документом.

2. Можно ли в компании установить лимиты ниже минимума, определенного законом?

Нет, нельзя. Статья 221 Трудового кодекса РФ позволяет разработать нормы выдачи средств защиты и одежды самостоятельно. Но внутренние нормативы вашей организации должны улучшать положение сотрудников. То есть если в год работнику положено три пары резиновых перчаток, то вы имеете право выдать ему четыре, но никак не две. В противном случае вас может наказать трудинспекция. Штраф за это нарушение составляет: на предприятие - от 30 000 до 50 000 руб., на руководителя - от 1000 до 5000 руб. Кроме того, инспекция может приостановить деятельность вашей компании на срок до 90 дней.

3. Нужно ли начислять на стоимость спецодежды страховые взносы?

Нет, на стоимость спецодежды, которая не передается в собственность работникам, взносы не начисляются. Ведь работники никакого дохода здесь не получают.

Правда, данный вывод из законодательства не следует напрямую. Но чиновники из Минздравсоцразвития России подтвердили, что действительно со стоимости спецодежды уплачивать страховые взносы не нужно. Речь об этом идет в пункте 3 письма от 5 августа 2010 г. № 2519-19. Причем это правило распространяется на любую спецодежду, в том числе и выданную сверх норм. Главное, чтобы передана она была сотрудникам в пользование, а не в собственность. Иначе ревизоры из Пенсионного фонда или соцстраха потребуют заплатить страховые взносы.

4. При передаче одежды сотрудникам нужно начислять НДС?

По общему правилу НДС начислять не надо. Все потому, что одежда и обувь выдаются только на время выполнения трудовых обязанностей, а не передаются в собственность работникам. То есть реализации одежды не происходит. Налоговики с этим спорить не будут.

Другое дело, если сотрудник выплатил компании деньги за одежду. Например, при увольнении сотрудник забирает одежду с собой, компенсируя ее остаточную стоимость. Тут уже вопрос становится спорным.

Поэтому вам надо либо начислить НДС, либо запастись аргументами, чтобы инспекторы не доначислили компании этот налог. Довод может быть следующий - организация всего лишь получила компенсацию за понесенные расходы, а не выручку от продажи (постановление ФАС Дальневосточного округа от 20 октября 2008 г. № Ф03-2901/2008).

5. Можно ли учесть в расходах услуги сторонних организаций по уходу за одеждой?

Да, можно. Ведь любая одежда нуждается в регулярной стирке. А одежда, используемая на производстве или в строительстве, тем более. Помимо этого периодически одежду приходится ремонтировать. Ведь если срок, установленный для ее эксплуатации внутренним документом или законодательством, еще не истек, то выкидывать ее еще рано. Поэтому стоимость услуг сторонних компаний по ремонту и стирке можно включить в расходы. Основанием для списания будет подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Ведь компания имеет право учесть расходы на обеспечение нормальных условий труда.

Учет спецодежды

Учет спецодежды вызывает у бухгалтеров много вопросов. Особенно когда в организации текучка кадров или вахтовый метод работы. Приведем инструкцию по учету спецодежды.

Статус спецодежды

Спецодежда - это средство индивидуальной защиты (СИЗ). Приобретает ее организация и бесплатно выдает работникам, которые трудятся во вредных, опасных или грязных условиях либо в особом температурном режиме. При этом работодатель должен обеспечить хранение, стирку, сушку, ремонт и замену спецодежды. Такие правила установлены в статьях 212, 221 Трудового кодекса РФ. Из приведенных норм следует, что спецодежду используют только во время работы. В нерабочее время ее нужно хранить в санитарно-бытовых помещениях - например, в гардеробной или сушилке (п. 5.14 СНиП 12-03-2001, утвержденных постановлением Госстроя России от 23 июля 2001 г. № 80).

Основания для выдачи СИЗ

Руководствуйтесь, во-первых, Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой… утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н (далее - Межотраслевые правила № 290н). В них приведены общие требования. И во-вторых - Типовыми нормами бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты… (утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 16 июля 2007 г. № 477). В них приведены нормы для строительных, строительно-монтажных и ремонтно-строительных работ.

Следует учесть такую деталь. Спецодежду, согласно пункту 5 Межотраслевых правил № 290н, выдают работникам в соответствии с типовыми нормами. При этом нужно использовать типовые нормы, соответствующие виду деятельности компании. Если каких-то профессий и должностей в них нет, тогда можно выдавать СИЗ по типовым нормам для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики. А при отсутствии профессий и должностей и там - применять типовые нормы для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ. Такое уточнение в Межотраслевые правила № 290н (п. 14) внесено приказом Минтруда России от 12 января 2015 г. № 2н. Приказ действует с 23 февраля 2015 года.

Так что при необходимости строительная компания может применять Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности… утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 1 октября 2008 г. № 541н.

Обращаем внимание на то, что недавно Минтруд России обновил эти нормы (приказ от 9 декабря 2014 г. № 997н зарегистрирован в Минюсте 26 февраля 2015 года). Обновленный вариант вступит в силу с 28 мая 2015 года. В нем значительно больше профессий (195 вместо 94), для которых предусмотрена выдача спецодежды. Отметим такой момент. Работникам можно будет выдавать два комплекта защитных средств с удвоенным сроком носки, чтобы удобнее было за ними ухаживать.

Вредные и опасные производственные факторы определяют при спецоценке условий труда либо по действующим результатам аттестации рабочих мест. А если спецоценку (аттестацию) не проводили, обязан ли работодатель выдавать работникам спецодежду?

По мнению автора, на этот вопрос следует ответить утвердительно. Дело в том, что на основании пункта 9 Межотраслевых правил № 290н во время вводного инструктажа необходимо ознакомить работника с типовыми нормами выдачи СИЗ, положенных ему. Кстати, то, что работника надо теперь знакомить с нормами во время вводного инструктажа, а не при заключении трудового договора, как это было раньше, - еще одно уточнение, внесенное приказом Минтруда России № 2н в Межотраслевые правила № 290н.

Но типовые нормы для строительных работ напрямую с неблагоприятными условиями труда не соотнесены. Количество единиц или комплектов одежды на год установлено для профессии или должности. Поэтому не обеспечить работника спецодеждой согласно нормам, значит, нарушить требования охраны труда. За это могут наказать. Штраф для организаций - от 130 тыс. до 150 тыс. руб., для должностных лиц - от 20 тыс. до 30 тыс. руб. (п. 4 ст. 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Кроме того, теперь в пункте 18 Межотраслевых правил № 290н дополнительно установлено, как обеспечивать средствами защиты работников сторонних организаций, если они выполняют работы в цехах и на участках с вредными или опасными производственными факторами. Выдать им необходимую спецодежду должен свой работодатель по нормам соответствующих профессий и должностей той организации, куда их направляют.

Руководителям и специалистам, которые по должности обязаны периодически посещать производственные помещения (площадки), выдают дежурную спецодежду на время посещения данных объектов, если там имеются вредные или опасные факторы.

• для вновь организованных рабочих мест;
• при замене производственного оборудования;
• при изменении технологического процесса или применяемых материалов.

Сделать это нужно в течение полугода. Такой срок установлен в пункте 2 статьи 17 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ.

Перечень СИЗ, полагающихся работнику, указывают в разделе IV отчета о проведении специальной оценки условий труда (приложение № 3 к приказу Минтруда России от 24 января 2014 г. № 33н). Но и в этот 6-месячный период работников нужно обеспечивать средствами защиты.

Следовать во всем только типовым нормам не обязательно. Можно установить улучшенные нормы выдачи спецодежды. Работодатель имеет на это право в соответствии со статьей 221 Трудового кодекса РФ.

Документальное оформление

Перейдем от нормативов к документам.

Оборот спецодежды состоит из нескольких этапов:

• оприходование на склад;
• передача в эксплуатацию (выдача работникам);
• возврат на склад одежды, пригодной для дальнейшего использования;
• списание одежды.

Для оформления соответственно понадобятся разные документы.

При поступлении спецодежды со сроком ношения, превышающим 12 месяцев, и стоимостью более 40 тыс. руб. относить ее к основным средствам не следует. В бухучете любую спецодежду учитывают в составе оборотных активов на счете 10 «Материалы». А в целях налогообложения прибыли затраты на спецодежду включают в материальные расходы (п. 13 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента…, подп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды утверждены приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н (далее - Методические указания № 135н).

В состав специальной одежды входят также спецобувь и предохранительные приспособления. Это - комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы и др. Такой перечень приведен в пункте 7 Методических указаний № 135н.

Какие формы использовать?

Личная карточка учета выдачи СИЗ

Для учета движения одежды используйте личную карточку работника. Ее форма приведена в приложении к Межотраслевым правилам № 290н. При каждой выдаче и возврате спецодежды делайте в ней соответствующую запись (п. 61 Методических указаний № 135н).

Вести карточку можно на бумаге или в электронном виде. Во втором случае надо распечатать документ бухучета о получении СИЗ, чтобы работник в нем расписался. А в электронной форме карточки вместо личной подписи работника указать номер и дату этого документа. Такой порядок предусмотрен в пункте 13 Межотраслевых правил № 290н.

Личные карточки нужны для учета выданной работникам спецодежды и контроля. Кроме того, они подтверждают, что работодатель выполняет требование трудового законодательства. Не пренебрегайте обязанностью заполнять их. Трудовая инспекция может расценить это как нарушение прав работника. И оштрафовать организацию на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Суд малозначительным такое нарушение не признает. Об этом свидетельствует, в частности, решение Верховного суда Республики Карелия от 27 ноября 2014 г. по делу № 21-423/2014.

Формы для учета малоценки

Чтобы документировать операции со спецодеждой, можно использовать унифицированные формы для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Они приведены в таблице.

Формы для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов

Наименование	Назначение документа
№ МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов»	Открывают на работника. Используют для регистрации выдачи и возврата СИЗ. В карточке указываются наименование спецодежды, срок ее службы, количество выданных и возвращенных предметов, даты выдачи и возврата. При выбытии - номер и дата акта. Каждую операцию подписывают кладовщик и работник
№ МБ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов»	Используют для оформления выбытия спецодежды, в том числе в результате поломки и утери. Предусматривает отражение удержания стоимости с виновных лиц
№ МБ-7 «Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений»	Оформляют, когда СИЗ выдают сразу нескольким (или всем) работникам структурного подразделения. Фиксируют выдачу средств защиты каждому работнику и возврат
№ МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов»	Составляет комиссия. Документ предназначен для списания изношенных и непригодных для дальнейшего использования СИЗ, на которые были оформлены акты выбытия

Сдачу работниками спецодежды для стирки, дезинфекции, ремонта, а также зимней (теплой) одежды для хранения оформляют в ведомости. Ведомость подписывает материально ответственный сотрудник, который принял спецодежду. Возвращают работникам эту одежду по той же ведомости под подпись работника (п. 66 Методических указаний № 135н). Форму такой ведомости разработайте самостоятельно и закрепите в учетной политике (можно воспользоваться ф. № МБ-7).

За порчу (утрату) спецодежды работник несет полную материальную ответственность, поскольку он получил ее по разовому документу (п. 2 ст. 243 Трудового кодекса РФ).

Особенности отражения операций со спецодеждой

Следует помнить, что спецодежда - это особый вид материально-производственных запасов.

При передаче в эксплуатацию ее списывают одним из двух способов:

• единовременно;
• равномерно на протяжении экономически обоснованного срока.

Для разных видов спецодежды можно установить свой способ.

Такой порядок действует как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Выбранные методы списания закрепите в учетной политике. Причем различий в бухгалтерском и налоговом учете можно избежать, утвердив одинаковые способы списания.

Чтобы удобнее было контролировать срок фактической эксплуатации спецодежды, поставьте на ней штамп с датой выдачи работнику (п. 63 Методических указаний № 135н).

Бухгалтерский учет спецодежды

Выдачу спецодежды работнику отразите записью:

• выдана работнику спецодежда.

Стоимость специальной одежды погашают линейным способом исходя из сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах.

Но если срок не превышает 12 месяцев, то спецодежду можно списать единовременно в момент ее выдачи сотруднику (п. 21, 26 Методических указаний № 135н).

При этом сделайте проводку:

ДЕБЕТ 20 (25) КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• списана стоимость спецодежды.

В сметах затраты на спецодежду предусматривают в составе накладных расходов в качестве расходов на охрану труда и технику безопасности (п. 4 разд. II приложения 6 Методических указаний МДС 81-33.2004, утвержденных постановлением Госстроя России от 12 января 2004 г. № 6). Данный документ является составной частью Методики определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации МДС 81-35.2004, утвержденной постановлением Госстроя России от 5 марта 2004 г. № 15/1.

Налоговый учет спецодежды

В целях налогообложения прибыли затраты на приобретение спецодежды включают в состав материальных расходов в полной сумме при вводе ее в эксплуатацию. Однако с 1 января 2015 года разрешено признавать такие расходы, распределяя их исходя из срока использования (подп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ).

Правда, экономически оправданными финансисты считают лишь расходы на спецодежду, полагающуюся работнику по результатам аттестации (теперь - спецоценки) условий труда. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/645.

ПРИМЕР

В январе 2016 года ООО «МастерОК» приобрело спецодежду.

Работнику были выданы:

Куртка на утепляющей прокладке (норма выдачи - 1 шт. на 2 года) за 12 000 руб.;

Шапка-ушанка (норма выдачи - 1 шт. на 3 года) за 1800 руб.;

Жилет сигнальный 2-го класса защиты (норма выдачи - 1 шт. на 1 год) за 1200 руб.

Стоимость жилета списана на себестоимость строительства единовременно при выдаче. Стоимость куртки и шапки списывается постепенно в течение срока эксплуатации - ежемесячно в сумме 500 руб. (12 000 руб. : 24 мес.) и 50 руб. (1800 руб. : 36 мес.) соответственно.

В апреле работник сдал куртку на сезонное хранение, на ее чистку потратили 300 руб. В то же время выяснилось, что шапку работник потерял.

Бухгалтер сделал в учете следующие записи (расчеты по НДС не приводим).

В январе:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60

15 000 руб. (12 000 + 1800 + 1200) - приобретена спецодежда (куртка, шапка, жилет);

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе»

15 000 руб. - выдана работнику спецодежда (в разрезе аналитики - куртка, шапка, жилет);

1200 руб. - списана стоимость жилета;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

550 руб. (500 + 50) - списана часть стоимости куртки и шапки (в разрезе аналитики).

В феврале-марте (ежемесячно):

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

550 руб. (500 + 50) - списана часть стоимости куртки и шапки.

В апреле:

Предыдущую проводку (ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10) повторяют в той же сумме;

дЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

10 000 руб. (12 000 руб. - 500 руб/мес. х 4 мес.) - сдана на хранение куртка;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

1600 руб. (1800 руб. - 50 руб/мес. х 4 мес.) - отражена стоимость выявленной недостачи шапки;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

1600 руб. - списана за счет работника недостача (остаточная стоимость шапки);

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 60

300 руб. - отражены расходы на химчистку куртки.

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

500 руб. - списана часть стоимости куртки.

В учетной политике строительная компания (ООО «МастерОК») установила одинаковые способы списания спецодежды как для бухгалтерского, так и для налогового учета.

Поэтому разниц в учете при списании не возникает.

Е.Ю. Диркова,

генеральный директор ООО «БИЗНЕС-БУХГАЛТЕР»

По закону все организации в обязательном порядке должны предоставлять своим работникам спецодежду, так как она необходима для защиты от нежелательного воздействия окружающей среды при выполнении обязанностей.

Учет спецодежды в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 производится в соответствии с приказом Министерства Труда № 997н. В данной пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим весь процесс списания спецодежды в 1С с разными сроками полезного использования в связи с тем, что нормы учета для них различаются.

Прежде всего, вы должны отразить в программе покупку самой спецодежды. Для этого перейдите в раздел «Покупки» и создайте новый документ «Поступление (акты, накладные)».

Заполните шапку документа, указав стандартные реквизиты поставщика, вашу организации и то, где будут числиться покупаемые товары.

В нашем случае организация приобретает резиновые сапоги, халат х/б синий и перчатки х/б. Как вы можете заметить, что на рисунке выше у всех номенклатурных позиций проставлен счет учета 10.10. 1С 8.3 заполнила его автоматически.

Если у вас этого не произошло, перейдите в карточку соответствующей номенклатурной позиции и убедитесь в том, чтобы в качестве вида номенклатуры была установлена «Спецодежда».

Так же проверим правила определения счетов учета покупаемых нами резиновых сапог. Приоритетным для нее является счет 10.10.

Больше ничего в данном документе мы заполнять не будем. Теперь его можно провести и проверить правильность формирования движений.

Передача в эксплуатацию

После отражения в 1С 8.3 факта поступления спецодежды, она стала числиться на основном складе счет 10.10. Теперь можно произвести её выдачу непосредственно сотрудникам организации. Для этого служит документ «Передача материалов в эксплуатацию». Создать его можно на основании только что созданного нами поступления спецодежды.

1С Бухгалтерия автоматически заполнила все возможные поля, но предположим, что мы хотим передать в эксплуатацию лишь резиновые сапоги в количестве 10 штук. В табличной части укажем физ. лицо – Абрамова Геннадия Сергеевича. Именно за ним теперь будут числиться резиновые сапоги.

Обратите особое внимание на заполнение графы «Назначение использования», которая отмечена на изображении выше. В нее помещается элемент специального справочника, в котором указывается порядок погашения стоимости спецодежды и спецоснастки.

Данный справочник вы можете заполнить самостоятельно. В рамках нашего примера был выбран линейный способ погашения стоимости. Отражать расходы мы собираемся на 25 счете.

Предположим, что срок полезного использования для резиновых сапог в данном примере назначения будет составлять 11 месяцев. В соответствии с законодательством такую спецодежду можно списать сразу, если данный срок не превышает 12 месяцев.

После внесения всех данных документ можно провести.

Списание спецодежды

На основании передачи материалов в эксплуатацию можно списать эту спецодежду.

Документ заполнился автоматически, и нам осталось только изменить количество списываемых резиновых сапог.

После проведения документа в проводках можно убедиться в том, что все сапоги в количестве 10 штук были списаны со счета МЦ.02.

Возврат из эксплуатации

Иногда на практике встречаются такие случаи, когда спецодежду нужно вернуть из эксплуатации. Причин такому явлению может быть много, например, увольнение, больничный, командировка или перевод сотрудника.

Документ возврата их эксплуатации можно создать на основании передачи материалов в эксплуатацию.

В данном случае, так же как и в предыдущем примере, достаточно только указать количество. На изображении ниже представлен пример возврата одной пары резиновых сапог.

После проведения документа мы видим, что со счета МЦ.02 списана одна пара стоимостью 150 рублей. Счет учета сапог изменился с 10.11.1 (в эксплуатации) на 10.10 (на складе).

Погашение стоимости

Внесем в ранее введенную передачу спецодежды в эксплуатацию еще одну позицию – «Халат х/б синий» в количестве 5 штук. В назначении использования халата укажем, что срок его полезного использования будет составлять 18 месяцев, то есть полтора года.

Погашение стоимости халата будет производиться при закрытии месяца. В рамках нашего примера все документы были проведены от сентября 2017 года. В связи с этим нужная нам операция по погашению стоимости халата будет произведена уже при закрытии октября 2017 года. Аналогичная схема применяется и при амортизации основных средств.

Рассмотрим проводки, которые создала операция погашения стоимости спецодежды и спецоснастки в октябре 2017 года. Как показано на рисунке ниже для халата было произведено списание на сумму 97,22 рублей. На эту сумму в течение 18 месяцев будет производиться погашение стоимости данной позиции.

В соответствии с указанными данными в назначении использования расчет получился следующим:

• 5 (количество халатов) * 350 (цена одного халата) / 18 (срок полезного использования) = 97,22 рублей.

Отчетность

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.11.1 за октябрь 2017 года. Обратите внимание, что для уточнения наличия спецодежды и спецоснастки на складе нужно использовать счет 10.10.

На приведенном ниже рисунке мы видим не только какая сумма была по халату в конце и начале октября, но и погашенные 97,22 рублей.