При начислении и выплатах заработной платы сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость (форма Т-49 ). Этот документ представляет собой унифицированный вариант расчетной и платежной ведомости. Это значительно упрощает работу и сокращает количество необходимых для заполнения документов.
Вы можете ознакомиться подробно с тем, как должен выглядеть этот документ в самом низу статьи.
В каких случаях документ оформляется?
Эта форма обязательно оформляется при выдаче денежных средств сотрудникам через кассу (зарплата). Также кроме этой формы выписывается еще и расходно-кассовый ордер (форма КО-2).
Этот документ заполняется по данным, содержащимся в табеле учета рабочего времени. По каждому работнику заносятся данные обо всех начислениях и удержаниях, и прописывается окончательная сумма к выдаче заработной платы.
Основные действия при заполнении формы Т-49
- Важно при внесении данных в ведомость необходимо внимательно следить за заполнением таблицы с учетом расчета и выплаты заработной платы сотрудника.
- Таблица включает в себя всего 23 графы, и в эти графы должны быть внесены данные по всем сотрудникам. Каждая графе предназначена для определенных данных.
1 графа – порядковый номер записи сотрудника. Обычно сведения о сотрудниках заносятся в форму по алфавиту.
2 графа – персональный табельный номер (он находится в ).
3 графа – должность, занимаемая сотрудником.
4 графа – тарифная ставка, по которой работает сотрудник или оклад.
5 графа – количество дней или часов, которые отработал сотрудник (данные нужно брать в ).
6 графа – отработано дней, которые считаются выходными. Эти дни необходимо выделить отдельно, так как по ним пойдет двойная оплата.
7 графа – выходов на работу в праздничные дни.
8 графа – денежная сумма, выплачиваемая за отработанные дни по тарифной ставке.
9 графа – выписанные сотруднику премии (они выплачиваются согласно приказу или распоряжению руководителя).
10 графа – данные о начислениях денежных сумм по больничному листу.
11графа и 12 графа – другие начисления для сотрудника в указанный месяц.
13 графа – другие доходы как социальные и материальные блага.
14 графа – общая сумма (строки 8-13), которая начислена сотруднику.
15 графа – подоходный налог (НДФЛ – 13% от всего дохода), который удерживается с сотрудника.
16, 17 и 18 графы – остальные удержания, которые были в данном расчетном месяце (какие-то взыскания, выданный ранее аванс).
19 графа – имеющаяся за предприятием задолженность.
20 графа – если есть, задолженность, числящаяся за сотрудником.
21 графа – общая сумма, которая будет выплачена сотруднику (от суммы всех перечисленных начислений, указанная в графе 14, отнимается сумма за удержания из граф 15, 16, 17 и 18). Необходимо помнить задолженности, которая может быть указана в графах 19 и 20.
22 и 23 графа – они предназначены для заполнения сотрудником, который получает денежную сумму в кассе (ФИО и подпись).
- Заработная плата должна быть выплачена из денег, снятых с расчетного счета. Основанием для этого служит денежный чек. Если в течение трех дней сотрудник деньги из кассы не забирает, то они обязательно должны быть отправлены в банк. В данном случае оформляется документ, который называется «объявление на взнос наличными». Кроме этого в 23 графе указывается, что денежная сумма депонирована.
- По данным, внесенным в форму Т-49, подсчитывается вся сумма, которая должна быть выплачена персоналу. Она прописывается под таблицей цифрами и прописью. Также указываются данные кассира, оформившего ее и выдающего ЗП (ФИО, подпись). Туда же вносится порядковый номер и дата заполнения РКО, который служит основанием для изъятия денег из кассы.
- В случае, когда на предприятии не все сотрудники получили ЗП, еще прописывается цифрами и прописью депонированная денежная сумма.
- Ответственный за расчет ЗП сотрудник бухгалтерии подписывает ведомость.
- Титульный лист ведомости тоже должен быть оформлен по правилам. Он должен содержать вписанную прописью итоговую сумму по всем сотрудникам. Ей соответствует бюджет, выделенный на заработную плату в конкретном месяце.
- Данному документу необходимо присвоить номер (с начала года), указать дату, когда она была заполнена и отчетный период (обычно он приравнивается к расчетному месяцу).
- Кроме кассира, выдающего деньги и бухгалтера, оформившего документ, ведомость Т-49 визирует своей подписью руководитель организации и главный бухгалтер.
Другие документы, которые возможно использовать:
Выбор бланков зависит от предпочтения организации.
Скачать бланк и образец расчетно-платежной ведомости (форма Т-49)
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Начисление и выдача работникам заработной платы на предприятии производится с использованием расчетно-платежной ведомости. Бланк является универсальным документом, внесен в журнал унифицированных форм под индексом Т-49. Форма объединяет расчетную и платежную ведомости, удобство использования которой заключается в снижении объема документооборота.
Допускается использование самостоятельно разработанной формы, используя как образец, бланк Т-49. Документ собственной разработки необходимо утвердить отдельно. В учете и программных обеспечениях традиционно используются форма Т-49, образец и порядок заполнения которой регулируется главным бухгалтером.
Расчетно-платежная ведомость заполняется на основании данных первичного учета. Применяются сведения:
- табельного учета — отработанных лицом в периоде начисления дней или часов;
- приказов о трудоустройстве, дней отсутствия, увольнения;
- показателей выработки при сдельной форме оплаты труда;
- справки-расчета среднего заработка при оплате отпусков;
- расчетов выплат листков нетрудоспособности;
- иных документов, учитывающих показатели труда работников.
Форма применяется при использовании на предприятии наличного вида расчетов с работниками или в качестве дополнения к безналичным перечислениям на карты сотрудников. Например, если сотрудник недавно трудоустроен и его не успели включить в зарплатный проект безналичных расчетов, выдача заработной платы будет производиться только через кассу. В подобном случае используется расчетно-платежная ведомость, оформленная на вновь принятого сотрудника.
Внимание! При ведении расчетов с работниками безналичным путем расчетно-платежная ведомость не применяется. Используют только бланк для расчетов.
При выдаче через кассу необходимо учитывать лимит и сроки выдачи, утвержденные приказом. К каждой ведомости Т-49 кассир формирует расходный кассовый документ РКО при получении средств и приходный документ ПКО при возврате - депонировании сумм.
Оформление документа
Документ Т-49 состоит из титульной и табличных частей, каждая из которых заполняется бухгалтером до передачи кассиру на выдачу средств. Форма подписывается сотрудником и руководителем бухгалтерии, директором и кассиром.
Если в документе в данных заполнения до выдачи средств обнаружена ошибка, кассир должен возвратить ведомость на доработку. Для правильного исправления данных на предприятии составляется образец.
Внимание! Ошибки, выявленные после начала выдачи средств, исправляются с заверением новых записей должностными лицами, ответственными за составление, одобрение и проверку данных.
Заполнение формы
Внесение данных в форму производится в обслуживающей программе. Если применяется ручной способ заполнения, начало записи в расчетно-платежную ведомость производится с табличной части документа. В столбцах указывают:
- данные о работнике - табельный номер, должность, оклад или ставка, фамилия и инициалы;
- число отработанных дней или часов;
- начисления по видам;
- удержания по видам;
- задолженности, числящиеся за организацией или сотрудником;
- суммы к выдаче на руки.
Табличная часть содержит столбец, используемый для заполнения работником. Получение суммы лицо удостоверяет подписью, образец которой могут взять при проверке из паспорта. Если денежные средства выдаются по доверенности, подпись ставится доверенным лицом. Документ сдается кассиру и прилагается к ведомости.
При невозможности выдачи средств в указанный ведомостью формы Т-49 срок остаток невыданных сумм депонируется - сдается в кассу и на расчетный счет. Запись напротив фамилии и внизу таблицы производит кассир, дополнительно оформляющий реестр депонированных сумм.
Титульная часть включает строки, требующие обязательного заполнения:
- название (полное или краткое) предприятия и структурного подразделения;
- дата выдачи работникам сумм. Сроки для нахождения денежных средств в кассе предприятия устанавливаются приказом в учетной политике;
- сумма, рассчитанная к выдаче (цифрами и прописью);
- номер, дата составления документа и отчетный период, за который были начислены суммы.
Количество строк табличной части не лимитируется. Используется расчетно-платежная ведомость для постоянных расчетов преимущественно при выплатах работникам предприятий с небольшим штатом.
Выдача денег из кассы может быть не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании расчетно-платежной ведомости. Данную ведомость бухгалтер оформляет при выдаче сотрудникам организации заработной платы. Имеет унифицированную форму № Т-49, составляется в момент выплаты заработанной платы, то есть является первичным документом. Кстати говоря, организация сама вправе выбрать, какую ей использовать форму ведомости: расчетно-платежная (форма № Т-49), (форма № Т-53) или расчетная (форма Т-51). Если же организация применяет расчетно-платежную ведомость, то другие документы по формам № Т-53 и № Т-51 не составляются. Ведомость формы № Т-49 составляется каждый месяц в бухгалтерии в единственном экземпляре.
Расчетно-платежная ведомость: титульный лист
В строке «Наименование организации» указываем название предприятия (полное или сокращенное, как предусмотрено в уставных документах предприятия). Если предприятие имеет свои структурные подразделения, в которых производят отдельно расчет по заработанной плате (к примеру, торговая точка или отдел гипермаркета), то в строке «Структурное подразделение» прописывается название структурного подразделения согласно уставным документам предприятия. В противном случае ставят прочерк. Свой код Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) предприятие указывает в графе «Код по ОКПО». В строке «В кассу для оплаты в срок с» расчетно-платежной ведомости указывается период, в течение которого производится выплата денег. В строке «Сумма» прописью, с заглавной буквы указывается сумма, подлежащая к выплате сотрудникам предприятия или структурного подразделения (копейки указываются цифрами или ставится прочерк), затем ещё раз указывается сумма, только цифрами. Эта сумма есть итоговая сумма по графу 21. В графе «Руководитель организации» расчетно-платежной ведомости указывается занимаемая им должность (к примеру, директор), расшифровка подписи (фамилия и инициалы) и обязательно подпись после оформления документа. Аналогично и для графы «Главный бухгалтер». Под графой «Главный бухгалтер» указывается дата, аналогичная графе «Дата составления» ведомости. «Номер документа» указывается любой, но для удобства рекомендуется ставить порядковые номера. В графе «Отчетный период» в основном указываются даты «с» первого числа «по» последнее соответствующего календарного месяца.
Переходим к табличной части документа расчетно-платежной ведомости
В графе 1 по порядку прописываются номера, последний номер должен быть равен количеству сотрудников в штате. В графе 22 расчетно-платежной ведомости указывается весь списочный состав сотрудников, с которыми на предприятии были заключены трудовые договоры. Графы 2, 3, 4 расчетно-платежной ведомости заполняются на основании сведений (форма № Т-2). Графы 5, 6, 7 расчетно-платежной ведомости заполняются на основании сведений, которые указаны в форме № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени». В разделе «Начислено за текущий месяц (по видам оплат)» в соответствующих графах (8-13) указывается сумма начислений заработанной платы рабочему (графа 8) и отдельно начисления, которые были получены работником, но не связаны с выполнением каких-либо обязанностей, предусмотренных в трудовом договоре (графа 9 «Оплата служебной командировки», графа 10 «Пособие по временной нетрудоспособности», графа 11 «Оплата очередного отпуска» и др.). В графе 14 «Всего» указывается итоговая сумма для каждой строки, полученная сложением всех данных в графах 8-13. В разделе «Удержано и зачтено» отражаются суммы, которые удерживаются из заработанной платы (обязательные удержания и удержания по заявлению сотрудника или по инициативе администрации). Это графы 15-18. Могут быть «Налог на доход» (графа 15), который равен 13% от итоговой суммы начислений (графа 14), «Аванс» (графа 16), который выплачивается за первую половину текущего месяца и другие суммы удержаний (суммы погашения займа, удержания по исполнительным листам и др.). В графе 19 расчетно-платежной ведомости указывается сумма, которую получатель денежных средств задолжал перед предприятием. Далее вычисляем следующую разность для каждой строки: сумма чисел из графов 14 и 19 минус сумма чисел из графов 15-18. Положительную разность записываем в графе 21, отрицательную – в графе 20. По каждой графе в нижней строке подводится итоговая сумма. Итоговая сумма по графе 21 переносится в строку «Сумма». После оформления ведомость передается кассиру на проверку правильности её оформления. Если ведомость оформлена неправильно, она передается обратно в бухгалтерию. Если ведомость оформлена правильно, кассир согласно ей может приступать к выдаче денег сотрудникам. Он оформляет РКО на общую сумму, которая по ведомости будет выплачиваться (строки «Расходный кассовый ордер №» и дата составления). В графе 23 расчетно-платежной ведомости сотрудник напротив своей фамилии ставит свою роспись, если деньги выплачены ему. Если какому-либо сотруднику не были выплачены деньги, то в этой графе кассир обязан прописать «Депонировано». Выплаты производит кассир или бухгалтер (указывается должность, подпись и её расшифровка как фамилия и инициалы). В строке «По настоящей платежной ведомости выплачена сумма» кассир прописью, а затем цифрами, указывает выплаченную сотрудникам итоговую сумму, соответственно в строке «и депонирована сумма» указывается итоговая депонированная сумма.
Бланк расчетно-платежной ведомости формы Т-49 заполнен . Окончательным этапом составления расчетно-платежной ведомости является подпись главбуха и дата её засвидетельствования.
Для расчета и выплаты заработной платы удобно применять форму Т-49, данная форма сочетает в себя реквизиты и , то есть позволяет начислить и выплатить зарплату работникам. Типовая форма расчетно-платежной ведомости — Т-49, форма по ОКУД 0301009.
Заполнение расчетно-платежной ведомости с целью расчета заработной платы занимается бухгалтер. Данные об отработанном времени берутся из табеля учета рабочего времени. Также табель позволяет определить, сколько дней в расчетном месяце работник находился в отпуске, командировке, на больничном, в табеле отражается информация о сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни. Табель заполняется, как правило, начальниками подразделений или работником кадровой службы, после чего по окончанию месяца табель передается в бухгалтерию для начисления и расчета заработной платы.
Этапы расчета заработной платы рассмотрены в , а представлен пример расчета зарплаты в цифрах.
Расчетно-платежная ведомость заполняется за расчетный период, в качестве которого выступает календарный месяц. После того как произведен расчет заработной платы, данные должны быть проверены главным бухгалтером и руководителем, после этого ведомость передается кассиру для выплаты заработной платы.
Если зарплата выдается работником из кассы, то деньги снимаются с расчетного счета на срок до пяти дней, в течение этого срока должна быть выдана заработная плата, в противном случае деньги будут сданы в банк, а заработная плата депонирована. Отметка о депонировании также делается в расчетно-платежной ведомости.
Организация вправе самостоятельно для себя решить, с помощью каких документов будут оформлены расчет и выплата заработной платы. Если для этих целей будет применяться расчетно-платежная ведомость Т-51, то предлагаем по ссылке внизу статье скачать бесплатно бланк расчетно-платежной ведомости, а также образец заполнения Т-51.
Как правильно заполнить расчетно-платежная ведомость форма Т-51 (форма по ОКУД 0301009)?
В бланк расчетно-платежной ведомости вносятся:
- название организации;
- название структурного подразделения при необходимости, если расчет проводится по предприятию в целом, то поле остается пустым;
- № ведомости — проставляется номер, согласно нумерации, установленной в организации (обычно порядковый номер с начала года);
- дата оформления ведомости;
- отчетный период — календарный месяц, за который проводится расчет.
Заполнение таблицы:
1 — порядковый №;
2 — табельный номер работника;
3 — должность работника;
4 — тарифная ставка, оклад;
5 — количество отработанных рабочих дней или часов, согласно табеля учета рабочего времени;
6 — количество отработанных выходных дней или часов;
7 — количество отработанных праздничных дней или часов;
8-13 — начисления работнику за отчетный месяц — оклад, тарифная ставка за отработанное время, премии, пособия и прочие выплаты;
14 — общая начисленная сумма;
15-18 — удержания из заработной платы работника (НДФЛ, аванс, удержание по исполнительным листам, возмещение ущерба, алименты);
19 — долг за организацией перед работником;
20 — долг работника перед организацией;
21 — сумма заработной платы к выплате работнику;
22 — ФИО сотрудника, пишется при получении денег;
23 — подпись сотрудника в получении денег либо запись о депонировании.
Для каждого работника должна быть заполнена строка в таблице бланка расчетно-платежной ведомости Т-49. Если одного листа не хватает для того, чтобы расположить всех работников, то распечатываются дополнительные листы таблицы. После того, как сведения по всем работникам заполнены внизу пишется общее количество листов.
После того, как зарплата посчитана и выплачена сотрудникам, необходимо ответственному кассиру сделать запись об общей выплаченной по расчетно-платежной ведомости сумме денег. Если какие-то суммы не выплачены, делается отметка о депонировании.
Кассир, который произвел выплаты, пишется свои ФИО, ставит подпись и дату.
Скачать образец
Расчетно-платежная ведомость форма Т-49 — .
Расчетно-платежная ведомость Т-49 образец заполнения — .
Заключая с сотрудниками трудовые контракты, хозяйствующий субъект должен осуществлять начисление вознаграждения за их трудовую деятельность. Зарплата начисляется либо за отработанное время, либо за объем выполненной работы. Для оформления данных фактов в компании могут использоваться определенные первичные бланки, в том числе и расчетно-платежная ведомость форма Т-49.
Расчетно платежная ведомость т 49 субъектом применяется в случае, когда в ней он одновременно и начисляет оплату труда, и впоследствии осуществляет выплату.
Данный документ отличается от формы Т-12 тем, что в нем не предусмотрены графы для расшифровки за каждый день данных о времени работы.
Однако, самым главным ее преимуществом является то, что в этом бланке объединены сразу разделы по начислению и выплате вознаграждения сотрудникам. То есть этот документ позволяет наглядно проверить , ее выплату, а также суммы возникшей задолженности.
Но существенным недостатком этой ведомости является то, что она содержит большой объем информации, поэтому ее не применяют в организациях с большой численностью сотрудников.
Внимание! Кроме этого, использование такого документа предполагает, что выплата оплаты труда будет осуществляться наличным путем, то есть через кассу компании. Поэтому такая зарплатная ведомость не применяется, когда зарплата перечисляется на карточки.
Субъекты бизнеса в этих случаях могут применять . Оформление выплаты происходит либо в виде реестра на перечисление, либо отдельными платежными перечислениями.
В связи с этим расчетно-платежная ведомость в последнее время применяется реже, многие переходят на зарплатные проекты и отказываются от нее.
Большинство программ по расчету зарплаты включают данный бланк. Он формируется на основании данных табелей, который проверены соответствующими специалистами, а также сведениями о размере оплаты из штатного расписания или трудового контракта.
Внимание! Данные по начислению отпускных, пособий по нетрудоспособности, следует указывать в данном документе на основании отдельных расчетов общими суммами по каждому человеку.
Здесь же происходит расчет сумм НДФЛ, который потом суммируется по всем работникам и перечисляется в бюджет. Заполненные бланки передаются в кассу компании, и по ним в установленные сроки сотрудники получают свою зарплату.
Скачать образец ведомости по форме Т-49 на 2018 год
Образец заполнения унифицированной расчетно-платежной ведомости по форме Т-49
Ведомость можно использовать как для определения заработка всей фирмы, либо только конкретного подразделения. В последнем случае на следующей строке указывается его наименование, иначе ставится прочерк.
бухпроффи
На следующей строке прописью записывается общая сумма к выдаче.
Подписи на документе ставят руководитель фирмы и главный бухгалтер. Они должны сделать расшифровку подписей, а также записать дату утверждения.
Справа от названия документа необходимо записать порядковый номер ведомости, дату ее заполнения, а также временной период, за который выполнен расчет.
Заполнение строки начинается с указания ее порядкового номера, номера сотрудника по табелю, его должности, оклада либо тарифной ставки. Все эти сведения ответственным лицом переносятся из .
После этого нужно заполнить графы с подзаголовком «Отработано дней» (столбцы 5-7 ). В них поочередно вносятся число отработанных за данный период рабочих дней, праздничных и выходных. Эти сведения необходимо перенести из табеля рабочего времени.
Далее идут столбцы 8-13 , который объединены общим подзаголовком «Начислено». Сюда вносятся сумму начисленной оплаты по разным видам выплат - окладу, премии, больничным, отпускным и т. д. В графе 14 необходимо занести общую сумму по всем выплатам работнику.
Столбцы 15-18 имеют общее название «Удержано и зачтено». Сюда вносятся сумму, которые были сняты с заработка работника - налог НДФЛ, алименты, покрытие причиненного ущерба и т. д. В графы все удержания записываются раздельно, по каждому виду.
Столбцы 19-21 предназначены для указания итогов по работнику. В эти столбцы можно занести сведения о долгах работника либо организации на момент определения суммы зарплаты, а также вывести итоговую сумму, которая будет выдана на руки.
Столбцы с подзаголовком «Деньги получил» заполняются при получении работником зарплаты. В столбец 22 он записывает свои Ф.И.О, а в столбце 23 проставляет личную роспись. Если день не были выплачены работнику в установленный срок, то в данных графах ставится отметка об их депонировании.
После того, как выдача денег была произведена, кассир (бухгалтер), который производил выдачу должен сделать следующее:
- Поставить свою подпись в поле “выплаты произвел”.
- Указать реквизиты по которому производилась: номер, дату, когда он был выписан.
- Прописью указать сумму, которая была выдана по ведомости и продублировать запись цифрами и указать депонированную сумму, если такая была.
В конце документ подписывается, как правило главным бухгалтером или лицом ответственным за выдачу заработной платы.
Ошибки при заполнении
При внесении данных в документ ответственное лицо может допускать ошибки. Но необходимо помнить, что этот документ относится к первичным, и исправления в нем не допускаются. Если неточности были выявлены до момента выдачи зарплаты, то необходимо оформить новую ведомость, а старую ошибочную уничтожить.
Однако если по документу уже произведены выплаты, то уничтожать его не стоит. Необходимо сделать исправление прямо в документе, рядом с ним должны расписаться директор и главный бухгалтер. Кроме этого, оформляется бухгалтерская справка, в которой излагаются причины внесения исправлений.
Избежать ошибок в документе позволит использование для его составления бухгалтерских программ.
Типичные ошибки, которые допускаются в ведомости:
- Ошибки в личных данных работников;
- Неверное указание сумм начислений, удержаний и т. д.
- Неверное применение налоговых вычетов;
- Арифметические ошибки при подсчете итогов.
Бухгалтерские проводки
По результатам оформления ведомости бухгалтер может оформлять следующие проводки.
По начислению зарплаты проводка составляется в зависимости от степени участия работника в производстве:
Такие проводки могут составляться на всю сумму начисления, либо по каждому сотруднику отдельно. Также, проводки на больничные либо отпуска соответствуют этим же.
Кроме непосредственно окладной части, могут начисляться и другие выплаты:
Также расчетно платежная ведомость содержит сведения по удержаниям из заработка:
Выплата должна быть отражена такими проводками:
