Кредитным организациям неизбежно приходится сталкиваться с различными ревизиями и проверками, в том числе и с аудиторскими. Одна из задач этих мероприятий - тщательная проверка и анализ первичных документов, которыми организация подтверждает свои финансово-хозяйственные операции. Что собой представляет проверка документов по аудиторским стандартам?
Цель аудита - выразить мнение о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соблюдении порядка ведения бухгалтерского учета в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (далее - Закон N 307-ФЗ)).
Под достоверностью понимается степень точности данных финансовой (бухгалтерской) отчетности, которая позволяет пользователю этой отчетности делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении организации и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения.
Обращаем внимание на то, что аудит не подменяет государственного контроля достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности, осуществляемого в соответствии с российским законодательством уполномоченными органами государственной власти.
Различают обязательный и инициативный аудит.
Обязательный аудит - это ежегодная аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности хозяйствующего субъекта (организации или индивидуального предпринимателя). Под обязательный аудит попадают такие организации, как открытые акционерные общества, банки, биржи, фонды, государственные и муниципальные унитарные предприятия. С 1 января 2009 г. обязательный аудит вправе осуществлять не только аудиторские организации, но и аудиторы - индивидуальные предприниматели. Однако обязательный аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций, ценные бумаги которых допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг, иных кредитных и страховых организаций, негосударственных пенсионных фондов, а также консолидированной отчетности проводится только аудиторскими организациями.
Инициативный аудит организации или индивидуальные предприниматели проводят по собственному желанию, обычно это делается по инициативе руководства компании или ее собственников.
Независимо от вида аудита аудиторы используют одни и те же принципы и методы работы, закрепленные специальными аудиторскими стандартами.
Согласно ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, оно необходимо пользователям отчетности для принятия правильных экономических решений. Бухгалтерская (финансовая) отчетность должна составляться на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, а также информации, определенной федеральными и отраслевыми стандартами.
Бухгалтерская (финансовая) отчетность, которая подлежит обязательному аудиту, должна быть опубликована вместе с аудиторским заключением.
Статья 19 Закона N 402-ФЗ регламентирует, что экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял на себя обязанность вести бухгалтерский учет).
Тем не менее законодательно закрепленное требование об обязательном аудите нередко нарушается хозяйствующими субъектами. Видимо, не последнюю роль играет то, что штраф, который может быть наложен за данное нарушение, несоразмерен со стоимостью аудиторских услуг. Ответственность организации за данное нарушение составляет всего 200 руб. за каждый непредставленный документ, как следует из п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ. Должностные лица организации на основании ст. 15.6 КоАП РФ могут "пострадать" на сумму от 300 до 500 руб.
Первичные бухгалтерские документы - подтверждение хозяйственной операции
Вариант проведения сплошных ревизий, когда проверяются абсолютно все хозяйственные операции, совершенные организацией, встречается довольно редко, так как стоимость такого аудита составляет довольно ощутимую сумму даже для крупных фирм. Такие проверки являются целесообразными, только если:
- совокупность проверяемых элементов аудита состоит из небольшого числа элементов большой стоимости;
- внутрихозяйственные риски и риски средств внутреннего контроля являются высокими, а иные средства не позволяют получить достаточные надлежащие аудиторские доказательства;
- повторяющийся характер расчетов или иных процессов, осуществляемых с помощью компьютерной системы бухгалтерского учета, делает сплошную проверку эффективной с точки зрения соотношения затрат и результатов.
При тестировании средств внутреннего контроля аудитор в соответствии с МСА 400 "Оценка рисков и внутренний контроль" и Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности" уделяет основное внимание организации и работоспособности этих средств, а также оценке их риска. Если при этом выявляются ошибки, аудитор должен проанализировать прямое влияние выявленных ошибок на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности, надежность системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля, а также ее влияние на планируемые аудиторские процедуры, например, когда ошибки являются результатом действий руководства аудируемого лица, совершенных в обход средств внутреннего контроля.
Поэтому обычно проверяющие используют выборочные проверки, на основании которых делается обобщающий вывод. Причем элементы для детальной проверки аудиторы выбирают самостоятельно, исходя из опыта своей работы и компетентности.
Выбранные элементы аудита проверяются аудитором посредством определенного набора процедур, в перечень которых обязательно включаются такие вопросы, как проверка документального оформления операций, связанных с движением элементов аудита, попавших в выборку.
Бухгалтерским законодательством определено, что любая хозяйственная операция, совершенная организацией в ходе своей деятельности, должна подтверждаться первичными бухгалтерскими документами. В соответствии с Законом N 402-ФЗ по общему правилу организации могут продолжать использовать унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные и утвержденные Госкомстатом России.
Если используются такие формы первичной учетной документации, у проверяющих вопросов не возникнет. Но может случиться и так, что организация использует самостоятельно разработанные формы первичных документов или же применяет унифицированные формы первичной учетной документации с внесенными в них дополнительными реквизитами или иными изменениями.
Напоминаем, что требование о документировании всех хозяйственных операций, проводимых организациями, установлено Законом N 402-ФЗ. И если до недавнего времени хозяйствующие субъекты обязаны были использовать для документального подтверждения осуществляемых хозяйственных операций унифицированные формы первичных учетных документов, руководствуясь действующим в тот момент законодательством о бухгалтерском учете, то с момента вступления в силу Закона N 402-ФЗ ситуация изменилась.
Закон N 402-ФЗ не содержит положений, обязывающих экономические субъекты применять первичные документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Пунктом 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Вместе с тем требование об обязательных реквизитах, которые должны содержать самостоятельно разработанные организацией первичные документы, осталось.
Обязательные реквизиты
В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами бухгалтерской "первички" являются:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию, ответственного (ответственных) за их оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи перечисленных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Таким образом, унифицированные формы первичной учетной документации применяются хозяйствующими субъектами по усмотрению, но практика показывает, что многие организации продолжают использовать унифицированные формы "первички", закрепляя положение об этом в приказах по учетной политике.
Не запрещает законодательство и модернизировать унифицированные формы документов. Запрет установлен лишь в отношении документов по учету кассовых операций, в иные формы первичной учетной документации организация при необходимости может вносить любые дополнительные реквизиты, а также изменять форматы бланков. Это определено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Аналогичная возможность предусмотрена и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
Если организация в своей деятельности использует указанные формы, то аудиторы должны убедиться в том, что их использование закреплено в учетной политике компании.
В соответствии с п. 1.3 Положения Банка России от 16.07.2012 N 385-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 385-П) обязательному утверждению подлежат формы первичных учетных документов, применяемые для оформления операций, за исключением форм, предусмотренных нормативными актами Банка России, а также формы регистров бухгалтерского учета (по представлению главного бухгалтера кредитной организации), к которым не относятся типовые формы аналитического и синтетического учета, установленные Положением N 385-П.
После проверки использования надлежащих форм первичных документов аудиторы проверят качество их заполнения.
Требования к оформлению первичных документов установлены в Положении Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 "О документах и документообороте в бухгалтерском учете" и применяются в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ.
Кроме того, общие правила оформления официальных документов определяются ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).
Для банков особенности организации документооборота и хранения документов определены в Положении Банка России от 16.07.2012 N 385-П.
Документы, являющиеся основанием для совершения операций по начислению (удержанию) и перечислению налогов, оформляются также с учетом требований Минфина России и ФНС России.
В ходе проверки аудиторы должны убедиться, что первичные документы заполнены правильно.
Какие средства используются при заполнении документов
Для заполнения документов могут использоваться чернила, химические карандаши, паста шариковых ручек и иные средства, обеспечивающие сохранность записей в течение времени, установленного для архивного хранения документации. В случаях, предусмотренных законодательством РФ, хранение первичных учетных документов осуществляется в электронном виде.
Правила заполнения документа
Например, реквизит "Дата составления документа" оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например, 01.01.2014). Кстати, именно на основании этого реквизита аудиторы сверяют дату отражения хозяйственной операции, подтвержденной документом, в соответствующем бухгалтерском регистре.
При заполнении реквизита "Наименование организации, от имени которой составлен документ" должна указываться информация, позволяющая определить, что автором документа является конкретная организация. Наименование фирмы должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах, и указываться в именительном падеже. При проверке данного реквизита аудиторы должны убедиться, что первичные документы заполнены организациями, принимающими участие в сделке.
В реквизите "Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления" обязательно проверят, указана ли должность сотрудника, ответственного за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, так как этот реквизит предназначен для контроля за правомерностью совершения операций.
С особой тщательностью проверяется реквизит "Личные подписи указанных лиц". Аудиторы непременно попросят предоставить перечень лиц организации, которые вправе подписывать первичные документы. Этот перечень утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Если документы, представленные для проверки, будут содержать подписи лиц, не имеющих соответствующих полномочий, то претензий со стороны аудиторов избежать не удастся.
Аналогичные требования выдвигают и налоговые органы при проверках организаций, что потом нередко становится предметом судебных разбирательств. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 27.05.2008 N КА-А40/3794-08 по делу N А40-17943/07-75-112, в котором суд рассматривал дело в отношении документов, подписанных от имени общества неустановленными лицами. Так как налоговый орган представил суду доказательства недобросовестности налогоплательщика, суд вынес решение о том, что взыскание с общества суммы налоговых санкций является правомерным.
Кроме того, ревизоры обязательно проверят, имеется ли в документе расшифровка подписи, причем это касается не только унифицированных форм документов, но и самостоятельно разработанных форм. И хотя в составе обязательных реквизитов самостоятельно разработанных форм первичных учетных документов ничего не говорится о расшифровке подписей, обычно аудиторы рекомендуют делать их расшифровку, так как это позволяет снять часть спорных вопросов при налоговых проверках. При этом проверяется и как произведена расшифровка подписи. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 расшифровывать подпись следует таким образом: вначале проставляются инициалы и только потом указывается фамилия лица, подписавшего документ, например: А.И. Иванов.
Помимо проверки качества заполнения реквизитов первичных документов аудиторы проверят и правильность отражения количественных и стоимостных показателей документа, а также арифметических результатов и итоговых значений. Кроме того, контролеры проверят и контировку документа, то есть проставленную на документе корреспонденцию счетов.
Выводы
Кредитные организации в обязательном порядке проходят аудиторские проверки, включающие в себя и проверку, и анализ первичных документов. Качество оформления этих документов в том числе формирует мнение аудиторов о достоверности учета, качестве менеджмента и состоянии системы внутреннего контроля.
Автор надеется, что рекомендации, приведенные в статье, помогут снизить риски, связанные с первичными учетными документами.
Большое значение в профессиональной подготовке юриста имеет четкое представление о комплексе способов и приемов исследования бухгалтерских документов, которые способствуют выявлять, пресекать, предупреждать и расследовать экономические преступления, собирать доказательственную базу. Группа приемов, которые образуют методы проверки документов, способствует выявить на первоначальном этапе признаки противоправной деятельности путем изучения документов, которыми оформлена какая-либо хозяйственная операция или несколько операций.
При совершении экономического преступления, маскировка его признаков может проявляться в основном в следующих формах: а) противоречия в содержании отдельного документа; б) противоречия между содержанием нескольких документов затрагивающих одну и ту же хозяйственную операцию; в) отклонение от обычного порядка прохождения документов и ценностей.
В сложившейся практике выделяют три группы методов документальной проверки такие как, проверка отдельного документа; проверка нескольких документов затрагивающих одну и ту же операцию или взаимосвязанные операции; проверка документов отражающих однородные операции.
Методы поверки отдельного документа: формальная проверка- представляет собой внешний осмотр документа который состоит из двух этапов: 1-анализ соблюдения установленной формы документа для данной хозяйственной операции; 2-анализ реквизитов документа. Формальные требования к документу выражают защитные функции документа, это значит, что оформление хозяйственной операции должно быть проведено конкретным документом в соответствии с законодательством. Несоблюдение формы документа может быть вызвано противоправной деятельностью, преступник пытался преодолеть защитные функции документа. Эти действия могут проявляться в составлении документа на хозяйственную операцию на бланке не надлежащей формы, отсутствие в документе отдельных реквизитов, наличие в документе не надлежащих реквизитов, дополнительных реквизитов. На втором этапе формальной проверки выясняют нет ли документе сомнительных реквизитов, то есть сопоставляют различные реквизиты одного и того документа (цена и количество, вес и количество и т.д.). В практике различают два вида противоречий- формальные и логические. Формальные противоречия выявляют, сопоставляя тождественные элементы разных реквизитов (название организации в штампе и печати, на бланке в одном и том же документе).
Логические противоречия устанавливают путем сопоставления сочетания реквизитов с общепринятыми представлениями о законной предпринимательской деятельности хозяйствующего субъекта. Сомнительными можно признать документ с информацией о закупке молока у граждан, живущих в городской местности, инвентаризационную ведомость с информацией об остатках материальных ценностей нескольких тысяч наименований, в складском помещении не больших размеров. Обнаружение логических противоречий требует от проверяющего большой внимательности, в связи с этим они в большинстве своем остаются не замеченные. При выявлении сомнительных реквизитов необходимо сопоставлять реквизиты проверяемого документа с аналогичными реквизитами других документов затрагивающих одну и ту же хозяйственную операцию.
Нормативная проверка заключается в детальном изучении информации о зарегистрированной хозяйственной операции в документе, на соответствие ее действующему законодательству, инструкциям. С помощью этого метода выявляют правильно оформленные хозяйственные операции, но незаконные по своему содержанию. Нормативное несоответствие хозяйственной операции может указывать не только на подлог в этом учетном документе, но становится поводом для проверки других документов, в других организациях которые связаны хозяйственными отношениями.
Арифметическая проверка документов – проверка разных цифровых показателей в составленном бухгалтерском документе. Наиболее распространенные арифметические несоответствия, в виде которых проявляется фальсификация, устанавливаются при анализе итоговых показателей, посчитанных как по вертикали, так и по горизонтальным строчкам (например, умножение цены на количество). С помощью арифметической проверки выявляются не только несоответствия итоговых показателей, но другие подлоги, проявляющие в несоответствии двух и более цифровых показателей одного проверяемого документа. Достоинство этих методов в их высокой поисковой возможности при проведении ревизии.
Методы проверки взаимосвязанных документов. Часть экономических правонарушений не создают противоречий в отдельном документе, но это правонарушение оставляет следы в другой учетной документации, для их выявления используют метод встречной проверки. Под встречной проверкой понимают сравнение разных экземпляров одного и того же документа, которые находятся в разных местах. При правильном оформлении хозяйственной операции документы составляются в двух и более экземплярах, каждый из которых имеет разное назначение, но информация, содержащая в них должна быть тождественна. При совершении экономического правонарушения эти информационные связи иногда нарушаются. Эта поверка может быть эффективной лишь тогда, когда хотя бы в одной из организаций сохранились документы или все экземпляры документа сохранились в организациях.
Метод взаимного контроля документов. При использовании этого метода сопоставляют различные документы, которые прямо или косвенно затрагиваю хозяйственную операцию (закупочная ведомость, платежная ведомость, табель учета рабочего времени, наряды, пробег транспортных средств, списание ТСМ и т.д.) Метод взаимного контроля может быть использован в совокупности с методом встречной проверки или самостоятельно при проверке таких учетных документов, которые составлены в одном экземпляре (платежная ведомость, кассовый расходный или приходный ордер, путевой лист и т.д.). Данный метод используется, прежде всего, для выявления признаков подлога в конкретных учетных документах. Сопоставлению могут подвергаться различные бухгалтерские документы одной организации или нескольких, а так же бухгалтерские документы и разнообразные не бухгалтерские документы которые могут храниться в организации в других подразделениях (плановый отдел, экономический, сбыта, транспортный, кадровая служба организации),. Особую ценность при сопоставлении бухгалтерских документов (взаимный контроль) представляют черновые записи материально ответственных лиц, другие материалы неофициального учета.
Методы проверки документов с информацией об однородных операциях. Проверка нескольких документов, в которых зарегистрирована одна и та же операция так же способствует выявлению правонарушения. Сравнивают документы складского учета с товарными накладными или с товаротранспортными накладными.
Метод контрольного сличения. При использовании этого метода анализируют данные первичной учетной документации об остатках материальных ценностей их движении за определенный инвентаризационный период. Сопоставляют информацию: 1-количество материальных ценностей на начало проверяемого периода (инвентаризационная опись, акт передачи); 2- приход материальных ценностей за проверяемый период по документам; 3- расход материальных ценностей по документам за этот же период; 4- остаток материальных ценностей по инвентаризационной описи на конец проверяемого периода.
Используя этот метод, мы можем выявить неучтенные материальные ценности, приписки в инвентаризационной описи с целью скрыть недостачу, бестоварные расходные документы, не включенные в инвентаризационную опись материальные ценности с целью сокрытия излишков, ошибки материально ответственных и членов инвентаризационной комиссии.
1. Порядок проведения проверок первичной бухгалтерской документации.
Виды проверок первичных бухгалтерских документов: формальная, по существу, арифметическая.
2. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах.
Порядок проведения таксировки, контировки первичных бухгалтерских документов
3. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов.
Формирование регистров бухгалтерского учета с использованием первичных бухгалтерских документов. Правила и сроки хранения первичных бухгалтерских документов.
1. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.
На первом этапе проводится проверка документа по существу . Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.
Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.
На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.
На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.
На третьем , заключительном этапе, проводится:
- -группировка документов - процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;
- -арифметическая проверка , состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
- -таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;
- -контировка - процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.
Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.
Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.
Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.
2. Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные. Иногда бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.
Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.
Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.
В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.
Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка - до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.
Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.
Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет .
- 1) способ дополнительной записи (проводки).
- 2) метод «красного сторно» и др.
Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.
Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.
Таблица 1
Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете
|
Период, в котором совершена ошибка |
Момент обнаружения ошибки |
Порядок исправления ошибки |
|
Текущий отчетный год |
До окончания отчетного года |
Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка |
|
Предыдущий отчетный год |
После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности |
Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность |
|
Предыдущий отчетный год |
После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена |
Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки) |
Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2013 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.
Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 1000 руб. - учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.
В июне 2013 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:
Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» - 35 000 руб. - сторнирована ошибочная проводка за июнь 2004 года;
Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками»- 25 000 руб. - отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2013 года (корректировочная запись).
Для каждого случая исправления ошибочных записей должна составляться бухгалтерская справка. Она служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной проводки, в ней есть подпись ответственного лица, внесшего исправления, и дата внесения корректировок.
Унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.
Организация ООО «Феникс»
Согласно акту приемки-сдачи услуг от 20 апреля 2013 года № 13, полученному от ЗАО «Автосервис», стоимость оказанных услуг по текущему ремонту автомобиля составила 6000 рублей (без НДС).
Дебет 25 Кредит 60 - 1000 руб. - учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля.
При этом бухгалтер допустил техническую ошибку, занизив стоимость работ на 1000 рублей (одну тысячу рублей).
Для исправления допущенной ошибки 14 сентября 2013 года в бухгалтерском учете произведена дополнительная запись на счетах бухгалтерского учета на сумму 1000 рублей (одна тысяча рублей).
Дебет 25 Кредит 60 - 1000 руб. - учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.
Главный бухгалтер Потапова И.М.Потапова
Таксировка - это определение денежной оценки хозяйственных операций зафиксированных в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены, определяют суммы. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.
Контировка - это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операции по счетам в учетные регистры. От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получение достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия.
3. Третьим этапом бухгалтерской обработки и подготовки первичных документов является их группировка и подсчет данных. Данный этап необходим для формирования сводной информации за определенный временной период внутри отчетного месяца по данным первичных документов: смену, день, пятидневку, декаду. Документы группируются по определенным признакам (по содержанию хозяйственной операции, по датам, по материально ответственным лицам и др.). По каждой группе первичных документов подсчитывают итоговые данные.
Подсчитанные данные используют для составления сводных документов: группировочных и накопительных ведомостей, а также ведомостей, содержащих установленную совокупность учетных показателей, для оперативного контроля и принятия управленческих решений.
По исчисленным данным в сводных и накопительных документах, а также непосредственно в самих первичных документах составляют бухгалтерские проводки.
Рисунок 1 Составление бухгалтерских проводок
Для удобства составления бухгалтерских проводок в первичных, сводных и накопительных документах предусматриваются специальные графы для указания дебетуемого и кредитуемого счетов, а также суммы по отдельной хозяйственной операции или их совокупности. Возможно составление бухгалтерских проводок на основании записей в учетные регистры аналитического и синтетического учетов либо в регистры, совмещающие записи в аналитическом и синтетическом разрезах.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при использовании электронных вычислительных машин - оттиск соответствующего штампа.
Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:
- -документы налогового учета и отчетности;
- -документы бухгалтерского учета и отчетности.
К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы:
- -формы бухгалтерской отчетности;
- -регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
- -первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.
Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)
Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы.
Требования законодательства
Согласно статье 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ) требует в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов).
Как видно, сроки, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, не совпадают. Кроме того, период хранения каждого конкретного документа нужно определять в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 г. (далее -- Перечень).
Однако, не все сроки, установленные в нем, соответствуют требованиям законодательства. Например, срок, предусмотренный для хранения месячной бухгалтерской отчетности, составляет не менее одного года (ст. 135 Перечня).
Чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:
- -не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения;
- -в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов
За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения, а их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность - штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.
Согласно статье 170 Перечня, годовую налоговую отчетность следует хранить постоянно. Квартальные отчеты по налогам хранят пять лет, а при отсутствии годовых (например, по налогу на добавленную стоимость) - постоянно. Срок хранения ежемесячных налоговых деклараций (расчетов) составляет пять лет. Сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов также хранят постоянно (ст. 140 Перечня). Квартальные - в течение пяти лет, а при отсутствии годовых - постоянно.
К документам постоянного хранения относятся и сводная годовая, и годовая бухгалтерская отчетности (ст. 135 Перечня). Квартальную и месячную отчетности положено хранить пять лет, а при отсутствии годовых (квартальных) отчетов - постоянно.
Обратите внимание: учреждения, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, могут хранить документы постоянного срока не менее 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня). Исключение из данного порядка составляет, в частности, сводная годовая бухгалтерская отчетность. Ее положено хранить до момента ликвидации организации.
Срок хранения первичных документов и прочих регистров бухгалтерского учета составляет пять лет, в частности, для:
- -бухгалтерских учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости и т. п.);
- -«первички», служащей основанием для бухгалтерских проводок (накладные, акты, кассовые и банковские документы и т. п.).
Отметим также : пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание -- пункт 150 Перечня.
Лицевые счета работников положено хранить в течение 75 лет (п. 153 Перечня). Срок хранения расчетно-платежных ведомостей на выдачу зарплаты составляет пять лет (п. 155 Перечня). Однако при отсутствии лицевых счетов такие ведомости следует хранить в течение 75 лет.
По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).
Однако , для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего.
Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.
Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне. В частности, пятилетний период хранения начинает течь:
- -для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) - с момента истечения срока действия;
- - для договора о материальной ответственности - с момента увольнения материально ответственного лица;
- -для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции - с момента снятия организации с налогового учета.
Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах. Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание -- пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.
Уничтожить документы можно двумя способами.
- 1. Воспользовавшись услугами специализированной организации. В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.
- 2. Уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (пример в приложении).
Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный технический университет»
Акт об уничтожении документов
Экспертная комиссия в составе:
председателя комиссии -- заместителя руководителя учреждения Третьяковой Т.Я., членов комиссии:
- -- главного бухгалтера Ивановой Г.М.;
- -- главного специалиста отдела учета Петровой И.А.;
- -- ведущего бухгалтера отдела учета Сидоровой М.Е.
составила настоящий акт об уничтожении документов, перечень которых утвержден актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, от 25 декабря 2009 г. № 64.
Документы подлежат уничтожению в связи с истечением сроков их хранения по состоянию на 1 января 2010 года.
Указанные документы были уничтожены путем сожжения в присутствии членов комиссии.
Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.
Что такое первичные документы бухгалтерского учета
Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.
Классификация
Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.
В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.
Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.
Первичные документы бухгалтерского учета: перечень
Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:
- Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
- Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
- Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
- Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
- Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
- Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
- Кассовые документы , к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.
Классификация
Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.
Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.
В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:
- Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
- Исполнительные (оправдательные) , в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
- Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.
При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.
Учетные регистры и их классификация
При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.
Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:
- Хронологические , в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
- Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
- Комбинированные , которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.
Содержание первичной документации
У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:
- наименование документа;
- дата составления;
- сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
- суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
- финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
- подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.
Образец первичного бухгалтерского документа
Правила оформления документов
Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:
- Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
- Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
- Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
- Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.
Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.
Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:
- Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
- Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
- Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.
Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.
Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.
