Как правильно составить акт по передаче… в каком…

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю» , полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

учетную политику;
бух. отчетность;
налоговую отчетность;
фондовые отчисления;
акты выполненных работ и услуг;
акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
инвентаризационные описи;
первичные учетные бумаги;
договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют , с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.

Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

Состояние амортизируемого имущества

Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

Сведения об учете материалов

Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам . Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.

Информация о расчете работников

Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Перечень папок по описи

Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи , составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Остатки по проверенным счетам

Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

Список отсутствующих бумаг

Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Ещё один весьма важный нюанс

Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников , с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

Сама процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера в законе не описана и обязательной не считается. Но, это вопрос профессиональной этики и профессионализма бывшего работника. Не менее заинтересованы в этом руководитель предприятия и новый сотрудник. Особенно, если работа предполагает материальную ответственность. Так нет опасности, что за ошибки предшественника будет наказан новый невиновный работник.

Действия руководителя при увольнении главного бухгалтера

Прежде, чем увольняемый займётся передачей дел новому главному бухгалтеру, руководитель организации готовит специальный соответствующий приказ. В нём должны быть отражены следующие сведения:

1. Кто несёт ответственность за передачу дел предприятия новому сотруднику.
2. В какой период передача должна быть закончена.
3. В нём же распределяются обязанности, если увольняемый сотрудник какое-то время будет работать вместе с новичком.
4. Дата, к которой предыдущий сотрудник завершит все свои дела и операции.
5. Порядок проведение инвентаризации и её сроки. Это условие обязательное, если главный бухгалтер несёт полную материальную ответственность, т.е. такое условие прописано в трудовом договоре, который с ним был заключён.
6. Порядок оформления всех необходимых при этой процедуре документов.

Акт приёма-передачи дел

Утверждённой формы этого акта нет. Его оформляют, приложив к нему опись переданных документов, или их перечень указывается в самом акте, если этот перечень небольшой. Составляется этот документ в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых передаётся уходящему работнику. Если увольнение главного бухгалтера проводится в филиале компании, ещё одна копия должна быть подготовлена для главного офиса.

В первую очередь при увольнении главного бухгалтера проводится инвентаризация и сверка всех документов. На основании результатов, которые были получены в процессе и составляется соответствующий акт.

Акт приёма-передачи дел должен содержать такие данные:

Дата, когда была завершена передача дел при увольнении главного бухгалтера.
Все сотрудники и нанятые люди, которые принимали участие в передаче дел. Ведь вовлечены в этот процесс могут быть и другие работники бухгалтерии и аудиторы, которые наняты со сторонних организаций. Их количество и полный перечень утверждается руководителем.
Документы, которые были изучены: их даты и наименования. Это только те документы, которые были на ответственности уходящего сотрудника. Причём, новый сотрудник должен быть уверен, что получил доступ ко всем документам, за которые отвечал его предшественник за последние пять лет.
Ошибки, недочёты и нарушения, которые были в результате передачи дел. Особенно, те, которые относятся к денежному и материальному учёту.
Расхождения, выявленные в имеющихся данных бухгалтерской и налоговой отчётности с данными компьютерной бухгалтерской программы.

Если есть такая возможность, к акту нужно приложить письменные объяснения относительно всех расхождений, написанные бывшим сотрудником. Если обязанности кассира так же выполнял бухгалтер, он должен передать новому сотруднику кроме документации деньги, ключи от кассы, бланки строгой отчётности и чеки.

Особое внимание следует уделять документам, относящимся к периоду три предшествующих года. Ведь именно за этот период можгут провести проверку работники налоговой службы.

Заверение документа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

Если на место был найден новый сотрудник, акт заверяет он, его предшественник и руководитель предприятия. Следует отметить, что взять нового главного бухгалтера, если ему придётся работать с ещё не уволенным предыдущим, нельзя. На период передачи дел его следует оформить, например, как помощника. Не заключать договора с новым сотрудником, пока не уйдёт старый – решение ошибочное. Ведь дела в этом случае, передаются постороннему в организации человеку.

При передаче дел при увольнении , когда новый работник ещё не найден, временно дела можно передать другому работнику бухгалтерии или непосредственно руководителю.

Иногда принимается решение передать дела аутсорсинговой компании. Её работник и принимает дела под роспись и на основании заключённого договора между предприятием и компанией, которая будет заниматься ведением дел в дальнейшем.

В любом случае, подпись работника, который покидает свою должность, обязательна. Если подписывать документ он отказывается, составляется акт, фиксирующий его поступок. Он должен быть подтвержден двумя свидетелями. Приказом руководитель назначает комиссию для оценки состояния бухгалтерского учёта. Если каких-то бумаг не хватает, составленный акт, подтверждающий их отсутствие на момент ухода предшественника, снимет ответственность с нового работника.

Следует отметить, что процедура передачи дел занятие ответственное. Поэтому спешить и её нарушать не следует. Как не следует доручать её организацию работнику, которого предстоит уволить. Это обязанность руководителя. А акт приёма передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должен быть составлен подробный и содержать верные данные.

Составляющийся при увольнении главного бухгалтера, поможет составить аналогичный документ и подтвердить передачу отчетности увольняющегося сотрудника его преемнику. Прежде, чем начинать процедуру освобождения главбуха от служебных обязанностей, стоит ознакомиться с ее особенностями и тонкостями.

Порядок передачи дел

Форма-образец для составления акта.

Руководству стоит продумать передачу дел еще до того момента, как ее потребуется реализовать, поскольку бухгалтерская работа не может быть остановлена. Законодательно процесс не регламентируется, поэтому его регулирует приказ по предприятию о передаче дел , который издают в произвольной форме. Распоряжение должно разделять ответственность увольняющегося и нового сотрудника. В теле документа указывают:

основание для расчета главбуха;
сроки, в которые необходимо проверить и передать дела;
состав комиссии, участвующей в проверке;
данные нового специалиста;
подписи ответственных, печать компании.

Передаваемые бумаги обязан принять новый главный бухгалтер. Крупные предприятия добавляют в штатное расписание должность заместителя главбуха. Это удобно, поскольку сотрудник может временно заменить увольняемого или выполнять его обязанности с последующим повышением.

Перед тем, как главбух будет уволен, руководитель должен провести аудит бухгалтерской деятельности в компании:

проверить правильность оформления финансовой отчетности;
осуществить инвентаризацию средств;
провести опись материальных ценностей.

Ревизия может быть реализована собственными силами или проведена при помощи сторонних аудиторов.

Важно! Если в процессе проверки выявлены серьезные нарушения в работе, специалисту может грозить административная или уголовная ответственность, а также необходимость материального возмещения в соответствии с законодательством.

Обдумывая, что должен передавать главный бухгалтер, подав заявление об увольнении, стоит обратить внимание на нижеперечисленные документы:

кассовый, балансовый отчет;
документы, касающиеся структурных подразделений, износа служебных автомобилей;
банковские выписки;
архивные справки, периодом давности до 5 лет;
печать компании, ключи от сейфа.

По окончании ревизии, составляется акт, отражающий реальное состояние документации.

Составление приказа

Приказ об освобождении от должности.

Форму приказа, равно как акта приема, устанавливает предприятие. В приказе должны содержаться нижеперечисленные пункты:

Регламентные, относящиеся к любым документам предприятия – название организации, наименование приказа, дата, номер, виза руководства.
Индивидуальные – перечень имен, фамилий должностных лиц, участвующих в процессе передачи дел.
Дополнительные – перечень этапов, сопутствующих передаче.

Бумага составляется таким образом, чтобы регламентировать все ключевые детали процесса.

Составление акта

Пример документа.

При увольнении главного бухгалтера передача дел документально подтверждается актом приема. Бланк не утвержден законодательно, поэтому бумаги составляются в свободной форме. Зачастую образец документа утверждается распоряжением по предприятию. Документ составляется с учетом основных требований, позволяющих подытожить результаты деятельности передающего, с учетом таких особенностей:

Акт приема формируется после окончания учетного периода, ревизии состояния бухгалтерских отчетов, документооборота в компании.
Процедура предполагает проведение инвентаризации.
День передачи дел при увольнении главного бухгалтера, особенности оформления бумаг, перечень участников процедуры регламентируется распоряжением руководства, другими локальными актами предприятия.

Образцами для вышеуказанного акта могут служить документы, оформленные при смене предыдущего главбуха, бумаги, подписанные в других подразделениях предприятия.

В документе стоит отразить нижеперечисленные параметры:

Общеорганизационные показатели – общее представление бухучета предприятия, координация ведения учета.
Технические особенности учета – программные средства, используемые для ведения учета, организация сохранности информационных баз на предприятии, первичной информации.
Специфичные нормативы, обязательные для организации.
Особенности передачи доступов к учетной системе – электронные подписи, пароли, прочее.
Наличие или отсутствие расхождений в учете, отчетах, с указанием причин появления, другие детали ведения учета.

Завершается оформление акта реквизитами, присущими подобным документам – подписями ответственных, датой, печатью компании.

Важно! Помимо основного документа, к акту могут быть прикреплены приложения, включающие в себя результаты ревизии, описи имущества, документов.

Если расхождения в учете обусловлены объективными уважительными причинами, к документу прикрепляются пояснительные записки ответственных лиц.

Это может показаться странным, но на сегодняшний день не существует определенных инструкций в своде законов о передаче дел от одного бухгалтера другому. Тем не менее, у каждого главного бухгалтера была такая ситуация, когда он принимал дела у своего коллеги, который занимал эту должность до него.

И при этом, после передачи дел, новый бухгалтер сталкивался с наличием многих недочетов в документах, которые ему достались от прежнего бухгалтера. Как правило, в таком процессе должен соблюдаться определенный порядок и инструкции, но, к сожалению, они отсутствуют на данный момент в законодательстве.

Дело в том, что каждый главный бухгалтер может оформить передачу дел другому бухгалтеру на свое усмотрение. Откуда же он берет всю информацию, касающуюся данной задачи? Некоторые бухгалтеры находят информацию в специальных изданиях, а есть случаи, когда информация берется из конспектов, которые остались у бухгалтеров со времен учебы в институте.

Благодаря этой статье, вы узнаете об основных нюансах, которые связаны с передачей дел другому бухгалтеру. Рассмотрим все шаги поэтапно.

Начало работы

В начале этой процедуры нужно проверить наличие всех документов. Следует проверить все документы налогоплательщика в течение трех лет. Если в течение этого периода налоговые органы уже производили проверку организации, то стоит проанализировать специальный акт проверки, после чего, уже проверить документы, которые были созданы уже после составления данного акта.

В том случае, если в организации не проводилось такой проверки, то нужно помнить о том, что все первичные документы обязаны быть оформлены в надлежащем виде и храниться в течение пяти лет в организации, и именно за это время и нужно проверить их соответствие со всеми правилами и формами.

Если выясняется, что какие-то журналы или документы отсутствуют, то необходимо сделать специальную запись в акте о приеме и сдачи дел.

Осуществление проверки бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Это относится уже ко второму этапу. На этой стадии производится проверка бухгалтерского учета и всевозможной отчетности. Так как проверить всю отчетность в течение трехлетнего периода не реально, проверяется только последний квартал или месяц, которые могут дать полное представление о состоянии дел в организации. Обязательно проверяется:

Правильное оформление первичных документов.
Учредительные документы.
Подписи и приказы.

Происходит сверка главной бухгалтерской книги с отчетностью организации. Также проверяется наличие всех чеков по оплате налогов, в том числе проверяется налог на прибыль и на НДС. Если при проверке были обнаружены недочеты и грубые нарушения, то о них упоминается в акте приемки. Изменения в документы может вносить предыдущий главный бухгалтер, а при приемке, нынешний бухгалтер, если в этом есть необходимость.

Нужна ли инвентаризация при смене главного бухгалтера

На основании статьи 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ и 27 статьи приказа Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, инвентаризация производится в обязательном порядке в следующих случаях:

Если имущество передано в аренду, куплено или продано.
Перед процедурой составления годовой бухгалтерской отчетности.
Если сменились материально ответственные лица.
Если обнаружены факты хищения, или была замечена порча имущества.
При возникновении следующих обстоятельств, это может быть пожар или другие бедствия связанные с экстремальными условиями.
Другие случаи, которые описаны в законодательстве Российской Федерации.

Процедура инвентаризации также обязательна, если бухгалтер совмещал работу кассира и бухгалтера. Если не хватает времени на проверку всей документации, то можно проверить последний акт инвентаризации. Также производится инвентаризация всех имеющихся финансов в организации.

Составляем акт приемки-передачи дел

Вот и закончилась проверка всей документации, теперь нужно все результаты перенести на бумагу. В этом случае составляется акт, в котором указана дата, когда осуществлена передача дел. Для этого существует обычная форма, которая подразумевает опись дел. В этом документе указывается остаток по счетам со специальной расшифровкой. Данный акт содержит целый перечень вопросов, количество которых, может быть увеличено или сокращено.

Обобщающая характеристика бухгалтерского учета и работа бухгалтерии в целом.
Учет всех денежных средств.
Учет всех расчетных операций.
Учет имущества, материальные и нематериальные .
Материальный учет и расчеты с работниками.
Отчетность и архив документов.
Список бухгалтерских и первичных документов.
Остатки по счетам и различные подписи.

К начальнику бухгалтерской службы предъявляют специфичные требования, так как он создает имидж компании на инвестиционном рынке и получении преференций контрагентов. Существуют особенности смены главбуха и приема на должность нового сотрудника. Он должен максимально обезопасить себя от претензий руководства, контролирующих органов в будущем.

В настоящее время нормативные акты, регулирующие порядок передачи дел, отсутствуют. В некоторых ведомствах он прописан, но организация имеет права сама установить правила передачи и приема дел главбуха. Основное требование - ориентация на Закон РФ «О бухгалтерском учете».

Увольнение и прием

Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.

В ТК оговорено, что отсутствие сотрудника по болезни или иным уважительным причинам не засчитывают за испытательный срок.

Причины увольнения могут быть следующие:

нанесения ущерба организации;
разглашение коммерческой тайны;
по собственному желанию.

Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:

Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.

В ФЗ «О коммерческой тайне» ст. 5 предусмотрен ряд данных, которые не считаются коммерческой тайной в организации.

Главный бухгалтер на испытательном сроке может уволиться после уведомления начальства в любой день. Увольнение лица на срочном контракте при смене собственника возможно только при выплате компенсации в объеме трехмесячного заработка.

При смене бухгалтера состояние финансовой отчетности обязательно оценивают и фиксируют в актах. Письменное оформление данных проверки поможет новому сотруднику снять ответственность за достоверное предоставление информации, выявить неправильное определение налоговой базы, ошибки в бух.отчетности и налоговых регистрах.

Кому передать дела?

Принять дела у уходящего главного бухгалтера может несколько лиц. Наиболее часто - это новый главбух. Но может произойти так, что нового сотрудника еще нет, а старый - имеет законное право покинуть занимаемую должность. Тогда при наличии нескольких бухгалтеров можно временно передать дела им.

В затруднительную ситуацию попадают малые предприятия, где главный бухгалтер является всей бухгалтерией. Дела принимает руководитель компании, так как он несет ответственность за организацию бухучета.

Если руководитель против приема дел, то предыдущий главбух должен письменно оформить этот факт. При отказе руководителя подписать протокол с отказом, необходимо сделать следующее:

составить опись дел для сдачи (2 экземпляра);
отправить один экземпляр в налоговую службу заказным письмом или под расписку налогового инспектора.

Если сотрудник не может передать дела (заболел, умер), то руководитель должен издать указ о приеме их другим лицом.

Порядок передачи дел

Сегодня нет нормативного документа, который полностью регламентирует порядок передачи дел главбуха. Для исключения многих ошибок следует придерживаться пошаговой инструкции, отражающей максимальное число факторов. Она имеет рекомендательный характер, является обобщенной.

Если главный бухгалтер давно уволился, а нового на тот момент не приняли, то принимать дела нет у кого. Тогда передача не происходит.

Самостоятельная передача дел включает этапы:

Подписание распоряжения о назначении нового бухгалтера.
Инвентаризация финансовых обязанностей.
Акт приема отчетных и учетных документов.
Приложение к акту.
Организационные мероприятия.

Комиссия формируется по необходимости, когда выявлены массовые нарушения, отрицательные результаты налоговой проверки и др. В него входят другие работники бухгалтерии, важных подразделений. В приказе оговаривают полномочия комиссии.

Составление приказа

Закон № 129 ФЗ гласит, что компания может самостоятельно выбирать для себя нормы и этапы приема-передачи дел главбуха. Работодателю необходимо выпустить нормативный акт в форме инструкции, приказа, распоряжения, где будет подробно писан порядок передачи обязанностей.

На практике наиболее распространенным является приказ с указанием:

Причин приемки-передачи обязанностей.
Срока, в течение которого каждый бухгалтер руководит бухгалтерской службой и подписывает документацию.

При уходе главбуха по своему желанию у работодателя в распоряжении есть 2 недели на расторжение трудовых обязательств. Если происходит смена собственника и увольнение инициировано администрацией, то предельный срок на прерывания трудовых отношений равен 3 месяца после возникновения у нового владельца права собственности.

Ответственного за передачу документов лица - уходящий главбух.
Ответственного за прием лица - новый главбух или руководитель организации при исполнении им обязанностей.
Лиц, участвующих в приеме-передаче - аудиты, вышестоящие органы, специальная комиссия.
Дату окончания процесса передачи дел - это время завершения учетного процесса за прошедший период. Как правило, дата должна учитывать сроки сдачи бухгалтерской, налоговой отчетности.
Обязанности и полномочия нового главбуха.

Окончание учетных процессов

В приказе прописывают дату, когда предыдущий главбух обязан прекратить учетные процессы. Требуется:

сформировать первичные документы;
предоставить налоговую, статистическую, бухгалтерскую отчетность, все расчеты по выплате страховых взносов;
оформить бухгалтерские записи.

Все передаваемые документы обязательно подшивают.

Инвентаризация

Независимо от наличия договора материальной ответственности требуется организовать инвентаризацию финансовых средств на счетах и кассах.

Выявленные расхождения отражают на счетах в соответствии с Положением по бухгалтерской отчетности. Излишки приходуют по их рыночной стоимости на момент инвентаризации, сумму требуется занести в финансовый результат (увеличение дохода). Недостачу и порчу имущества считают издержками, при превышении ущерба их норм - на виновное лицо. Если подобное не выявлено, то убытки записывают в увеличение расходов или финансовый результат.

Закон о бухучете (ст. 12 п. 2) предусматривает обязательную проверку состояния имущества, обязательств согласно данным бухучета при смене материально ответственного лица. Данные отражают в актах и описях, составленных в 3 экземплярах:

для бухгалтерии;
увольняющемуся сотруднику;
новому главбуху.

Бумаги прикладывают к составленному акту.

Инвентаризация обязательна:

перед годовой отчетностью, если ранее она не проводилась;
если с главбухом оформлен договор о материальной ответственности в полном объеме.

На малых предприятиях целесообразно провести полную инвентаризацию имущества, обязательств. В крупных организациях на это уходит много времени, трудовых ресурсов. В подобных случаях рекомендуют прибегнуть к выборочной проверке доходов и расходов, финансовых вложений, задолженности.

Проверка

Передача дел должна сопровождаться актом проверки отчетности и бухучета. В большинстве случаев лучше воспользоваться услугами аудиторской компании. Это позволит получить независимое заключение по ведению учета. Если подобное неосуществимо, то новый сотрудник должен выполнить всю работу самостоятельно.

В первую очередь стоит проверить операции текущего года, так как часть налоговых деклараций будет сдаваться за последний год. Это период будет включать время, когда новый главбух не работал в организации.

Обратить внимание следует на:

учредительные документы, государственную регистрацию, протоколы собрания наблюдательного совета и учредителей, постановку на учет в ФНС, регистрацию ККТ;
отчетность, которую вправе проверить налоговая - за 3 года, текущий год;
система документооборота, учетная политика, обязанности в бухгалтерии;
выписка со счетов, договора, акты сверки и остальные расчетные документы;
материалы инвентаризации;
регистры налогового, бухгалтерского учета;
акты проверок за 3 предыдущих года;
акты сверок с бюджетными, внебюджетными фондами;
судебные разбирательства с сотрудниками, контрагентами, контролирующими органами;
материалы о растратах, недостачах и хищений.

На время передачи учетные процессы обязаны быть завершенными - произведены бухгалтерские записи за прошедший период, скомплектована первичка, сформирован оборотный баланс, налоговая и финансовая отчетности.

Первичку и регистры подшивают, группируя с номенклатурой дел: список журналов и дел.

Составление акта

Для разграничения ответственности нового (принимающего) и предыдущего (передающего) бухгалтеров необходимо составить акт. Документ так же используется для представления во время приема-сдачи дел:

первичной документации, материального учета, отчетности;
ведущих финансовых показателей.

Во время составления и сдачи акта у нового сотрудника должны быть необходимые книги и журналы: доверенности, кассовая книга, книга покупок/продаж, счет-фактур, учета ценных бумаг, регистрация чековых книжек. При отсутствии перечисленных документа это фиксируют в акте и заводят новые на дату приемки.

Правильность данных учета производится при помощи выборочной проверки. Для важных операций используют сплошной способ проверки.

При оценке учетных данных проверяют:

полноту;
рациональность;
своевременность;
осмотрительность;
непрерывность деятельности;
отсутствие противоречий;
имущественную обособленность;
последовательность использования учетной политики;
соблюдение правил учетной политики;
оформления первичных документов учета;
временную определенность факторов хоз.деятельности;
регистрация и наполнение регистров бух.отчетности.

Развернутый документ позволит новому специалисту оптимизировать работу на начальном этапе за счет содержания сведений учетного, отчетного и организационного характера.

В акте рассматривают следующие моменты:

Организация бухучета - характеристика работы бухгалтерии, ведения учета.

В организации работы рассматривают укомплектованность бухгалтерской службы, распределение обязанностей, наличие квалификации работников, должностных инструкций и штатного расписания. Отчетность и бухучет должен вестись по унифицированным и типовым формам учетной документации, используются специализированные или специально созданные для этих целей внутри организации бланки.
Наличие ведомственных инструкций, обеспечение учета нормативной базой - программным обеспечением, книгами.
Наличие у персонала оргтехники, компьютеров.
Общая характеристика бухучета. Состояние регистров аналитического и синтетического учета, наличие расхождений. Форма и система бухучета (мемориально-ордерная, компьютерная, журнально-ордерная,).

Состояние учета финансовых средств.

Касса. Присутствие кассира, договора на материальную ответственность. Порядок и место хранения денежных и наличных средств. Ведение кассовой книги, остаток средств и финансовых бумаг в кассе.
Перечень банковских счетов организации. Указывают их все номера и банковские отделения. Остаток средств берут из банковских выписок и сверяют с учетными данными. Присутствие уведомлений ФНС об открытых счетах.
Наличие чековой книжки, неиспользованные номера в ней.

Соответствие остатка финансовых средств, кассовых записей бухгалтерским записям должно быть зафиксировано отдельным актом. Его необходимо приложить к акту передачи дел.

Учет расчетных операций.

Присутствие выписок с банковских счетов и бумаг расчетного характера.
Кредиты в банках, задолженность по ним и сроки погашения.
Акты сверки расчетов с контрагентами, дата урегулирования расхождений. Претензионная работа. Действительные задолженности. Безнадежная и просроченная дебиторская задолженность.
Задолженность перед бюджетом, акты сверки по расчетам с ФНС.

Учет амортизированного имущества (нематериальные активы, основные средства). Время и отражение в отчете последнюю инвентаризацию имущества. Вид и место хранения описей инвентаризации. Присутствие актов ввода, выбытия и списания ОС. Наличие инвентарных карточек и приказов назначения ответственных работников за сохранность ценностей.
Состояние материального учета. Акты выверки бухгалтерских записей и данных материально ответственных сотрудников (снятие натуральных остатков, сличительные ведомости). Данные последней инвентаризации. Отражение фактов хищения и недостачи, актов ревизии, обследования. Ведение аналитического учета материалов. Присутствие расходной и приходной документации по передвижению материальных ценностей.
Расчет с работниками. Штатное расписание, трудовые контракты. Наличие задолженностей перед работниками. Характеристика персонифицированного учета.
Отчетность. Соблюдение сроков подачи бухотчетности и налоговых деклараций, их достоверность. Решение учредителей о выплате дивидендов и утверждения отчетности. Налоговые регистры.
Хранение документации. Надежность хранения, контроль бланков строгой отчетности, бухгалтерского архива. Присутствие описей дел.
Перечисление первичных, бухгалтерских документов по составленной описи.

Список передаваемых штатных расписаний, смет, соглашений, договоров, регистров, папок первичных документов, обязательств и др.
Отсутствие любых документов и первичных регистров бухучета.

Остаток по проверенным счетам. Подтверждение и расшифровка остатков счетам. Рекомендуют подтверждать остатки по финансовым расчетам и счетам учета имущества.
Перечень отсутствующей документации. Предыдущий главбух обязан написать объяснительную на имя руководителя, где указывает причины нарушений. Неточности и ошибка в отчетности, оформлении документации, найденные во время проверки. Все лучше фиксировать бухгалтерскими справками с подписью уходящего сотрудника.
Замечания и пояснения принимающего дела главбуха к акту увольняющегося работника. Указывают несогласия с положениями акта.
Фиксация факта передачи печати и фирменных штампов, ключей к «Клиент-Банку» и сейфам, сертификаты спецоператора связи.

В крупных компаниях в штате присутствует несколько бухгалтеров. В акте тогда следует отразить только документы, находящиеся под контролем главбуха.

Подписи и расшифровки принимающего и сдающего бухгалтера, членов комиссии.
Дата передачи.

Акт станет основанием для приказа (распоряжения) руководства о передаче дел.

Первичная документация, бухгалтерская отчетность, регистры следует хранить установленный правилами архивного дела срок, но минимум 5 лет. В наличии должны быть все документы за этот период.

К акту прикладывают документы:

акт инвентаризации финансовых обязательств: акты сверки расчетов с внебюджетными и бюджетными фондами, дебиторской и кредиторской задолженности;
акт инвентаризации активов, обязательств;
акт инвентаризации финансовых средств в кассе, опись ценных бумаг, бланков строгой отчетности;
аудиторское заключение о соответствии бухочетности;
перечень регистров, учетных документов, отсутствующих во время приема-передачи дел.

Заключительный этап

После передачи дел, подписания акта и увольнения предыдущего главбуха следует выполнить:

Уведомить ФНС о новом главбухе. Закон не предусматривает обязательного уведомления, а соответственно и ответственность за отсутствия не предусмотрена. Однако налоговики требуют письмо-уведомление с печатью организации и копией приказа а назначения, паспортные данные нового сотрудника.
Во всех финансовых организациях, где отрыты счета, оформить новые карточки.
С первого дня вести недостающие учетные регистры.
Если требуется подать уточненные декларации.
Исправить выявленные ранее ошибки.

Ответственность

После замены главбуха появляется вопрос ответственности настоящего и предыдущего сотрудника. Главбух не может привлекаться к любой ответственности, связанной с неправильным ведением бухучета, уклонением от налогов предыдущим сотрудником. Лицо привлекают к административной ответственности при наличии вины. Требуется доказать присутствие прямого умысла сокрытия прибыли, что полностью снимает вину нового главбуха.

При истечении срока давности привлечение к ответственности ушедшего сотрудника становится невозможным. Например, при нарушении валютного или финансового законодательства срок составляет 1 год с момента правонарушения, а по остальным основаниям - только 2 месяца. Если правонарушение является длящимся, то срок отсчитывается с момента обнаружения.

Если будет выявлено, что бывший бухгалтер причинил ущерб организации, то при наличии договора материальной ответственности он обязан его возместить. Если подобного документа нет, то объем компенсации равен среднемесячному заработку.

Каждый главный бухгалтер обязан знать о размере административных взысканий за:

Неправильное ведение кассовых операций и работа с наличными средствами - 4-5 тыс. руб.
Несоблюдение сроков постановки на учет в государственные фонды и налоговые органы - 0,5-1 тыс. руб.
Деятельность без учета в перечисленных органах - 2-3 тыс. руб.
Несоблюдения срока подачи декларации - 0,3-0,5 тыс. руб.
Несоблюдение сроков подачи сведений о закрытии, открытии банковских счетов - 1-2 тыс. руб.
Отсутствие данных для налогового контроля - 0,3-0,5 тыс. руб.
Грубые нарушения в бухотчетности или предоставление искаженных сумм бухотчетности свыше 10% - 2-3 тыс. руб.
Неправильный порядок учета валютных операций и предоставление отчетности по ним - 4-5 тыс. руб.
Неправильное предоставление статической информации - 3-5 тыс. руб.

Новый главбух должен принять дела у предыдущего сотрудника. Составленный акт передачи поможет исключить ряд проблем в будущем, выявит недочеты предшественника, исключит грубые ошибки во время работы и др. Он составляется в произвольной форме, но должен охватывать максимальный объем информации по отчетности.