Как документально оформить списание безнадежной дебиторской задолженности. С какого счета списывать дебиторскую задолженность за услуги связи? Бюджетное учреждение

Дебиторская задолженность - часть оборотных средств организации, представляющая собой сумму обязательств сторонних лиц перед предприятием. Возникает, например, когда продукция отгружена, но ещё не оплачена. Сумма отражается во II разделе баланса.

Существует несколько источников образования актива:

• выданные партнёрам авансы;
• обязательства покупателей;
• долги дочерних компаний, филиалов;
• обязательства учредителей;
• ссуды физическим лицам.

В зависимости от срока погашения она бывает:

• краткосрочной , то есть должна быть оплачена в срок до 12 месяцев;
• долгосрочной , если платежи предусмотрены позднее чем через год.

Непогашенная вовремя задолженность называется просроченной. В зависимости от причины задержки она бывает двух типов:

• Сомнительная . Возникает, если непогашенные в установленный договором срок обязательства сторонних организаций не были обеспечены залогом или поручителем.
• Безнадёжная . Образуется в случае, когда долг становится нереальным к взысканию. Например:
  • дебитор признан арбитражным судом банкротом;
  • контрагент был исключён из ЕГРЮЛ или ЕГРИП по причине ликвидации;
  • закончился срок возможности подачи иска (долг с истекшим сроком давности).

Почему необходимо списание?

Организация обязана каждый год перед сдачей отчётности проводить инвентаризацию расчётов. Таким методом выявляются просроченные обязательства, которые должны быть потребованы у контрагента. В случае невозможности получения денег долг подлежит списанию.

Сумма просроченной задолженности находится в активе баланса организации, поэтому сумма включается в бухгалтерскую отчётность.

Так как этими средствами компания распоряжаться свободно не может и экономическую выгоду они не приносят, отчётность становится недостоверной. Она не даёт пользователю информации о реальном финансовом положении предприятия. Возникшая ситуация может серьёзно повредить фирме.

Например, рассмотрев баланс организации, банк одобрил выдачу кредита. Специалисты посчитали, что обязательства могут быть погашены за счёт возврата «дебиторки». Но суммы активов, указанные в отчётности, являются безнадёжными, их срок давности закончился. В случае невозможности выплаты займа банком могут быть предъявлены серьёзные претензии, вплоть до обвинения в мошенничестве и сознательном искажении данных.

Проблема может возникнуть при заключении крупной сделки. Партнёр, изучив отчётность контрагента, замечает большую величину дебиторской задолженности. Опасаясь, что предприятие не сможет исполнить свои обязательства, он может отказаться от заключения договора.

Какие оформляются документы?

Списание суммы задолженности осуществляется только после окончания срока давности. Предприятие должно иметь свидетельства, подтверждающие реальность безнадёжности долга:

• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, свидетельствующая о ликвидации контрагента;
• решение суда и уведомление от арбитражного управляющего об отказе в погашении задолженности в связи с недостатком средств;
• справка из налоговой инспекции о ликвидации фирмы;
• акт судебного пристава о невозможности погашения долга.

Без перечисленных документов предприятие-кредитор списывать сумму с баланса не имеет права.

При наличии документов, подходящих ситуации, фирма может начинать процедуру списания просроченных обязательств дебиторов. Для этого нужны следующие официальные бумаги:

• Договор. При его отсутствии компании придётся отстаивать правомерность операции в суде.
• Документы первичного учёта, подтверждающие факт отгрузки продукции, выполнения работ и т. д. К ним относятся , акты выполненных работ и тому подобное.
• , свидетельствующий о результатах . Он подтверждает наличие просроченной задолженности, её сумму, исковую давность.
• Приказ руководителя.

Списание в бухгалтерском учёте

В учёте размер задолженности фиксируется на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» отдельно по каждому контрагенту. Обязательства организаций отражаются в дебетовом сальдо.

Списание производится одним из перечисленных методов:

1. За счёт резерва . Организация может открыть специальный счёт 63 «Резервы по сомнительным долгам». Величина ресурса определяется по каждому долгу отдельно в зависимости от оценки платёжеспособности партнёра. Создание запаса сопровождается записью по дебету счёта 91.2 «Прочие расходы» и кредиту 63. Списанный долг сохраняется 5 лет на счёте 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов».
   При списании за счёт резерва в бухгалтерском учёте делаются следующие проводки:
   
   Погашение контрагентом уже списанной задолженности отражается следующим образом:
   
   Пример. ООО «Гамма» поставило продукцию ООО «Десятка» на сумму 70 тыс. руб. Оплата поступила в размере 30 тыс. руб. Оставшийся долг не был погашен в срок, установленный договором, так как ООО «Десятка» было признано банкротом. Спустя 3 года после оплаты ООО «Гамма» списывает остаток за счёт резерва:
   
2. На расходы . Если резерв у предприятия отсутствует, долг должен быть списан на убытки. При этом используется счёт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчёт 2 «Прочие расходы».
   Проводки по учёту задолженности без применения резерва:
   
   Пример. ООО «Регул» поставило продукцию ООО «Сириус» на сумму 20 тыс. руб. Оплата не поступила в течение трех лет, ООО «Регул» списал безнадёжный долг. Спустя полгода ООО «Сириус» оплатило поставленную продукцию:
   

   Хозяйственная операция	Дебет	Кредит	Сумма (тыс. руб.)
   Отгружена продукция ООО «Сириус»	62	90	20
   Списана задолженность ООО «Сириус» в связи с истечением срока давности	91.2	62	20
   Учтены обязательства дебитора	7		20
   Поступила оплата от ООО «Сириус»	51	91.1	20
   Списана оплаченная сумма		7	20

Все нюансы этой процедуры подробно разобраны на следующем видео:

Списание в налоговом учете

Если в организации есть резерв, то списание обязательств фирмы-дебитора производится за счёт средств этого ресурса. При этом на величину налога на прибыль процедура никак не влияет. В случае, если сумма долга больше величины отчислений, то остаток включается во внереализационные расходы и уменьшает налогооблагаемую базу в текущем периоде.

Если у организации открыт счёт 63, но по просроченному долгу отчислений в резерв не было, то в учёте при списании нужно учесть некоторые моменты. Для целей налогообложения не допускается погашение задолженности за счёт начисленного по другим обязательствам резерва. В такой ситуации организация списывает сумму за счёт увеличения расходов. Величина долга уменьшает налогооблагаемую прибыль в текущем периоде.

Если предприятие вовсе не открывало резерв, то весь объём просроченного долга учитывается в прочих расходах.

После проведения процедуры списания, оформления бухгалтерских проводок и уменьшения налога на прибыль организация должна сохранять все документы, служащие основанием для операции.

Перед составлением годовой отчетности компании проводят инвентаризацию. По ее результатам могут быть выявлены безнадежные долги. Предприятия должны контролировать дебиторскую задолженность, следить за сроками погашения, вести активную работу с должниками, своевременно списывать безнадежную задолженность в бухгалтерском и налоговом учете. Это важно не только для отчетности, но и для хозяйственной деятельности. К примеру, при получении кредита банк может обратить внимание на зависшую «дебиторку» и отказать в кредите. Разберемся, какую задолженность можно признать безнадежной и как ее учесть в бухгалтерском и налоговом учете.

Какие долги признаются безнадежными

Безнадежными признаются долги (п. 2 ст. 266 НК РФ):

• по которым истек срок исковой давности;
• если организация-должник ликвидирована. При наличии нескольких оснований для признания задолженности безнадежной (истечение срока исковой давности и ликвидация организации-должника) долг признается безнадежным в том налоговом (отчетном) периоде, в котором имело место первое по времени возникновения основание (письмо Минфина России от 22.06.2011 № 03-03-06/1/373);
• по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения либо на основании акта государственного органа. Согласно п. 1 ст. 416 ГК РФ обязательство прекращается вследствие невозможности исполнения, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает. Невозможность исполнения как основание прекращения обязательства должна наступить в силу объективных обстоятельств, например пожара, уничтожившего все имущество должника и приведшего к невозможности исполнения им его обязательств. Кроме того, по мнению Минфина, долг может быть признан безнадежным, если на основании п. 1 ст. 418 ГК РФ обязательство прекращено в связи со смертью должника, и оно не может быть исполнено без его личного участия, либо оно иным образом неразрывно связано с личностью должника. Исключение составляют случаи, когда обязательство перешло к наследникам (письма от 19.04.2012 № 03-03-06/2/39, от 18.01.2010 № 03-03-06/1/8);
• когда судебный пристав-исполнитель вынес постановление об окончании исполнительного производства и возвращении исполнительного листа взыскателю в связи с невозможнос­тью взыскания по следующим основаниям:
  — невозможно установить место нахождения должника, его ­имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях;
  - у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отыс­канию его имущества оказались безрезультатными.

К сведению

Принудительное исполнение судебных актов, актов других органов и должностных лиц возлагается на Федеральную службу судебных приставов и ее территориальные органы (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее - Закон № 229-ФЗ). На основании принимаемых актов суды направляют судебному приставу - исполнителю исполнительные листы (подп. 1 п. 1 ст. 12 Закона № 229-ФЗ).

Внимание!

В состав безнадежных долгов, помимо основной суммы задолженности, могут быть включены штрафы, пени и (или) иные санкции за нарушение обязательств, если они признаны должником или подлежат уплате согласно решению суда и ранее были учтены в составе внереализационных доходов (письмо УФНС России по г. Москве от 08.04.2008 № 20-12/034110).

Какие долги Минфин не признает безнадежными

Из разъяснений Минфина можно сделать вывод, что финансисты безнадежным долгом признают только задолженность, возникшую в связи с реализацией. Так, по мнению чиновников, не признается безнадежной задолженность:

• приобретенная по договору уступки права требования (письмо Минфина России от 23.03.2009 № 03-03-06/1/176);
• в виде не востребованных акционером дивидендов (письмо Минфина России от 01.08.2011 № 03-03-06/1/441).

Позиция финансистов, по нашему мнению, является спорной. Для признания долга безнадежным не обязательно, чтобы он возник в связи с реализацией товаров (оказанием услуг, выполнением работ) - п. 2 ст. 266 НК РФ такого требования не устанавливает. Суды тоже не поддерживают позицию Минфина. Они считают, что НК РФ не содержит каких-либо ограничений при включении в состав внереализационных расходов безнадежных долгов в зависимости от вида и характера ранее совершенной хозяйственной операции. При наступлении одного из обстоятельств, перечисленных в п. 2 ст. 266 НК РФ, безнадежной признается любая задолженность, в том числе по непогашенному векселю (постановление Президиума ВАС РФ от 15.04.2008 № 15706/07).

Также Минфин не признает безнадежной задолженность:

• которую можно зачесть в счет погашения встречной кредиторской задолженности этого же контрагента (письмо Минфина от 04.10.2011 № 03-03-06/1/620). Суды с такой позицией не согласны. По их мнению, если истек срок исковой давности, то сумму безнадежного долга можно включить в расходы независимо от наличия у налогоплательщика встречной однородной обязанности в виде кредиторской задолженности перед этим же контрагентом (поста­новление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.11.2008 № ­Ф04-6735/2008(15348-А67-37) - оставлено в силе Определением ВАС РФ от 22.01.2009 № ВАС-17393/08, Уральского округа от 10.06.2009 № Ф09-3863/09-С3 - оставлено в силе Определением ВАС РФ от 01.10.2009 № ВАС-12755/09);
• в виде переплаты по налогу, если налогоплательщик не реализовал в течение трех лет свое право на ее возврат в соответствии со ст. 78 НК РФ (письмо Минфина России от 08.08.2011 № 03-03-06/1/457). Суды этот подход не разделяют. Они считают, что переплата по налогу может быть признана безнадежным долгом по истечении трехлетнего срока исковой давнос­ти (ст. 196 ГК РФ) (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 13.06.2012 № А78-5404/2011, оставлено в силе Определением ВАС РФ от 08.11.2012 № ВАС-12510/12).

Вернемся к установленным п. 2 ст. 266 НК РФ основаниям для признания долга безнадежным и рассмотрим более подробно некоторые из них.

Истечение срока давности

Одним из оснований для признания долга безнадежным является истечение срока исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). По обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. По обязательствам, срок исполнения которых не определен или определен моментом востребования, срок исковой давности начинает течь со дня предъявления кредитором требования об исполнении обязательства, а если должнику предоставляется срок для исполнения такого требования, исчисление срока исковой давности начинается по окончании срока, предоставляемого для исполнения такого требования. При этом срок исковой давности во всяком случае не может превышать десяти лет со дня возникновения обязательства (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

Пример 1

Организация отгрузила товары покупателю в августе 2013 г. Оплатить их покупатель должен был 10 октября. В указанный срок оплаты не было.

Начало течения срока исковой давности - с 11 октября 2013 г. Истечение произойдет 10 октября 2016 г.

Пример 2

Организация произвела строительные работы. Заказчик должен был оплатить их в течение 60 дней с момента приемки работ, но не оплатил.

Если иск строительной организации не предъявлен либо долг не признан заказчиком, данная дебиторская задолженность списывается по истечении трех лет с даты, когда работы должны были быть полностью оплачены.

Пример 3

Организация реализовала товары покупателю в апреле 2013 г. на сумму 90 000 руб. Оплата должна быть произведена двумя частями:

В указанные сроки покупатель свою задолженность перед организацией не погасил.

Срок исковой давности по первой части долга начнет течь с 14 августа 2013 г. Соответственно, истечение срока произойдет 15 августа 2016 г. (13 и 14 августа 2016 г. - выходные дни. Согласно п. 7 ст. 6.1 НК РФ, если последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день).

По второй части срок начинается с 14 сентября 2013 г., а истекает 13 сентября 2016 г.

Прерывание срока

Течение срока исковой давности может прерываться. Причинами прерывания срока являются (п. 20 постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 № 15/18):

1. Признание претензии. УФНС России по г. Москве в письме от 17.04.2007 № 20-12/036354 перечисляет действия должника, свидетельствующие о признании им своего долга:

Обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;

Подписание акта сверки задолженности, то есть письменное подтверждение признания наличия задолженнос­ти уполномоченным лицом. ФНС России отметила, что после подписания акта сверки срок исковой давности начинает течь заново, а время, прошедшее до указанного перерыва, в новый срок не засчитывается (ст. 203 ГК РФ). Следовательно, организация вправе уменьшить налоговую базу на сумму дебиторской задолженности не ранее чем по истечении трех лет с даты последней сверки по этой задолженности (письмо ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955);

Заявление о зачете взаимных требований;

Соглашение о реструктуризации долга.

2. Частичная уплата должником или с его согласия другим лицом основного долга.

3. Уплата процентов по основному долгу.

4. Изменение договора уполномоченным лицом (или просьба должника о таком изменении), из которого следует, что должник признает наличие долга (например, отсрочка, рассрочка платежа).

5. Акцепт инкассового поручения.

К сведению

Организация вправе признать безнадежной задолженность, по которой истек срок исковой давности, даже если никаких мер по взысканию этой задолженности не принималось (письмо Минфина России от 25.11.2008 № 03-03-06/2/158).

Когда срок значения не имеет

В некоторых случаях при списании безнадежной задолженности надо обращать внимание не на срок исковой давности, а на другие обстоятельства.

Ситуация 1. Должник находится в процессе банкротства, конкурсное производство не завершено, а компания находится в списке кредиторов. В этом случае задолженность становится безнадежной только после завершения конкурсного производства и внесения в ЕГРЮЛ записи об исключении должника из реестра - независимо от истечения срока давности (письма Минфина России от 04.03.2013 № 03-03-06/1/6313, от 23.09.2013 № 03-03-06/2/39363).

Ситуация 2. Компания обращалась в суд с иском о взыскании долга, и суд принял решение в ее пользу. В этом случае признание дебиторской задолженности на основании истечения срока исковой давности невозможно. Задолженность, в отношении которой вступило в силу решение суда, подлежит взыс­канию в порядке, установленном Законом № 229-ФЗ . В связи с этим срок ее взыскания в рамках гражданского законодательства не может рассмат­риваться в режиме истечения срока исковой давности. Следовательно, задолженность, подлежащая взысканию в порядке исполнительного производства, признается безнадежной, если невозможность ее взыс­кания подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства по основаниям, предусмотренным в абз. 2 п. 2 ст. 266 НК РФ, либо в случае ликвидации организации (письмо Минфина России от 29.05.2013 № 03-03-06/1/19566).

Ликвидация должника

Ликвидация компании-должника - это еще одно основание для признания долга безнадежным и включения его в расходы (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Ликвидация юридического лица завершается в момент внесения записи о его исключении в ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 49, п. 8 ст. 63 ГК РФ).

Для признания долга безнадежным нужно учитывать основания внесения в ЕГРЮЛ записи об исключении из реестра организации-должника.

Основание 1. Должник может быть исключен из ЕГРЮЛ как недействующее юридическое лицо, если в течение последних 12 месяцев не представлял налоговой отчетности и не осуществлял операций ни по одному банковскому счету (ст. 21.1 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» - далее Закон № 129-ФЗ). Однако Минфин считает, что исключение организации из ЕГРЮЛ в порядке ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ не является ликвидацией (письмо от 11.12.2012 № 03-03-06/1/649). Поэтому нельзя признать долг безнадежным в периоде, когда ИФНС исключила должника из ЕГРЮЛ на основании ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ (письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-03-06/1/5556). Такой долг станет безнадежным только по истечении срока исковой давности.

Суды указывают, что задолженность юридического лица, признанного недействующим на основании ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ , признается безнадежной и может учитываться в расходах. Существует судебное решение, в котором судьи подчеркивают, что исключение юридического лица из ЕГРЮЛ влечет за собой такие же последствия, как и его ликвидация. С момента исключения из ЕГРЮЛ организация не имеет правоспособнос­ти, и, соответственно, утрачивается возможность предъявления к ней каких-либо требований (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.09.2012 № А19-8821/2011).

Основание 2. Должник исключен из ЕГРЮЛ как организация, ликвидированная в порядке, предусмотренном ст. 63 ГК РФ. В этом случае дебиторская задолженность признается безнадежной и списывается (письмо Минфина России от 19.10.2012 № 03-03-06/1/559).

Документальное оформление

Для оформления процедуры и результатов инвентаризации дебиторской (и кредиторской) задолженности потребуются:

• приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22);
• акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17);
• справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме № ИНВ-17);
• приказ руководителя организации о списании дебиторской задолженности;
• бухгалтерская справка.

Для списания дебиторской задолженности необходимы:

• документы, подтверждающие возникновение долга (договоры, накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг и т.д.);
• документы, подтверждающие прерывание срока исковой давности (акты сверки задолженности, письма, соглашения, акцепты и т.д.), если срок прерывался;
• акты инвентаризации обязательств.

Срок хранения документов, подтверждающих обоснованность списания задолженности, исчисляется с момента ее списания и составляет не менее пяти лет для бухгалтерского учета (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и не менее четырех лет для налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Бухгалтерский учет

В отношении долгов, которые компания считает сомнительными, создается резерв по сомнительным долгам. При этом сомнительной может быть признана не только задолженность с наступившим сроком погашения, но и задолженность, срок погашения которой еще не наступил, если высока степень вероятности того, что при наступлении этого срока задолженность не будет погашена (абз. 2 п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. ). В то же время если в отношении просроченной дебиторской задолженности на отчетную дату имеется уверенность в погашении, то резерв по данному долгу не создается (письмо Минфина России от 27.01.2012 № 07-02-18/01).

Если создавался оценочный резерв по сомнительной задолженнос­ти, в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 91.2 «Прочие расходы» Кредит 63 «Резервы по сомнительным долгам» - сформирован резерв по сомнительным долгам;

Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам» Кредит счета учета расчетов (60, 62, 76) - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности либо не реальная к взыс­канию за счет ранее созданного резерва.

Если оценочный резерв не создавался или его суммы недостаточно для покрытия списываемой задолженности, проводки будут такими:

Дебет 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета учета расчетов (60, 62, 76) - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности или не реальная к взысканию (в том числе не покрытая за счет резерва);

Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» - отражена дебиторская задолженность, списанная в связи с нереальностью ее взыскания.

Списанная задолженность должна отражаться в течение пяти лет на забалансовом счете 007. Это необходимо для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Неотражение за балансом списанного долга может повлечь налоговую (ст. 120 НК РФ) и административную ответственность (ст. 15.11 КоАП РФ).

Налоговый учет

К внереализационным расходам относятся суммы безнадежных долгов, а если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам - суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Также организация может включить в расходы списанную сумму задолженности по ранее учтенным в доходах штрафам, пеням, компенсациям убытков (ущербов) по решению суда, другим санкциям за нарушение договорных обязательств.

Итак, если создавался резерв по сомнительным долгам, то за счет него и покрываются убытки от безнадежных долгов. Если резерва недостаточно, то часть покрывается за счет резерва, а сумма, превышающая резерв, списывается во внереализационные расходы. Если резерв не создавался, то вся сумма безнадежного долга включается во внереализационные расходы на основании подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Минфин в письме от 28.01.2013 № 03-03-06/1/38 разъяснил, в каком налоговом периоде можно списывать безнадежную задолженность: «Кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов по данным инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководства организации. Вместе с тем дата признания внереализационных доходов установлена п. 4 ст. 271 НК РФ. Так, доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности». Аналогичный порядок списания приведен в письме УФНС России по г. Москве от 13.04.2011 № 16-15/035618.1@. Налоговая служба отметила, что налогоплательщик, проводя по состоянию на последнюю дату отчетного (налогового) периода инвентаризацию, по ее итогам должен определить сумму дебиторской задолженности, по которой срок исковой давнос­ти истек, другие долги, нереальные к взысканию, и произвес­ти их списание. К такому же выводу пришел Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.06.2010 № 1574/10.

Если же долг списывается по другому основанию, к примеру, в связи с ликвидацией организации-должника в порядке, предусмотренном ст. 63 ГК РФ, то его можно учесть в расходах в том периоде, когда внесена запись в ЕГРЮЛ о ликвидации должника (письмо Минфина России от 02.03.2010 № 03-03-06/1/100). Понятно, что и в этом случае для подтверждения «безнадежности» долга потребуются документы, подтверждающие наличие задолженности и исчисление срока исковой давности, акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода и приказ руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга.

Бухгалтерам регулярно приходиться заниматься списанием дебиторских задолженностей, которые по тем или иным причинам были признаны безнадежными. Что такое дебиторская задолженность? Можно ли ее списать и как отразить это в отчетности?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что это такое

Дебиторская задолженность (ДЗ) – это сумма денежных средств, которую юридическое или физическое лицо должно другой организации или компании. Такая задолженность относится к активам предприятия. Должники этих предприятий являются дебиторами.

Она возникает в следующих ситуациях:

• после продажи товаров или услуг, когда стоимость этих товаров еще не оплачен;
• при выплате заработной платы в большем размере, чем нужно;
• после проведения предоплаты за товары или услуги, когда товар еще не был доставлен;
• при расчете бюджета, касаемого налоговых сборов;
• при наличии задолженностей учредителя по вкладам в уставной капитал;
• другие случаи.

В зависимости от сроков погашения ДЗ делиться на два вида:

По видам долгов ДЗ может быть:

Просроченная задолженность делится на три вида:

Основания

Наличие дебиторской задолженности учитывается на балансе фирмы и искажает достоверную финансовую картину. Чем скорее долг будет погашен, тем меньше потерь понесет организация.

Однако совершать списание можно только после того, как все законные способы возврата средств были исчерпаны. Поэтому для такого действия существуют определенные основания.

Списать дебиторскую задолженность прошлых лет можно в следующих случаях:

1. Истек срок исковой давности. Гражданский кодекс РФ устанавливает срок – 3 года. По истечению данного периода долг может быть списан на законных основаниях.
2. Отсутствие возможности вернуть долг. Невозможность возврата средств может наступить в случае банкротства или ликвидации предприятия-должника.
3. Неудовлетворительные действия судебных приставов. Если действия по взиманию долга с дебитора проводились неправомерно или неудовлетворительно, то задолженность может быть списана.

К прочим основаниям можно отнести:

• невозможность установить местонахождение дебитора;
• невозможность получить сведение о состоянии финансов и имущества должника;
• отсутствие у дебитора имущества, стоимость которого может пойти на погашение долга.

Более частые причина для списания долга – окончание срока исковой давности и неплатежеспособности должников.

Порядок действий

Процедура проводится в два этапа:

1. Признание необходимости списать задолженность.
2. Издание соответствующего приказа.

Для обоснования необходимости списания дебиторской задолженности необходимо:

• предоставить подтверждение наличия долга – документы, акты, справки, претензии и т.д.;
• предоставить бумаги, которые подтверждают невозможность взыскать долг – выписка из реестра о ликвидации и т.д.

При выявлении необходимости издается приказ, сформированный в соответствие со следующими нюансами:

• основания для списания соответствуют закону РФ;
• подтверждение о невозможности взыскать долг зафиксировано документально;
• приказ издан исходя из данных по инвентаризации, проведенной и оформленной по всем правилам.

Приказ издается по унифицированной форме или на бланке предприятия. Документ должен включать обязательные пункты:

• общие сведения – наименование организации, номер документа и дата составления;
• данные о должнике – наименование организации и ИНН или паспортные данные физлица;
• сумма долга, признанного безнадежным;
• основания для списания;
• способ – за счет резерва или на затраты.

Пример приказа представлен ниже:

Как отразить в учете

Списание дебиторской задолженности в обязательном порядке отражается в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Процедура происходит на основании трех документов:

• акт об инвентаризации;
• письменное обоснование процедуры;
• приказ руководителя.

Положение Минфина №34н устанавливает необходимость списания:

• дебиторки и других долгов с истекшим сроком давности;
• кредиторской и депонентской задолженностей с истекшим сроком давности.

Согласно Положению Минфина №33н сумма ДЗ включается в состав прочих расходов предприятия.

В случае, если дебиторская задолженность будет все же возвращена должником, то эту сумму необходимо включить в состав прочих доходов предприятия.

Налоговый кодекс РФ предлагает предприятиям создавать резервные фонды по сомнительным долгам, часть средств из которых может пойти на списание ДЗ. Суммы отчислений в такой резерв должны быть отражены в графе «расходы» и представлены в очередной налоговой отчетности.

Сумма резервного фонда определяется по результатам инвентаризации и исчисляется таким способом:

При этом отчисления в резерв не могут превышать 10% от общей выручки предприятия за отчетный период.

Таким образом, юрлица имеют право:

1. Открывать резервный фонд по сомнительным долгам.
2. Списывать ДЗ по истечению срока давности.

Однако все это должно быть отражено в бухгалтерском и налоговом отчете за текущий период.

Возможные трудности

На первый взгляд кажется, что процедура списания дебиторской задолженности не может вызывать особых сложностей. Однако такое решение должно быть обосновано, а документы должны быть заполнены надлежащим образом.

Основные возможные трудности при списании долга:

1. Срок исковой давности по дебиторской задолженности истек, однако руководство предприятия не принимало никаких действий, направленных на возврат долга. Несмотря на точку зрения налоговых органов, законодательно установлено, что задолженность может быть списана по истечению срока давности даже в том случае, когда мероприятия по возвращению долга не проводились.
2. Неверный выбор налогового периода. Для предотвращения споров с налоговыми органами дебиторская задолженность должна быть списана в тот же отчетный период, когда наступили основания для этого. То есть истек срок давности или долг был признан безнадежным.

Нарушение правил часто приводит к спорам с налоговыми органами, отказам в налоговых льготах и штрафом за ошибки в предоставленном отчете.

Поэтому перед списанием долгов важно грамотно провести инвентаризацию, установить основания и издать приказ. В таком случае риск возникновения споров с госорганами будет минимизирован.

О том, что такое срок исковой давности, как он исчисляется, когда приостанавливается или прерывается, мы рассказывали в . В этом материале расскажем о списании задолженности, по которой срок исковой давности истек.

Для чего нужно списывать задолженность

Указывается, что дебиторская или кредиторская задолженность, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Списанные долги относятся на финансовые результаты организации в составе прочих доходов (при списании кредиторки) и прочих расходов (при списании дебиторской задолженности). Если под сомнительную дебиторскую задолженность создавался резерв, списывается такой долг за счет резерва. На расходы же будет относиться только та часть долга, на которую резерва не хватило.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности возможно и раньше срока исковой давности, если такие долги будут признаны нереальными для взыскания (погашения). Это возможно, к примеру, при исключении должника из ЕГРЮЛ в случае ликвидации.

Списание кредиторской задолженности в бухгалтерском учете может быть отражено следующими записями ():

Дебет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и др. - Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»

А списание дебиторской задолженности при истечении срока исковой давности будет отражаться так:

Дебет счета 91, субсчет «Прочие расходы» — Кредит счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 и др.

Если дебиторская задолженность списывается за счет средств созданного ранее резерва, вместо счета 91 дебетуется счет 63 «Резервы по сомнительным долгам».

При этом списание дебиторской задолженности в связи с неплатежеспособностью должника не приводит к полному аннулированию задолженности. Такой долг должен числиться за балансом в течение 5 лет с момента списания задолженности на случай ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (абз. 2 п. 77 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Это значит, что на сумму списанной дебиторки делается бухгалтерская проводка (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»

Налоговый учет списания задолженности

При исчислении налога на прибыль сумма кредиторской задолженности, списанной по причине истечения срока исковой давности или по другим основаниям, включается в состав внереализационных доходов (

Списание дебиторской задолженности - операция, которой бухгалтеры занимаются регулярно. Как определить критерии для списания дебиторской задолженности и как правильно ее осуществить, вы узнаете из нашей статьи.

Какую задолженность можно списать

Списать можно не все долги компании, а только те, которые отвечают признакам долга, нереального к взысканию. Понятие безнадежного долга приведено в п. 2 ст. 266 НК РФ. Это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной компании или фирмы, которая исключена из ЕГРЮЛ как недействующая.

Важно ! Признать нереальным можно долг фирмы, исключенной из ЕГРЮЛ позже 1 сентября 2014 года (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ, письмо Минфина России от 23.01.2015 № 03-01-10/1982). Если данные о фактическом прекращении работы внесены в реестр до 1 сентября 2014 года, то долги такой фирмы списываются по общим правилам.

Если денежные средства вам должен индивидуальный предприниматель, вы не можете провести процедуру только по причине его исключения из ЕГРИП, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списание безнадежной дебиторской задолженностикоммерсанта можно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя. То есть перед тем как списать дебиторскую задолженность следует убедиться, что сложились для этого указанные выше условия.

Если 2 компании должны друг другу, прежде всего, надо сделать зачет задолженностей, уменьшив размер дебиторки на сумму долга контрагенту. Если компания-партнер всё равно осталась вам должна, эти деньги признаются нереальными к получению, и можно осуществить списание просроченной дебиторской задолженности.

Итак, вы узнали, что компания-должник обанкротилась (или ее исключили из реестра юрлиц позже 1 сентября 2014 года). В таком случае вы понимаете, что вернуть долг не удастся. Как списать дебиторскую задолженность , по которой заканчивается срок исковой давности?

По общему правилу он равен 3 годам, но может прерываться, если:

• должник принял и расписался в акте сверки;
• прислал письмо — признание долга или просьбу предоставить отсрочку;
• заплатил проценты или неустойку;
• фирмы составили дополнительное соглашение к договору, по которому должник признал свое обязательство;
• суд принял от вашей компании иск к нерадивому покупателю.

Прервавшийся срок исковой давности компания должна начать считать заново. Однако он не может превышать 10 лет со дня образования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).

Как документально оформить списание безнадежной дебиторской задолженности

Итак, вы определили, что есть нереальные к получению по перечисленным выше причинам деньги. Для списания дебиторской и кредиторской задолженности нужно составить приказ об инвентаризации долга, а ее результаты занести в форму ИНВ-17. Затем руководитель издает приказ о ликвидации долга фирмы на основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки, в которой следует привести размер задолженности, описание ситуации, почему задолженность стала безнадежной, ссылку на номер и дату акта инвентаризации.

ВАЖНО! Списанные долги налоговики проверяют особенно тщательно, поэтому рекомендуем приложить к акту инвентаризации задолженности историю ее возникновения и документы, подтверждающие реальность сделки: договоры, накладные, счета, акты оказанных услуг, акты сверок, а также основание для признания долга безнадежным (например, выписку из ЕГРЮЛ или постановление судебного пристава).

Списание просроченной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Порядок списания дебиторской задолженности в бухучете фирмы зависит от того, есть ли у нее резерв по сомнительным долгам.

Если резерв у компании есть, делается запись: Дт 63 Кт 62 (76 или другие счета по учету задолженности перед вашей организацией) — за счет резерва по сомнительным долгам.

Если долг больше резерва, то разница относится на счет прочих расходов: Дт 91.2 Кт 62 (или другой счет по учету дебиторской задолженности).

Списанный долг в течение 5 лет следует учитывать по дебету счета 007 в полной сумме. И только по истечении этого срока он списывается окончательно.

Если резерв предприятие не создавало, то составляются проводки:

• Дт 91.2 Кт 62 (или другой счет по учету дебиторки) — списаны в расходы нереальные к получению денежные средства;
• Дт 007 — списанная задолженность учтена за балансом.

Хранить документы, подтверждающие факт списания дебиторской задолженности , для целей бухучета нужно не менее 5 лет со дня списания просроченной задолженности перед вашей компанией. На счете 007 должен вестись аналитический учет в разрезе каждого контрагента.

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

Списать в расходы нереальную к получению дебиторку могут только организации, считающие налог на прибыль методом начисления. Соответственно, упрощенцы и плательщики ЕНВД учесть безнадежный долг в расходах не могут (письмо Минфина России от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274). Индивидуальные предприниматели на ОСНО также не вправе провести процедуру списания дебиторской задолженности .

В учете для целей налогообложения алгоритм ликвидации дебиторки зависит от того, был ли создан резерв для сомнительных долгов. Если он есть, то предприятие осуществляет списание дебиторской задолженности за счет резерва, а непокрытую резервом часть долга относит на внереализационные расходы. Если резерв не сформирован, то списание дебиторки производится на внереализационные расходы. Расход признается по мере наступления даты самого раннего события:

• истек срок исковой давности;
• в реестре юрлиц появилась запись о прекращении работы должника;
• поступили документы от судебных приставов.

Подтверждающие документы для целей налогового учета следует хранить не менее 4 лет.

Если вы заплатили аванс поставщику, а затем признали этот долг безнадежным, то принятый к вычету НДС нужно восстановить.

ВАЖНО! Если компания приняла решение признать долг физического лица безнадежным и после списания дебиторской задолженности отнести его на расходы, нужно перечислить с суммы задолженности налог на доходы физических лиц.

С точки зрения налоговиков, физлицо получило налоговую выгоду, а агентом по НДФЛ должна выступить компания. Об этом, в частности, пишут Минфин России в письме от 08.02.2012 № 03-04-06/4-27 и ФНС России в разъяснении от 31.12.2014 № ПА-4-11-27362. Если физическое лицо было сотрудником организации, то, помимо уплаты НДФЛ за него, организация должна перечислить с суммы списания дебиторской задолженности страховые взносы.

Итоги

Процесс списания дебиторской задолженности несложен, но строго регламентирован. Его нарушение чревато претензиями налоговых инспекторов и доначислением налога на прибыль либо штрафов за ошибки в учете. Поэтому перед тем как списать дебиторскую задолженность, убедитесь, что проведена инвентаризация и издан соответствующий приказ.

Государство расширило перечень причин списания дебиторской задолженности . Теперь можно не ждать 3 лет, а списывать долги компаний, исключенных из ЕРГЮЛ, на дату исключения должника.

Однако все же советуем не увеличивать расходы предприятия путем списания дебиторской задолженности и приложить максимум усилий для ликвидации дебиторки контрагента, предложив ему, например, рассрочку или реструктуризацию долга.