Депонированная заработная плата — что это, порядок получения и выплат. Что такое депонированная зарплата

В последнее время такое понятие, как депонированная заработная плата, уже не настолько актуально, как это было буквально несколько лет назад. Причиной этому является то, что большинство фирм и предприятий выплачивает зарплату своим сотрудникам на пластиковые карты.

Но наряду с этим остались такие предприятия и мелкие фирмы, которые выплачивают зарплату своим сотрудникам через кассу организации.

По этой причине бухгалтеру следует знать, как осуществляется выплата депонированной заработной платы.

Нужно сразу же сказать о том, что порядок действия зависит от конкретной ситуации. Допустим, бывают случаи, когда работник не успел получить свою зарплату из-за срочной командировки, больничного или отпуска, но есть и такие ситуации, когда зарплату не выдали из-за проблем на предприятии.

Бухгалтер и кассир организации должны знать, как правильно вести себя в той или иной ситуации и что такое депонирование заработной платы.

От этого зависят результаты проверки деятельности предприятия, которую может провести любой орган местной власти. Поэтому нужно грамотно следовать всем требованиям законодательства.

Что нужно делать при неполучении работником начисленных ему денежных средств?

Для начала следует разобраться с тем, что же такое депонирование заработной платы. Депонированная зарплата обозначает определенную часть начисленной к выплате зарплаты, которая вовремя не была получена сотрудником. В соответствии с Положением ЦентроБанка России, в кассе предприятия существует определенный лимит финансовых средств.

И если сумма, которую сотрудник не получил на руки, превышает данный лимит, то ее нужно депонировать, а затем передать на хранение в обслуживающий банк. И уже там эта сумма ложится на счет организации.

Очень важный факт, о котором должен помнить любой работодатель, состоит в том, что депонированная зарплата не должна образовываться по его вине. То есть такая ситуация может возникать только из-за вины работника или по его личному желанию.

Самые распространенные причины, по которым возникает такая ситуация, это:

• отбытие в командировку;
• отпуск;
• нахождение на больничном;
• гибель работника и иные ситуации.

Обычно все работники предприятия должны получать причитающиеся им выплаты в течение 3 дней. Если этого не происходит, тогда появляется необходимость депонировать сумму средств и отправлять ее назад в банк.

Если говорить о лимитах средств, которые могут находиться в кассе предприятия, то они устанавливаются самим работодателем. Но с учетом рекомендации обслуживающего банка.

Как происходит процесс передачи невыплаченной зарплаты в банк?

После того как установленные сроки проходят, ответственный сотрудник предприятия обязан передать часть невыплаченной зарплаты назад в банк и закрыть ведомость. В ведомости напротив фамилии сотрудника, который не получил свою зарплату, проставляется слово «депонировано», а сама сумма выплат зачисляется в графу «Межрасчетные выплаты». В целом, перед тем как отправить деньги в банк, материально ответственное лицо должно провести сверку средств.

Сумма средств депонированной зарплаты может находиться на счету неопределенное количество времени. Но спустя 3 года она переносится на доходы предприятия и отображается в графе «Прибыль, не связанная с основной деятельностью». До этого же времени она считается невостребованной. А вот книга учета депонированной зарплаты должна храниться на предприятии на протяжении 5-ти лет. Датой начала хранения принято считать 1 января будущего года.

И еще один нюанс: в справке о доходах такого сотрудника эта часть зарплаты все равно будет отображаться, и неважно, выдана она ему на руки или нет. Исключением может являться ситуация, когда эти документы истребует суд в рамках любого заседания. Но в таких случаях должен составляться специальный акт изъятия.

Как осуществляется учет депонированной оплаты труда?

Депонированная плата становится одной из причин образования кредиторской задолженности на предприятии. Учет этой суммы происходит на счете 76-4.

Затем при ОСНО эти средства относятся на расходы того календарного месяца, когда были начислены.

По истечении 3 лет, если депонированная сумма не была востребована, она переносится на «Внереализационные расходы».

Но здесь все зависит от типа системы налогообложения, которую использует предприятие. Например, при общей системе депонированную заработную плату можно отображать и на начисленных налогах.

В самом реестре сумма этого вида зарплаты и номер расходника проставляются в графе «Дебет», а вот в графе «Кредит» пишут дату возникновения данной суммы.

Согласно действующему порядку, реестр заводит кассир один раз в год. В случае если в течение этого года данная сумма не выплачивается сотруднику, то ее зачисляют в спецреестр на будущий год. Кроме этого, следует выполнить ряд проводок, которые и помогут отнести эту сумму денежных средств на нужные счета.

Если же говорить о налогообложении данных средств, то дополнительные налоги на эту часть зарплаты не начисляются и с сотрудника никакие платежи не взимаются. Конечно, регламент уплаты налоговых сборов из этой суммы денежных средств зависит от того, какую именно систему использует конкретное предприятие.

Что должен делать сотрудник?

Если сотрудник решил забрать причитающуюся ему зарплату, которую он не успел вовремя получить, то он должен обратиться в бухгалтерию предприятия и попросить выплатить ему эту сумму. Выплата депонированной зарплаты происходит согласно установленному порядку, который действует на предприятии. Все правила прописаны в уставе предприятия и в документах, которые регламентируют внутренний распорядок в организации.

Если же сотрудник не получил свою зарплату по вине работодателя, то такая сумма не считается депонированной. Это просто задолженность по выплатам, но никак не депонированная заработная плата.

В целом в ст. 136 действующего Трудового кодекса прописано, что каждый сотрудник должен получать причитающуюся ему зарплату по своему основному месту работы. Если работодатель заставляет ехать в офис, что находится в другом конце города, то это считается задержкой в выплате, а не депонированием. А вот если задержка произошла из-за непредвиденных причин, которые образовались со стороны работника, то тогда нужно говорить о депонировании.

Каждый работник может обратиться за выплатой такой зарплаты в кассу предприятия или же непосредственно к бухгалтеру организации. Но если сотрудник обратился в кассу, то кассир обязан моментально сообщить бухгалтеру о данной ситуации. Последний оформляет запрос и отправляет заявку в банк. Если же кассиру поступает письменное заявление от работника, то изначально он должен передать его секретарю для регистрации.

Выдача депонированной зарплаты происходит по ордеру. После этого номер ордера и дата выплаты проставляются в книге депонентов. Все эти операции фиксируют в кассовой книге. Ну и, конечно, происходят такие выплаты через кассу предприятия.

О чем важно помнить?

Для того чтобы не допустить развития нежелательных последствий как для стороны предприятия, так и для самого сотрудника, важно соблюдать все установленные стандарты и законы. Поэтому бухгалтер и кассир предприятия должны хорошо понимать, что такое депонирование и как этот процесс отображается на внутренней бухгалтерии организации.

В целом депонирование относится к кассовым операциям. Существует несколько вариантов выплаты депонированных денег через кассу, а именно:

1. В момент возникновения ситуации, когда нужно депонировать определенную сумму, лимит в кассе не превышен. В такой ситуации деньги хранятся в кассе до момента их выплаты сотруднику или до истечения 3 лет.
2. В случае когда лимит средств в кассе был превышен, кассир обязан отправить излишек в банк.

Бывают ситуации, когда кассир не отправляет деньги в банк по истечении трех дней. Конечно, это является прямым нарушением закона. Но иногда суд идет навстречу работодателю, если тот доказывает, что сотрудник должен был вернуться из командировки в течение нескольких дней, или как-то по-другому объясняет суду, почему они не отправили деньги своевременно в банк. Но не стоит надеяться на такой вариант, нужно все делать по правилам.

Выдача заработной платы работникам предприятия осуществляет в сроки, установленные законодательством и закрепленные внутренними документами предприятия. Крупные организации полностью перешли на безналичную форму расчетов с работниками. Средние и малые предприятия часто применяют наличные денежные средства. При расчетах наличными возникают ситуации несвоевременного получения работником положенных сумм. В статье расскажем про депонирование заработной платы, дадим примеры проводок.

Причины депонирования сумм заработной платы

Отсутствие возможности у работника своевременно получить положенную заработную плату обязывает работодателя сохранить (депонировать) сумму. Несвоевременное получение заработной платы или ее части может быть вызвано отсутствием лица на рабочем месте в связи с отпуском, болезнью, командировкой. Депонирование производится только в случае расчетов наличными средствами, при перечислении средств на карты зарплатного проекта присутствие работника не требуется.

Документы, используемые в учете депонированных сумм

Учет операций осуществляется с использованием документальных форм стандартного унифицированного образца. Ряд документов, таких, как кассовые ордера, ведомости, кассовая книга самостоятельно не разрабатываются.

Коммерческие предприятия разрабатывают самостоятельно формы реестра и книги учета депонированной заработной платы. В качестве книги учета часто используется форма ОКУД 0504048, реестра форма ОКУД 0504047, установленные для бюджетного документооборота.

Составление реестра депонированных сумм

При наличии невостребованного остатка по ведомости кассир производит запись напротив фамилии получателя в месте внесения подписи «депонировано». В конце ведомости на оплату указывается суммы, фактически выплаченные работникам и подлежащие депонированию. На основании произведенной операции кассир должен составить реестр депонированных сумм или внести запись в открытый ранее документ.

В реестре указываются:

• Данные предприятия, используемые во внутреннем обороте.
• Дата составления документа.
• Период выдачи, за который возник остаток неполученных средств.
• Номер и дата ведомости, по которой производилась выплата.
• Данные о сотруднике – должность, ФИО, табельный номер.
• Депонированная сумма.
• Выведенный итог по реестру.
• Данные о кассире, осуществившем операцию.
• Сведения об РКО, по которому производится выдача депонента.

Реестр подписывается должностным лицом кассы и заверяется главным бухгалтером. На основании данных реестра составляется расходный кассовый ордер на выдачу средств из кассы.

В настоящее время отсутствует требование по обязательному составлению реестра, но предприятия продолжают использовать форму для упрощения учета и контроля над депонируемыми суммами. При отсутствии реестра в документообороте данные учитываются в книге учета. В журнале производится подсчет дебетового и кредитового остатка на конец месяца.

Хранение средств, депонированных кассиром

Сумма депонента направляется в банк для предотвращения возникновения сверхлимитного остатка кассы. Если лимит кассы позволяет хранение суммы, кассир может держать депонированную сумму наличными. Предприятия, не утвердившие лимит, но имеющие обязанность применять ограничения к остатку средств в кассе на конец дня, обязаны сдавать депонированные суммы в банк. Без утверждения лимита сумма остатка на конец дня отсутствует.

Свободный порядок распоряжения средствами кассы и их движением установлен для ИП и малых предприятий. Отказ от использования лимита необходимо подтвердить приказом. В рамках упрощенного ведения кассовых операций предусмотрено:

• Отсутствие необходимости утверждения лимита кассы.
• Наличие в кассе средств в размере, необходимом для оборота без ограничения суммы.
• Возможность проведения кассовых операций без документального оформления.

Порядок истребования положенных на депонент сумм

Остаток средств, полученных кассиром в размере общей суммы к выдаче по ведомости и не востребованных в установленный срок, депонируется. Сумма может быть получена работником по истечении времени при условии:

• Обращения в кассу за выдачей средств. Получить положенную сумму можно на следующий после подачи запроса или в установленный организацией день. Отсрочка требуется для получения средств в банке. При хранении депонированной суммы в кассе выдача производится сразу по обращению, если на предприятии не определены отдельные дни выплат.
• Соблюдения сроков исковой давности. Получить положенные денежные средства работник имеет право в рамках 3 лет – общего срока, установленного для предъявления финансовых требований. По истечении предельного срока невостребованная сумма учитывается в составе прочих доходов предприятия.

Выдача суммы производится по расходному кассовому ордеру. Данные РКО вносятся в книгу учета депонированных сумм. Допускается утверждение сроков для выдачи депонированной заработной платы с закреплением условий во внутренних документах предприятия. Предприятие имеет право установить срок выплаты в день выдачи заработной платы, аванса или иную отдельную дату.

Сроки проведения операций по выплате заработной платы

Получение заработной платы в отсутствие работника может производиться по доверенности любым представителем. Документ считается юридически правомочным при условии нотариального удостоверения. В особых ситуациях допускается заверение документа главврачами медучреждений, руководителей мест заключения. При получении сумм представитель должен предъявить паспорт, удостоверяющий личность.

Стандартные проводки при депонировании сумм

Учет операций по депонированию осуществляется с использованием счета 76. Читайте также статью: → “ . Аналитический учет ведется в размере работников и неполученных своевременно сумм.

В случае хранения депонированной суммы свыше 3 лет в бухгалтерии осуществляется проводка: Дт 76/4 Кт 91/1 в связи с истечением срока исковой давности. Списание суммы производится на основании бухгалтерской справки или акта инвентаризации задолженности. Для списания невостребованной суммы издается приказ руководителя предприятия.

Пример учета депонированной заработной платы

ООО «Тайга» производит расчеты с работниками по оплате труда наличным расчетом. За январь 2017 года сумма к выдаче в кассе по ведомости составила 290 500 рублей. Дата выплаты заработной платы установлена на 3 число ежемесячно с выдачей в течение 3 дней. Кассир предприятия на конец дня 5 февраля установил остаток по ведомости в размере 15 000 рублей, подлежащей депонированию. В учете организации произведены операции:

1. Отражено поступление денежных средств в кассу: Дт 50 Кт 51 на сумму 290 500 рублей;
2. Произведена выдача суммы по ведомости: Дт 70 Кт 50 на сумму 275 500 рублей;
3. Произведено депонирование остатка суммы по ведомости: Дт 70 Кт 76/4 на сумму 15 000 рублей;
4. Отражена сдача депонированной суммы в банк: Дт 51 Кт 50 на сумму 15 000 рублей.
5. Вывод: операция по депонированию суммы заключается в определении остатка по ведомости и сдача сверхлимитных средств в банк.

Налогообложение при депонировании заработной платы

Начисление страховых взносов в фонды на сумму установленной заработной платы и их перечисление в бюджет производится независимо от факта осуществления выплат. Иной характер имеет порядок удержания НДФЛ. При налогообложении депонированных сумм выявляется противоречие законодательных норм.

При депонировании заработной платы фактическая выплата работнику отсутствует, что не позволяет удержать и перечислить налог с доходов не позднее дня, следующего за получением сумм. Обязанность налогового агента не возникает до момента произведения выплаты работнику или его представителю. Перечисление в бюджет суммы НДФЛ за счет средств предприятия не допускается.

При определении даты перечисления удержанного налога возникает несоответствие между сроками:

• Уплата в бюджет налога осуществляется не позднее дня, следующего за датой получения работником дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).
• Дата осуществления выплат устанавливается предприятием.
• Получение из банка суммы для расчета с работниками производится в день выплаты заработной платы.
• На произведение расчета отводится не более 5 дней.
• О возникновении депонента кассир может узнать в последний день, отведенный для расчетов. Налог на 5 день после выплаты уже уплачен.

Срок уплаты НДФЛ наступает ранее возникновения депонента. Излишне исчисленный налог учитывается в суммах очередного платежа.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. В каком документе устанавливается срок хранения денежных средств в кассе для расчетов с работниками по оплате труда?

Предприятия определяют предельный срок хранения средств сверх лимита в размере суммы по ведомости в учетной политике. Максимально допустимый период составляет 5 дней согласно указаниям ЦБ РФ.

Вопрос №2. Необходимо ли хранить реестры депонированных сумм в составе первичной документации?

Наказания за отсутствие реестров не предусмотрено, но в случае использования документа в учете кассовых операций хранение необходимо осуществлять в 5летний срок, установленный для остальных форм бухгалтерского учета.

Вопрос №3. В какой форме работник должен обратиться в кассу для получения неполученной в срок суммы?

Применяется устная либо письменная форма в зависимости от порядка документооборота, принятого на предприятии.

Вопрос №4. Как производится выдача заработной платы в филиалах предприятия?

При наличии обособленных подразделений на предприятиях утверждаются раздатчики –лица из числа сотрудников, право которых устанавливается приказом. При близости расположения филиала срок выдачи совпадает с периодом выплат по предприятию. В случае отдаленности расположения обособленных рабочих мест сумма выдается раздатчику под отчет.

Вопрос №5. Как узаконить использование разработанных предприятием реестров и книг учета депонентов?

Формы, самостоятельно разработанные предприятием, утверждаются в виде приложений к приказу об учетной политике.

Порядок обращения денежных средств регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У. Согласно Порядку ведения кассовых операций, на выплату зарплаты наличными деньгами отводится не более пяти дней, включая день их получения в банке. Сверх этого срока сверхлимитную наличность хранить нельзя и ее необходимо сдать в банк.

В период выдачи зарплаты сотрудник может отсутствовать по разным причинам: болезнь, командировка, отпуск без сохранения дохода. Неполученная сотрудниками зарплата должна быть депонирована. То есть отражена обособленно. Ранее было строгое предписание регулятора о сдаче невыплаченной оплаты труда на расчетный счет в банке. Сейчас такого требования нет, но необходимо следить за тем, чтобы остаток наличности в кассе не превысил установленный лимит.

Документальное оформление

Выдавать денежные средства за выполнение трудовых обязанностей организация обязана не реже чем два раза в месяц ().

Для выплаты заработной платы составляется расчетно-платежная ведомость (Т-49) или платежная ведомость (Т-53). Формы документов утверждены . Они являются обязательными для использования, то есть разрабатывать свою форму для выплаты заработной платы работникам организация не вправе.

Форма Т-49

Форма Т-53

В последний день, отведенный для выдачи работникам оплаты труда, кассир должен:

• напротив Ф.И.О. сотрудников, которым не выплачена зарплата, проставить отметку «депонировано»;
• определить итог выплаченной суммы и отразить ее в соответствующей статье;
• определить итог суммы, подлежащей депонированию и также сделать соответствующую запись;
• сверить выданную и депонированные суммы с итоговой суммой в ведомости;
• поставить подпись и передать ведомость на подпись главному бухгалтеру или, при его отсутствии, руководителю.

На сумму фактически выданной зарплаты следует оформить расходно-кассовый ордер последним днем выдачи работникам оплаты труда.

Бухгалтерский учет

Для учета депонированной заработной платы Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н, которым утвержден План счетов, предлагает открывать субсчет 76-4 к бухгалтерскому счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В последний день выдачи оплаты труда работникам на сумму невыплаченных денег бухгалтер сделает соответствующую запись.

Депонирована заработная плата, проводка:

Дт 70 Кт 76-4.

А на сумму, выплаченную по ведомости, оформит расходный кассовый ордер и сделает проводку:

Дт 70 Кт 50.

Образец РКО на выплату зарплаты

Выплата ранее депонированной заработной платы

Неполученная заработная плата может быть затребована сотрудником к выплате сразу же после возвращения из вынужденного отсутствия. Выплатить ее необходимо по расходно-кассовому ордеру и оформить бухгалтерской записью.

Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка:

Дт 76-4 Кт 50.

Образец РКО на выплату депонированной зарплаты

Если же сотрудник так и не получит отнесенную на депонент сумму, то спустя три года ее следует списать, отразив в доходах компании. Три года — это стандартный срок исковой давности, установленный статьей 196 ГК РФ. Списание производится по результатам инвентаризации на основании распоряжения руководителя организации и оформляется проводкой:

Что это такое - депонированная заработная плата?

Депонированная заработная плата - это нередко проблемная зона для руководителей предприятия и бухгалтеров, т. к. при разрешении сопутствующих проблем приходится руководствоваться сразу гражданским, трудовым и налоговым законодательством. В тонкостях этого вопроса мы попробуем разобраться далее.

Депонирована не выданная (не полученная в срок) заработная плата. Куда относят расчеты по депонированной зарплате

Депонированной называется зарплата (далее — ЗП), начисленная работодателем, но не полученная сотрудником вовремя. В настоящий момент, когда выплата вознаграждения за труд нередко производится в безналичной форме на карточные счета работников, проблема депонирования ЗП встает только перед работодателями, выдающими зарплату сотрудникам в наличной форме.

Денежные средства, накопленные в кассе сверх определенного лимита, подлежат передаче в банк на хранение (см. п. 2 указания ЦБР «О порядке ведения кассовых операций...» от 11.03.2014 № 3210-У, далее — указание № 3210-У)). Однако в день выдачи ЗП превышение такого лимита допускается. В целом превышение лимита кассы позволительно в течение 5 дней, включая день снятия со счета наличных денежных средств на выдачу ЗП (п. 6.5 указания № 3210-У). После этого невыданная ЗП подлежит депонированию.

После депонирования ЗП у работодателя перед работником возникает кредиторская задолженность (см. также статью по ссылке Срок исковой давности по кредиторской задолженности - 2016). Погашение такой задолженности произойдет после выдачи работнику ЗП, списание — после окончания срока исковой давности.

Тот факт, что сотрудник не явился за получением ЗП в надлежащие сроки, не лишает его права получить ее позже, а работодатель, в свою очередь, не правомочен провести ее списание до того, как истечет срок исковой давности.

До истечения срока исковой давности депонированные суммы ЗП не могут быть списаны не с бухгалтерского, ни с налогового учета (см. письма Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109).

Реестр депонированной не выданной в срок заработной платы (скачать бланк) и иная необходимая документация

По истечении отведенного Указаниями 3210-У срока на выдачу ЗП производится сверка и учет, кто из работников не получил начисленную ему ЗП за соответствующий период, а невостребованные суммы депонируются.

Притом схема действий кассира, ответственного за выдачу ЗП, такова:

• Осуществление проверки и учета работников, не получивших ЗП, и проставление отметки: «Депонировано» в графах 23 или 5 соответственно в расчетно-платежной или платежной ведомости (их стандартизированные формы Т-49 и Т-53 утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В ведомости также прописью и цифрами фиксируется, какая сумма фактически была выдана, а какая депонирована.
• Составление реестра депонированных сумм. Имеется унифицированная форма такого документа, утв. приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (ссылка для скачивания с примером заполнения приведена ниже). Предназначение такого реестра — систематизация сведений о не выплаченных в регламентированные сроки сумм депонировано ЗП.
• Составление расходного кассового ордера на сумму выплаченной ЗП. Реквизиты ордера вносятся в платежную (расчетно-платежную) ведомость. Также необходимо реквизиты такого ордера и сумму выданной из кассы ЗП зафиксировать в кассовой книге. Расходник составляется по форме КО-2, утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
• Сдача неполученной ЗП для размещения на счете в банк на следующий день после завершения допустимого срока хранения наличных сумм (п. 6.5 указания № 3210-У).

Скачать стандартизированную форму реестра депонированной ЗП можно по данной ссылке:

На каком счете учитывается депонированная зарплата и как отражается записью на счетах ее выдача?

Учет расчетов по депонированной ЗП осуществляется по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчету 4 «Расчеты по депонированным суммам».

При этом самыми первыми бухгалтерскими проводками после сведения данных по выданным суммам ЗП и по депонированным, будут следующие:

• Дебет 70 Кредит 76.4 — депонирование неполученных средств, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП, подлежащей депонированию.
• Дебет 51 Кредит 50 — перечисление денег на расчетный счет организации в банке, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП.

Необходимо отметить, что хотя ЗП депонируется в данном случае, а срок, когда она будет востребована (и будет ли востребована вообще), неизвестен, работодатель обязан в установленные законом сроки произвести уплату сумм во внебюджетные фонды, т. к. согласно п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ моментом произведения выплаты сотруднику является день начисления ему ЗП, а не день ее выплаты по факту.

Удержание же налога на доходы физлиц производится уже в момент фактической выдачи суммы ЗП на руки (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Как мы уже обозначили, счет депонированной заработной платы в проводках — 76.4. Рассмотрим проводки, с помощью которых производится учет ее выдачи:

• Дебет 50 «Касса» Кредит 51 «Расчетный счет» — получение в банке наличных денег, подлежащих выдаче, проводимая сумма равна сумме выплат.
• Дебет 76.4 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50.1 «Касса организации» — выдача депонированной ЗП из кассы работодателя, проводимая сумма равна выплачиваемой сумме.

Выплата депонированной зарплаты: если зарплата должна быть выдана из кассы

Депонированная ЗП может выдаваться работнику:

• В день очередной выдачи ЗП в соответствии с утвержденными в организации сроками.
• Любой иной день, согласованный работником и работодателем. При этом депонированная сумма вполне может быть выдана работнику непосредственно в день обращения, если имеющийся в кассе объем денежных средств позволяет это сделать.

Отказ работодателя в выдаче депонированной ЗП, если работник обратился за ней до истечения общего срока исковой давности, является нарушением закона (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

Порядок выдачи наличных средств в счет оплаты труда производится по общей схеме в соответствии с указанием № 3210-У: кассир оформляет расходник по форме КО-2, а также заносит необходимые сведения в платежную или расчетно-платежную ведомости. При этом подпись получателя денег ставится во всех названных документах (п. 6.2 указания № 3210-У).

Как списать депонированную зарплату

Отметим наиболее важные нюансы, которые необходимо учесть при осуществлении данной процедуры:

• Срок и основания для списания. Списание может быть осуществлено по истечении общего срока исковой давности, т. е. если ЗП не была востребована работником в течение 3 лет с момента, когда она должна была бы быть выдана (см. письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, письмо ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109). Если же работник обратился к работодателю до истечения этих 3 лет за ее получением, а работодатель отказал ему в этом, то у первого имеется 3 месяца на обращение в суд за защитой своих прав, т. к. ТК РФ регламентирован срок в 3 месяца именно для обращения работника в судебный орган с момента нарушения его прав, а не к работодателю — с момента начисления ЗП.
• Бухучет. Списание депонированной ЗП производится по такой проводке: Дебет 76.4 Кредит 91.1 — суммы депонентской задолженности с истекшим сроком исковой давности в расчетах с работниками предприятия списаны на прочие доходы организации, сумма проводки равна сумме списанной кредиторской задолженности.
• Налоговый учет. Внереализационные доходы, в счет которых будет списана невостребованная депонированная ЗП, могут относиться только к тому отчетному периоду (году), в котором срок исковой давности по кредиторской задолженности завершился (см. письмо ФНС России от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@).

Итак, депонирование ЗП — это вынужденная мера организации, обязанной сдавать на хранение в банк все суммы наличности из кассы, превышающие установленный лимит. Депонированная ЗП может быть востребована работником в течение 3 лет со дня, когда она должна была быть им получена.

По истечении срока исковой давности невостребованная ЗП может быть списана. внереализационные доходы.

О.А. Курбангалеева, журнал «Зарплата » №8, 2009

Практически в каждой организации есть работники, которые по каким-либо причинам не могут получить заработную плату вовремя. В этом случае ее депонируют. Как данная ситуация отразится на расчете налогов и какие документы нужно оформить, рассказывается в статье.

Порядок, место и сроки выплаты заработной платы установлены в статье 136 Трудового кодекса. Работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни выплаты должны быть установлены правилами внутреннего трудового распорядка, положениями коллективного или трудовых договоров (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если дата выдачи заработной платы совпадает с праздничным днем, выплата производится накануне. Об этом говорится в части 8 статьи 136 Трудового кодекса.

Общие правила выплаты заработной платы

Согласно норме части 3 статьи 136 Трудового кодекса работодатель может выплачивать заработную плату в денежной форме двумя способами:

Безналично, перечисляя деньги на счета работников в банке (при условии, что работники согласны получать зарплату на карточку);

Наличными из кассы организации. В этом случае зарплата выдается сотрудникам в месте выполнения работы (предполагается, что сотрудники не должны тратить свободное время на поездки для получения заработной платы).

Особенности выплаты зарплаты наличными

На выдачу зарплаты из кассы работодатель может использовать:

Денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке. Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. Такое правило установлено в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Исключение сделано для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им разрешено хранить наличные денежные средства в кассе на выплату зарплаты до пяти дней;

Наличную выручку (п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Правда, такой порядок расчетов следует согласовать с обслуживающим банком (ч. 1 п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Условие об использовании наличной выручки от реализации товаров, работ, услуг для выдачи заработной платы и пособий можно прописать в договоре на расчетно-кассовое обслуживание или в документе на установление лимита денежных средств в кассе (п. 12 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95).

Обратите внимание: на выплату заработной платы нельзя направить наличные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц (например, при получении в кассу предприятия оплаты по договору за услуги мобильной связи, которая впоследствии перечисляется на счет оператора мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк (ч. 2 п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Лимит кассового остатка

Компания может хранить деньги в кассе только в пределах лимита, который установил ей банк. Лимит согласовывается с банком в начале каждого календарного года, но в течение года его величину можно пересмотреть (абз. 12 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П, утвержденного Банком России, далее - Положение № 14-П) .

Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения № 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

Как мы уже говорили, исключение составляют средства на выдачу зарплаты, пособий по социальному страхованию и стипендий, полученные в банке. Данные средства являются целевыми. Их сумма известна заранее, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех (пяти) рабочих дней (абз. 2 п. 2.6 Положения № 14-П). По истечении этого срока сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк (абз. 1 п. 2.6 Положения № 14-П).

Напомним, что за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 руб., для организации - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но оштрафовать компанию можно только по результатам проверки банка, который зафиксирует факт нарушения в справке по форме № 0408026 и передаст ее в налоговую инспекцию для принятия решения (ст. 23.5 КоАП РФ).

Срок и порядок депонирования заработной платы

Наличными деньгами заработная плата выдается по платежной (форма № Т-53) или по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Срок выплаты зарплаты указывается на титульном листе ведомости.

Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с установленной даты ее выдачи. Если за это время кто-то из сотрудников не получил заработную плату, неполученную сумму депонируют, а ведомость закрывают.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир должен (п. 18 Порядка ведения кассовых операций):

Напротив фамилий тех, кто не получил зарплату, в графе «Деньги получил» формы № Т-49 или в графе «Подпись в получении денег» формы № Т-53 поставить штамп или написать «депонировано», указать в конце ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и расписаться. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»;

Составить реестр депонированных сумм;

Оформить расходный кассовый ордер на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на платежной ведомости. Реквизиты расходного кассового ордера и сумму выплаченной зарплаты записывают в кассовой книге.

Напомним, что расходный кассовый ордер составляют по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Неполученную работниками зарплату сдают в банк на следующий день после истечения срока ее хранения. При внесении денег на расчетный счет необходимо составить объявление на взнос наличными (форма № 0402001 утверждена в приложении 6 к Положению Банка России от 24.04.2008 № 318-П). На сданные суммы в обязательном порядке составляется один расходный кассовый ордер (абз. 7 п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Реестр и книга депонированной зарплаты

Согласно абзацу 7 пункта 18 Порядка ведения кассовых операций суммы депонированной зарплаты нужно отразить в реестре. Этот документ составляет кассир (подп. «б» п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Реестр. Унифицированной формы реестра нет, поэтому можно воспользоваться формой (код 0504047), которая приведена в приказе Минфина России от 23.09.2005 № 123н (далее - приказ № 123н). В реестре указывают табельный номер работника, его фамилию, имя и отчество, а также депонированную сумму.

Реестр составляется после каждой выдачи зарплаты, если кто-то из работников ее не получил. Напомним, что зарплату следует выдавать не реже чем через каждые полмесяца. Это требование установлено в статье 136 ТК РФ.

Книга учета депонентов. В реестре, форма которого приведена в приказе № 123н, нет графы для указания номера расходного кассового ордера, который оформляют при выдаче депонированной ранее зарплаты. Такая графа есть в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, форма (код 0504048) которой также утверждена приказом № 123н.

В книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Для отметок о выдаче депонированных сумм предусмотрено 12 граф - по количеству месяцев. В каком месяце была произведена выплата депонированной зарплаты, в той графе и ставится отметка. Если к концу года в книге продолжают числиться невыданные суммы, эти сведения переносят в новую книгу.

ПРИМЕР 1. В ОАО «Авангард» была начислена за февраль 2009 года. Суммы, причитающиеся к выплате, выдавались сотрудникам из кассы в период с 4 по 6 марта 2009 года по платежной ведомости от 04.03.2009 № 180.

Когда срок выдачи зарплаты истек, выяснилось, что деньги не получили два работника - А.Ю. Таложенский (таб. № 123) в размере 13 871 руб. и Е.Л. Целиковский (таб. № 245) в размере 17 400 руб. Депонированная заработная плата была выдана 25 марта 2009 года А.Ю. Таложенскому (расходный ордер № 187) и 31 марта - Е.Л. Целиковскому (расходный ордер № 219). Как оформить книгу учета депонентов?

РЕШЕНИЕ . Кассир 6 марта 2009 года сформировал реестр депонированных сумм. На основании формы 0504048 в ОАО «Авангард» разработана книга аналитического учета заработной платы. Образец заполнения книги

аналитического учета заработной платы по суммам депонентов, начисленных и выданных в марте 2009 года, приведен в приложении к статье.

Напомним, что книгу учета депонентов нужно хранить в организации пять лет. Это установлено в подпункте «н» пункта 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. Течение срока хранения книги начинается с 1 января года, следующего за годом ее составления.

Бухучет депонированных сумм

Учитываем депонированную зарплату

В бухгалтерском учете заработная плата учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена, независимо от того, обратился работник за ее получением или нет (п. 5 ПБУ 1/2008):

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70

Начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)

Выдана заработная плата.

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

Депонирована сумма заработной платы, не полученной работником в установленные дни выдачи.

Выдаем зарплату с депонента

При выплате депонированных сумм делается запись по дебету счета 76-4 и кредиту счетов учета денежных средств:

Напомним, что указанные формы бухгалтерской отчетности утверждены приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н.

Налоговый учет депонированной зарплаты

Налог на прибыль

В налоговом учете депонированная зарплата включается в состав расходов:

В том месяце, в котором она была начислена, - если фирма применяет метод начисления (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае разницы между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает;

В момент ее выплаты работнику - если организация применяет кассовый метод (п. 3 ст. 273 НК РФ). Так как в бухгалтерском учете сумма депонированной зарплаты включена в состав расходов, а в налоговом учете нет, то в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива (ОНА):

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

Отложенный налоговый актив списывается после того, как заработная плата будет выдана, и отражается следующей проводкой: ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» КРЕДИТ 09

Погашен отложенный налоговый актив.

Единый социальный налог. Сроки уплаты авансовых платежей по единому социальному налогу не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (п. 3 ст. 243 НК РФ).

Взносы на обязательное пенсионное страхование. Уплата авансовых платежей по пенсионным взносам производится ежемесячно. Ее следует произвести в срок или установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов страхователя на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется авансовый платеж. Об этом говорится в пункте 2 статьи 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Взносы на страхование от несчастных случаев. Такие взносы необходимо перечислять в день:

Установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц - если оплата производится по трудовым договорам;

Установленный страховщиком - если оплата производится по гражданско-правовым договорам.

Об этом говорится в пункте 4 статьи 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты единого социального налога, пенсионных взносов и взносов на страхование от несчастных случаев в случае депонирования зарплаты.

НДФЛ

Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.

Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае фирма должна перечислить НДФЛ в день получения в банке денежных средств на выплату дохода (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам. Как видим, депонирование в данной ситуации на сроки перечисления налога не влияет.

ПРИМЕР 3 . За июль 2009 года сотруднику ООО «ИмпортТрейд» была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы составил 6500 руб., ЕСН (в том числе взносы на обязательное пенсионное страхование) - 13 000 руб., взносы на страхование от несчастных случаев - 200 руб.

Срок, установленный для выплаты зарплаты, - 5-е число следующего месяца. 3 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.

Средства на зарплату были получены из банка. Какие проводки должен сделать бухгалтер?

РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

50 000 руб. - начислена заработная плата работнику;

6500 руб. - удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

13 000 руб. - начислен ЕСН;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

6500 руб. - перечислен НДФЛ в бюджет; ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

13 000 руб. - перечислен ЕСН за июль;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51

200 руб. - перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

43 500 руб. (50 000 руб. - 6500 руб.) - получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;

43 500 руб. - выдана работнику депонированная зарплата.

Зарплата выдается из наличной выручки. В этом случае организация должна перечислить НДФЛ на следующий день после того, как сотрудник получит депонированную зарплату (п. 4 ст. 226 НК РФ). Следовательно, к моменту депонирования налог с доходов работника уплачен не будет, поскольку выплаты не было.

ПРИМЕР 4 . Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «ИмпортТрейд» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать?

РЕШЕНИЕ . В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

50 000 руб. - работнику начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

6500 руб. - удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

13 000 руб. - начислен ЕСН с заработной платы сотрудника;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

200 руб. - начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

150 000 руб. - поступила в кассу выручка;

ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

200 руб. - перечислены взносы на травматизм;

43 500 руб. - депонирована зарплата, не полученная работником; ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

43 500 руб. - сдана в банк не полученная работником зарплата;

200 000 руб. - поступила в кассу выручка; ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

43 500 руб. - выдана сотруднику депонированная зарплата за вычетом НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

6500 руб. - перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты сотрудника;

13 000 руб. - перечислен ЕСН за июль.

Как списать невостребованную зарплату

Работник может получить депонированную заработную плату в течение трех лет с момента ее начисления. Это обусловлено общим сроком исковой давности, установленным в статье 196 Гражданского кодекса.

Если в течение трех лет работник не обратился за получением зарплаты, ее сумму списывают на основании пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. В нем сказано, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся:

На финансовые результаты - у коммерческой организации;

Увеличение доходов - у некоммерческой организации. Таким образом, для списания задолженности требуется составление нескольких документов.

Акт инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. По ее итогам составляют акт по форме № ИНВ-17, утвержденной постановлением Гомкомстата России от 18.01.98 № 88. Фрагмент акта инвентаризации смотрите ниже.

Бухгалтерская справка. В этом документе можно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек. Образец составления бухгалтерской справки приведен ниже.

Приказ руководителя. На основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании задолженности по заработной плате.

Образец приказа о списании депонированной заработной платы смотрите в приложении к статье.

Если названные документы не оформлены, основания для списания задолженности отсутствуют, а внереализационный доход не образуется. К такому выводу пришел Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.07.2008 № 3596/08.

Налоговый учет

В налоговом учете сумма кредиторской задолженности включается во внереализационные доходы на основании пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса (п. 2 письма Минфина России от 26.08.2002 № 04-02-06/3/61). Сделать это нужно в последний день того отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (п. 1 письма Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894).

Представители финансового ведомства высказали иную точку зрения в отношении сроков списания кредиторской задолженности по заработной плате. По их мнению, срок исковой давности по обязательству в виде депонированной зарплаты должен составлять три месяца (письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211). Они сослались на статьи 392 Трудового кодекса и 197 Гражданского кодекса. В статье 392 ТК РФ сказано, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. В статье 197 ГК РФ говорится, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности - сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Подобная позиция, по мнению автора, является спорной, поскольку статья 392 Трудового кодекса устанавливает сроки обращения в суд, а не к работодателю. В случае, когда сотрудник хочет получить депонированную заработную плату, а работодатель готов ее выплатить, никакого ущемления прав работника (индивидуального трудового спора) не возникает. Поэтому положения статьи 392 ТК РФ к списанию депонированной заработной платы отношения не имеют.

Образец бухгалтерской справки

Образец приказа о списании депонированной заработной платы

Бухучет

Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99), что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 91-1

Списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация должна представить в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, сведения по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (приложение № 1 к Положению № 14-П).