Трудовым правом регламентируется вопрос содержания внутренних документов в части их влияния на трудовые взаимоотношения на предприятии. В коллективном договоре или правилах распорядка устанавливаются даты, в которые должна производиться выдача зарплаты (из кассы или путем перевода на банковские карты). Какие особенности выплаты зарплаты из кассы? Остановимся на этом вопросе более подробно.
Форма выплаты зарплаты
Вознаграждения сотрудникам могут выплачиваться:
- в денежной форме (наличностью или безналичными переводами);
- в натуральном виде.
Чтобы реализовать операции по выдаче заработка наличными средствами, предприятие инициирует снятие требуемой суммы с расчетного счета в кассу. Осуществить эту процедуру может только уполномоченное должностное лицо, с которым заключен договор полной материальной ответственности. В чеке указываются данные лица, которому поручено получение денег в банке.
Даты и периодичность выплат
Трудовым кодексом зафиксирован порядок выдачи зарплаты дважды в месяц. Окончательный расчет с работником за отчетный период должен быть произведен до 15 числа следующего расчетного месяца.
Зарплату работникам надо выплачивать (ч. 6 ст. 136 ТК РФ):
- за первую половину месяца (аванс) – не позднее 30-го (31-го) числа текущего месяца;
- за вторую половину месяца – не позднее 15-го числа следующего месяца.
Конкретные даты и способ (наличными или переводом на карту) устанавливаются трудовым или коллективным договором либо локальным нормативным актом организации (например, правилами внутреннего трудового распорядка или положением об оплате труда) (Письма Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725, Роструда от 06.03.2012 № ПГ/1004-6-1).
Срок выплаты заработной платы из кассы ограничен тремя рабочими днями с момента оприходования средств по кассовой книге. После истечения этого времени все невостребованные суммы депонируются.
Работодатели не уполномочены самостоятельно сдвигать крайние даты для расчета с персоналом, задерживать наличность в кассе с последующим превышением лимита и отказываться от операций по депонированию средств. Законодательство требует зафиксировать в локальных актах точные даты выплаты дохода. Если штатная численность персонала в организации большая, то можно установить разные сроки для каждой категории сотрудников.
Документальное оформление выдачи зарплаты
При расчете с работниками наличностью выдача зарплаты из кассы в 2019 году может быть подтверждена такими формами:
- расходный кассовый ордер, шаблон которого зафиксирован образцом КО-2;
- расчетно-платежная ведомость по рекомендованной Госкомстатом форме Т-49;
- платежные ведомости Т-53.
В платежных видах ведомостей после выдачи денег обязательно должны проставляться собственноручные подписи получателей средств. Если сотрудник поручил получить за него зарплату третьему лицу, факт делегирования полномочий должен быть подтвержден нотариальной доверенностью. Оригинал доверенности в момент расчета передается кассиру и подшивается к платежным документам (если это доверенность на разовое получение зарплаты).
Порядок действий кассира, когда производится выплата зарплаты через кассу:
- Прием подписанных ответственными лицами платежных бланков. На формах должны стоять подписи бухгалтера и руководителя фирмы.
- Сверка идентичности подписей в образцах и принятых к исполнению документах.
- Проверка соответствия итоговых сумм и правильность их указания прописью.
- Выдача денег получателю после предъявления им удостоверяющего личность документа (паспорта).
- Если выплата осуществляется по доверенности, в графе с примечаниями в ведомости указываются реквизиты доверенности.
В случаях с наличием депонированных сумм в ведомости при ее закрытии прописывается общий размер невостребованных денег. Отработанная платежная документация подписывается кассиром и передается на проверку бухгалтеру. Бухгалтер проверяет все итоги, правильность оформления отчета кассира, подтверждает результаты сверки своей подписью.
Отражение в учете
При проведении расчетов по зарплате с работниками через кассу в бухгалтерском учете должны быть показаны записи по уменьшению имеющихся в распоряжении компании наличных средств и погашению обязательств перед персоналом. Осуществляется это при помощи типовой корреспонденции Д70 – К50. Если зарплата будет выдаваться путем перевода на картсчета, то проводка составляется между дебетом 70 счета и кредитом счета 51. Депонирование средств отражается записью Д76 – К70.
В данной статье мы узнаем как осуществляется выплата заработной платы наличными и какие существуют для этого процедуры у ИП и ООО. Также мы рассмотрим отказ работодателя от выплаты заработной платы наличными, разберем типичные ошибки и ответим на самые распространенные вопросы.
Порядок и сроки выплаты заработной платы
По закону в трудовом контракте обозначается только величина зарплаты сотрудника, а все прочие условия его рабочих отношений с работодателем, а именно способы выплаты средств, суммы авансовых платежей, коэффициенты, определяются положениями коллективных договоров, дополнительных соглашений или пунктами штатного расписания. При этом внутрикорпоративные документы не идут вразрез с федеральными и региональными законами, в противном случае они будут признаны недействительными.
При осуществлении окончательного расчета служащим непременно выдается расчетный лист (не позже даты получения выплаты), в котором отражаются составляющие заработной платы (это могут быть премии, надбавки, оклады, компенсации и прочие выплаты), информация об удержаниях (налоговые платежи, взыскания за нарушения дисциплины), необлагаемые налогом средства, размеры выданных авансов и планируемые к выдаче деньги.
В случае, если день получения работниками окончательного расчета по оплате труда выпадает на праздничный или выходной день, деньги должны выплачиваться заранее.
Когда служащий покидает рабочее место в связи с наступлением ежегодного отпуска, он получает отпускное пособие, а за 3 дня до отдыха – расчетный лист. Способы получения заработной платы оговаривается в тексте внутрикорпоративных актов. В случае несогласия сотрудника с выплатой обозначенным методом, он вправе оставить заявление бухгалтеру компании с требованием выдавать ему деньги по другой схеме. Зарплата может быть выплачена:
- наличными;
- на карту банка;
- на банковскую карту по выбору сотрудника;
- на расчетный счет;
- частично на одну, частично на другую карту (когда, к примеру, с одной банковской карты у служащего идет автоматическое списание средств в счет какой-либо задолженности);
- на счет третьих лиц (при этом страховые отчисления и выплаты в счет будущей пенсии идут именно служащему предприятия, а не лицу, которое получает его заработную плату по доверенности);
- в виде беспроцентного займа или ссуды за несколько месяцев вперед;
- за несколько месяцев вперед под гарантию, что сотрудник отработает это время;
- в натуральном виде, при этом правило выдачи оплаты дважды в месяц также работает, а отчисления в фонды платятся, исходя из стоимости продукции, полученной в счет зарплаты.
Заработная плата выдается по следующей схеме:
- сотрудник бухгалтерии изучает поступившие документы, имеющие отношение к начислению зарплат работникам (табель учета времени, служебные записки, подтверждения правомерного отсутствия в какие-то дни);
- бухгалтер вычисляет размер зарплаты, величину надбавки, рассчитывает суммы удержаний;
- данные о размерах оплаты каждому служащему идут к сотруднику предприятия, отвечающему за движение денег, он отправляет заказ средств в кассу компании или выписывает распоряжение банковскому учреждению на перечисление нужной суммы;
- по наступлению дня выдачи аванса (фиксированного или зависящего от числа отработанных смен), сумма выдается служащим одним из перечисленных выше способов под подпись;
- на дату выплаты заработной платы рабочие получают оставшуюся к уплате сумму, а бухгалтер совершает отчисления в фонды и ФНС;
- сотруднику выдается расчетный листок.
Можно ли получать зарплату наличными
Согласно трудовому законодательству, сотрудники предприятий вправе получать денежные средства в счет оплаты своего труда по любой удобной для них схеме, в том числе и наличными. Наниматель не имеет права отказать в этом и принудить получать заработную плату “наравне со всеми” или по предписаниям внутрикорпоративных нормативных актов.
Трудовой кодекс говорит о том, что заработная плата служащим выдается обычно по месту выполнения ими своих должностных функций или перечисляются в банковское учреждение по заявлению служащего по правилам, прописанным в трудовом контракте или коллективном договоре. По мнению Конституционного суда России это означает, что должны быть соблюдены интересы как работодателя, так и сотрудника в отношении выбора способа выплаты зарплат. У служащего не должно возникать препятствий к получению им денежных средств.
Выбор способа выплаты зарплаты сохраняется за самим работником компании.
Выплата заработной платы наличными
Оплата труда служащих фирмы наличными – самый трудоемкий вид выплаты. Более или менее крупные компании данный способ не практикуют, поскольку для них он представляется неудобным, да еще и сопутствует новым расходам. Издержки возникают на этапе перевода денег из банковского учреждения, хранении их на предприятии, пересчета сумм расчетным отделом.
Что касается малого и среднего бизнеса, то оплата наличными производится довольно часто, тем более, что это практично по отношению к вознаграждениям тех сотрудников, кто трудится за сдельную, а не фиксированную, заработную плату. При выдаче им средств на руки появляется возможность сразу на месте проверить выплаченную сумму и в случае справедливости оплаты поставить подпись в ведомости.
Вправе ли работодатель отказать в выплате зарплаты наличными?
Процедура выплаты зарплаты наличными у ИП и ООО
Процедура выплаты зарплаты наличными у ИП и ООО имеет следующие этапы:
Этап | ИП | ООО |
| 1 | Выплатить деньги работникам из любых средств, на усмотрение предпринимателя: из кассы фирмы, с расчетного счета в банке, из собственных денег. | Отправка распоряжения в банковское учреждение на перечисление необходимой суммы средств с расчетного счета компании с пометкой “на выплату зарплаты”. |
| 2 | При режиме налогообложения ОСНО, а также при уплате налогов по “упрощенке” (доходы минус расходы) выплаченные деньги записываются в расходы в Книге учета доходов и расходов. | Оформление приходного кассового ордера |
| 3 | Выдать зарплату, просить подпись каждого служащего в расчетном листке. | Выдача денег служащим на дату заработной платы. |
| 4 | – | Заполнение расходного кассового ордера. |
| 5 | – | Оформление листка кассовой книги, при этом учитывается предельно допустимая для хранения сумма денег. |
| 6 | – | При следовании режимам ОСНО или УСН (доходы минус расходы) средства на оплату труда относятся к затратам компании. |
| 7 | – | Подать расчетный лист на подпись каждому служащему. |
Законодательные акты по теме
Законодательные акты по теме представлены следующими документами:
Типичные ошибки
Ошибка № 1: Принуждение работника к получению заработной платы тем способом, который прописан в локальных нормативных актах предприятия.
Сроки выплаты заработной платы строго регламентированы трудовым законодательством. Любое отклонение от правовых норм, ухудшающее положение работника, недопустимо, даже если оно зафиксировано в нормативных актах организации-работодателя. Подробнее о сроках, порядке, месте и формах выдачи зарплаты вы можете прочитать в настоящей статье.
Порядок, место и сроки выплаты заработной платы
В соответствии с Трудовым кодексом России все вопросы относительно места выплаты зарплаты, порядка и сроков ее выдачи оговариваются в локальных документах компании-работодателя либо трудовом или коллективном договоре. Однако в ТК РФ содержится ряд ограничений, пренебрегать которыми работодатель не вправе.
Размер заработной платы
Часть 3 статьи 133 ТК РФ запрещает работодателю устанавливать заработную плату ниже минимального размера оплаты труда, установленного на федеральном уровне. В регионах России эта сумма может быть выше, но ни в коем случае не меньше.
Сроки выплаты заработной платы
Конкретный день выдачи заработной платы определяется внутренними документами организации, но, согласно части 6 статьи 136 ТК РФ, выплачивается она не реже 2 раз в месяц. При этом выдана она должна быть не позднее чем через 15 дней с момента окончания периода, за который начислена.
Порядок выплаты заработной платы
Способ предоставления денежного довольствия зависит от многих факторов, в том числе от источника финансирования организации-работодателя. Часть 3 статьи 136 ТК РФ допускает расчет как наличными в кассе предприятия, так и путем перечисления денег на банковский счет через кредитную организацию.
ВАЖНО! Начиная с 2014 года работники вправе самостоятельно выбирать банк - держатель зарплатного счета. При смене кредитной организации необходимо письменно уведомить об этом работодателя не менее чем за 5 дней до дня выдачи зарплаты, сообщив все требуемые реквизиты для перечисления денег.
Исчисление размеров заработной платы и аванса
Трудовой кодекс не содержит понятия «аванс»: с точки зрения закона, это часть заработной платы, выплачиваемая в 1-й половине месяца. Согласно постановлению Совета министров СССР «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца» № 566 от 23.05.1957 года, минимальный размер аванса должен соответствовать тарифной ставке работника за фактически отработанное время.
Размер аванса может быть изменен по решению работодателя или в соответствии с локальными актами предприятия только в сторону увеличения.
Важно: несмотря на давность принятия постановления Совета министров № 566, этот документ действует по настоящее время и обязателен для исполнения сотрудниками, уполномоченными начислять и выплачивать заработную плату, независимо от формы собственности и источника финансирования предприятия-работодателя.
Пример расчета размера аванса и зарплаты
Сумма оклада по тарифной ставке: 30 000 рублей.
Сроки выплаты заработной платы—16-го числа текущего (за первую половину месяца) и 1-го числа следующего (за вторую половину) месяца.
Расчетный месяц: 30 календарных, 22 рабочих и 8 выходных дней.
Количество фактически отработанных дней по состоянию на 16-е число текущего месяца: 11.
30 000 / 22 = 1 363 рублей 64 копейки (размер зарплаты за 1 день).
1 363,64 × 11 = 15 000 рублей 4 копейки (размер аванса, рассчитанный из заработка за 11 дней).
НДФЛ, согласно пункту 2 статьи 223 НК РФ, удерживается при окончательном расчете по итогам отработанного месяца, то есть при выплате 2-й части зарплаты. Таким образом, размер денежного довольствия, положенного к выдаче 1-го числа следующего месяца, составит:
30 000 (общий размер заработной платы) - 15 000,04 (аванс, выданный 16-го числа предыдущего месяца) - 3900 (НДФЛ 13% от 30 000 рублей) = 11099,96. Таким образом, общая сумма заработной платы без НДФЛ составит 15 000,04+11 099,96 = 26 100 рублей 00 копеек.
Выдача зарплаты продукцией
Статья 131 ТК РФ обязывает российских работодателей выдавать своим сотрудникам зарплату в национальной валюте, то есть в рублях. Однако эта же норма допускает возможность расчетов и в иных формах, не запрещенных действующим законодательством РФ и нормами международного права.
ВАЖНО! Доля неденежной формы заработной платы не может превышать 20% от суммы начисленного за месяц заработка.
Выдача части зарплаты продукцией возможна, если последняя не относится к категории предметов, оборот которых в России запрещен или ограничен:
- спиртные напитки и иные формы алкоголя;
- оружие (в том числе комплектующие детали) и боеприпасы;
- наркотические, ядовитые, вредные и прочие токсические средства и вещества.
Кроме того, запрещена выдача зарплаты путем фиксации долговых обязательств: в бонах, купонах, долговых расписках и т. д.
Важно: работодатель вправе выплатить часть заработной платы продукцией только в том случае, если такая возможность прописана в трудовом или коллективном договоре. Кроме того, между работниками и работодателем могут быть заключены соответствующие дополнительные соглашения. То есть работник так или иначе должен выразить свое согласие на расчет в неденежной форме.
Выплата заработной платы при увольнении
В силу части 1 статьи 140 ТК РФ, в случае прекращения трудового договора с работником работодатель обязан предоставить ему полный расчет непосредственно в день увольнения. Если же это по каким-либо причинам невозможно (например, работник в этот момент отсутствовал на месте), выплата заработной платы (ТК РФ, часть 1 статьи 140) производится максимум на следующий день после предъявления сотрудником соответствующего требования.
Важно: это положение распространяется не только на выдачу зарплаты, но и на остальные виды причитающихся выплат: компенсацию за неиспользованный отпуск, премию по итогам года и пр.
При наличии спора о размерах денежных выплат, полагающихся уволенному сотруднику, незамедлительной выдаче подлежит неоспариваемая часть суммы. Судьба оставшейся доли решается в судебном порядке.
ВАЖНО! Необоснованный отказ в выплате зарплаты как уволенному, так и действующему работнику влечет за собой привлечение работодателя к ответственности - от материальной до уголовной. Поэтому в подобных ситуациях стоит немедленно обращаться в инспекцию по труду, прокуратуру или в суд (см.: Куда жаловаться на работодателя и как пожаловаться правильно? ).
Когда надо выплатить зарплату за первую половину месяца? К какой ответственности привлекут работодателя за невыплату аванса? Как правильно определить размер аванса? Как отражается выплата аванса в форме 6-НДФЛ?
Работодатели должны выплачивать зарплату два раза в месяц, и традиционно первая выплата называется авансом. Однако в Трудовом кодексе нет такого понятия, как аванс: за первую половину месяца необходимо выплачивать зарплату. Как устанавливается срок выплаты такой зарплаты? Каков порядок ее расчета? Можно ли ее выплачивать в фиксированном размере в целях минимизации трудозатрат работников расчетной службы? Как заполнить разд. 2 формы 6-НДФЛ, если по итогам месяца работник получил только аванс, с которого не удержан НДФЛ? О том, какие разъяснения по данным вопросам поступали со стороны Минтруда, Роструда, Минфина и ФНС, вы узнаете из представленной статьи.
Когда надо выплатить зарплату за первую половину месяца?
В начале напомним положения ч. 6 ст. 136 ТК РФ, согласно которым выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Отметим, что в данной редакции эта часть действует с 3 октября 2016 года (п. 1 ст. 2, ст. 4 Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ).
Незначительные, на первый взгляд, изменения потребовали от многих работодателей внесения поправок в локальные нормативные акты и трудовые договоры.
В Письме от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532 Минтруд отметил, что документы, которыми могут устанавливаться дни выплаты заработной платы, в ст. 136 ТК РФ перечисляются через запятую, то есть законодатель подчеркивает равнозначность данных документов, в любом из которых может быть решен вопрос о днях выплаты заработной платы.
Обратите внимание:
Если нормы локальных нормативных актов или коллективного договора организации субъекта РФ противоречат действующему трудовому законодательству, данные нормы считаются недействительными.
В Информации Роструда «О применении статьи 2 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 272-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части, касающейся оплаты труда» (размещена на официальном сайте ведомства 20.12.2016) указано, что данный закон не меняет порядка выплаты заработной платы. Требования по ограничению сроков выплаты заработной платы 15 календарными днями относятся к выплате работнику начисленной заработной платы не реже чем каждые полмесяца.
При этом с учетом новой редакции ст. 136 ТК РФ заработная плата должна быть выплачена:
- за первую половину месяца – в установленный день с 16-го по 30-е (31-е) число текущего периода;
- за вторую половину месяца – с 1-го по 15-е число следующего месяца.
К сведению:
Сроки осуществления работникам стимулирующих выплат, начисляемых за месяц, квартал, год или иной период, могут быть установлены коллективным договором, локальным нормативным актом. Так, в положении о премировании может быть предусмотрено, что выплата работникам премии по итогам определенного системой премирования периода (например, месяца) осуществляется в месяце, следующем за отчетным (или может быть указан конкретный срок ее выплаты), а выплата премии по итогам работы за год – в марте следующего года (или также может быть обозначена конкретная дата ее выплаты) (письма Минтруда РФ от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532, от 21.09.2016 № 14-1/В-911, от 15.09.2016 № 14-1/10/В-6568).
Что касается установления даты выплаты аванса, согласно разъяснениям Минтруда, приведенным в Письме от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660 «О размере и сроках выплаты заработной платы, в том числе за полмесяца», Трудовой кодекс устанавливает требование о максимально допустимом промежутке времени между выплатами частей заработной платы при регламентации относительно вопроса конкретных сроков ее выплаты на уровне работодателя.
При этом недопустимо устанавливать вместо конкретного дня выплаты зарплаты период, в течение которого она может выплачиваться (например, с 16-го по 18-е число). Такой вывод содержится в Письме Минтруда РФ от 28.11.2013 № 14-2-242.
От редакции:
Вопрос о том, какие сроки необходимо установить для выплаты заработной платы, также рассматривался в статье Е. А. Соболевой «Все о выплате аванса по заработной плате сотруднику учреждения» (№ 8, 2016).
К какой ответственности привлекут работодателя за невыплату аванса?
Стоит отметить, что норма ч. 6 ст. 136 ТК РФ носит императивный характер, следовательно, ее применение не зависит от волеизъявления работников. Дело в том, что на практике до сих пор встречаются ситуации, когда работодатели выплачивают зарплату один раз в месяц на основании соответствующих заявлений работников. За такую самодеятельность в соответствии с ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ им грозит штраф:
- для должностных лиц (руководителя и бухгалтера) – в размере от 10 000 до 20 000 руб.;
- для юридических лиц – в размере от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа в более крупном размере (на должностных лиц – от 20 000 до 30 000 руб., на юридических лиц – от 50 000 до 100 000 руб.). Это предусмотрено ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ. Вместо штрафа возможна другая мера ответственности – дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трех лет.
К сведению:
Части 6 и 7 введены в ст. 5.27 КоАП РФ Федеральным законом № 272-ФЗ.
Обращаем ваше внимание, что арбитры встают на сторону трудовых инспекций и при назначении штрафов (постановления Судебного участка № 33 Оричевского судебного района Кировской области от 02.02.2017 № 5-78/2017, Судебного участка № 1 Нижегородского района г. Н. Новгорода Нижегородской области от 31.01.2017 № 5-5/2017), и в случае дисквалификации руководителей (постановления Верховного суда Республики Татарстан от 28.09.2016 № 4а-1390/2016, Верховного суда Республики Марий Эл от 26.02.2016 № 4А-21/2016, Решение Самарского областного суда от 08.09.2016 № 21-1880/2016).
На практике возможна и другая ситуация – когда выплата аванса предусмотрена локальными актами, но производится с задержкой.
В этом случае работодателю грозит материальная ответственность в соответствии со ст. 236 ТК РФ (в редакции Федерального закона № 272-ФЗ). В отличие от административного штрафа, выплаты производятся в пользу работников, чьи права нарушены.
При нарушении сроков выплаты заработной платы работодатель должен выплатить работнику компенсацию за каждый день задержки. Размер такой компенсации – не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер денежной компенсации исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм.
Как правильно определить размер аванса?
В Письме от 05.08.2013 № 14-4-1702 при рассмотрении вопроса об определении размера зарплаты работника за первую половину месяца Минтруд подтвердил, что размеры аванса ТК РФ не регулирует.
При этом чиновники сделали отсылку к Постановлению № 566, согласно которому размер аванса в счет заработной платы рабочих за первую половину месяца определяется соглашением администрации предприятия (организации) с профсоюзной организацией при заключении коллективного договора, однако минимальный размер указанного аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время.
Какие способы расчета аванса применяются на практике? Обратимся к схеме.
Способы расчета зарплаты за первую половину месяца:
- Пропорционально отработанному времени;
- В процентах от оклада;
- В фиксированной сумме (в рублях);
- Наиболее предпочтительные способы.
Способ не удобен для работодателя, так как налагает на него обязанность выплаты зарплаты даже в тех ситуациях, когда работник болел или был в командировке.
Расчет зарплаты пропорционально отработанному времени. Кроме формального выполнения требований ст. 136 ТК РФ о выплате заработной платы не реже двух раз в месяц, при определении размера выплаты заработной платы за полмесяца работодатель должен учитывать фактически отработанное сотрудником время (фактически выполненную им работу) (Письмо Минтруда РФ от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660). Такой же вывод следует из писем Минтруда РФ от 21.09.2016 № 14-1/В-911 и Роструда от 26.09.2016 № Т3/5802-6-1.
Аналогичная позиция была приведена и в более раннем Письме Минтруда РФ от 05.08.2013 № 14-4-1702. Причем в нем подчеркнуто, что указанные нормы распространяются на всех работников организации и не имеют специфики применения к отдельным категориям работников.
Помимо того, что данный способ расчета аванса рекомендован контролирующими органами в качестве основного, он удобен и работодателю: при выплате зарплаты за первую половину месяца пропорционально времени, фактически отработанному работником в этом периоде, на практике исключается риск переплаты и неудержания НДФЛ при окончательном расчете.
Пример 1
В учреждении установлен срок выплаты заработной платы за первую половину месяца 20-го числа. Правилами внутреннего трудового распорядка организации предусмотрено, что аванс выплачивается работнику за вычетом исчисленного НДФЛ.
Рассчитаем сумму аванса за март 2017 года для работников с учетом фактически отработанного ими времени.
Оклад, руб.
Отработано в марте 2017 года, раб. дн.*
С 1-го по 15-е число
С 16-го по 31-е число
Иванов И. В.
Петров П. Е.
Сидоров С. И.
Кузнецов К. А.
* В учреждении установлена пятидневная рабочая неделя. В марте 2017 года
22 рабочих дня.** Работник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.
В установленный срок (18.03.2017, так как 20.03.2017 пришелся на выходной день) необходимо будет выплатить работникам аванс в следующем размере:
Оклад, руб.
Начислено за фактически отработанное время в первой половине месяца
НДФЛ
Сумма к выдаче на руки, руб.
Иванов И. В.
18 182 руб. (40 000 руб. / 22 раб. дн. х 10 раб. дн.)
2 364 руб. (18 182 руб. х 13%)
Петров П. Е.
15 909 руб. (35 000 руб. / 22 раб. дн. х 10 раб. дн.)
2 068 руб. (15 909 руб. х 13%)
Сидоров С. И.
7 955 руб. (35 000 руб. / 22 раб. дн. х 5 раб. дн.)
1 034 руб. (7 955 руб. х 13%)
Кузнецов К. А.
Контролирующие органы не раз указывали, что с авансов НДФЛ не удерживается. В рассмотренном примере уменьшение суммы аванса на сумму налога не предусматривает перечисление НДФЛ в бюджет.
Расчет зарплаты за первую половину месяца в процентах от оклада. Согласно разъяснениям Минздравсоцразвития, приведенным в Письме от 25.02.2009 № 22-2-709, при авансовом методе начисления заработной платы за каждую половину месяца заработная плата должна начисляться примерно в равных суммах (без учета премиальных выплат).
Какой же процент установить? Если дословно следовать рекомендациям, приведенным в письме, это 50%. Однако исторически сложилось, что аванс устанавливают в размере 40% оклада. Этому есть вполне логичное объяснение: при окончательном расчете с зарплаты работников будет удержан НДФЛ, и если в виде аванса выплатить 50% оклада, то зарплата за вторую половину месяца будет значительно меньше.
Пример 2
Работнику установлен оклад в размере 30 000 руб. Предположим, что работнику не положены вычеты НДФЛ, следовательно, сумма налога – 3 900 руб. Сравним, каковы будут суммы выплат при выплате аванса в размере 40 и 50%.
Как видно из примера, при установлении аванса в размере 50% при окончательном расчете работник получит зарплату ниже, чем за первую половину месяца, что не соответствует требованиям о примерно равных частях заработной платы.
Вместе с тем следует обратить внимание, что, в отличие от аванса, установленного в фиксированном размере, выплачивать аванс в процентах от оклада не надо в тех случаях, когда сотрудник не работал (находился на больничном, в командировке, в отпуске и т. п.).
О выплате аванса в фиксированной сумме.
Вопрос о расчете фиксированной суммы для выплаты зарплаты авансовым методом работнику организации государственного сектора был рассмотрен Минфином в Письме от 29.03.2016 № 02-07-05/17670. Чиновники ведомства указали, что такой вопрос находится в компетенции Минтруда, а не Минфина. Вместе с тем финансисты напомнили, что согласно ст. 91 ТК РФ расчет заработной платы осуществляется за фактически отработанное время, определенное в рамках учета, организованного работодателем. При этом порядок выплаты заработной платы (сроки, размер и составляющие), устанавливаемый локальными актами учреждения, не должен противоречить положениям ТК РФ. Что касается учета фактически отработанного времени, Приказом Минфина РФ № 52н утверждены форма табеля учета использования рабочего времени, на основании которого производится расчет фиксированной суммы за фактически отработанное время за первую половину месяца (включая корректировку фиксированной суммы), и методические рекомендации по его формированию.
Учитывая данные разъяснения Минфина, вышеозвученную позицию Минтруда, а также риски, связанные с выплатой аванса в фиксированной сумме, считаем такой способ выплаты зарплаты за первую половину месяца неприемлемым для учреждений госсектора.
Зарплата за первую половину месяца и НДФЛ.
За последнее время со стороны как Минфина, так и ФНС поступило множество разъяснений, согласно которым с аванса удерживать НДФЛ не надо (письма ФНС РФ от 29.04.2016 № БС-4-11/7893, от 24.03.2016 № БС-4-11/4999, Минфина РФ от 27.10.2015 № 03-04-07/61550).
Напомним, что в силу п. 3 ст. 226 НК РФ суммы налога исчисляются налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем доходам (за исключением доходов от долевого участия в деятельности организации), в отношении которых применяется , установленная п. 1 ст. 224 НК РФ, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.
В Письме Минфина РФ от 01.02.2016 № 03-04-06/4321 отмечено, что до истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным налогоплательщиком. Соответственно, до окончания месяца налог не может быть исчислен. Следовательно, удержание у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы налога производится налоговым агентом из доходов только при их фактической выплате после окончания месяца, за который эта сумма налога была исчислена. Аналогичное мнение содержится в Определении ВС РФ от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804.
Вместе с тем нужно обратить внимание на ситуацию, когда аванс выплачивается в последний день месяца.
Минфин считает (см. Письмо от 23.11.2016 № 03-04-06/69181), что если успеет выплатить аванс до окончания месяца, то НДФЛ перечислять в бюджет не надо. Это обусловлено тем, что по общему правилу учреждение исчисляет НДФЛ в последний день месяца, а удержать налог надо один раз – при выплате дохода после окончания месяца.
Что касается арбитров, они также придерживаются мнения, что при выплате аванса в последний день месяца НДФЛ с его суммы перечислять в бюджет не нужно (Постановление АС УО от 24.02.2016 № Ф09-11987/15 по делу № А76-10562/2015).
Как отражается выплата аванса в форме 6-НДФЛ?
Сумма аванса не подлежит отдельному отражению в форме 6-НДФЛ: в разд. 2 этой формы показывается сумма заработной платы, признанная на последнее число месяца. Как уже было отмечено, НДФЛ удерживается при окончательном расчете с работниками и также указывается одной суммой.
На практике возможна ситуация, когда работник получает аванс в размере 40%, но по итогам месяца у него не будет доходов, из которых можно удержать НДФЛ.
Такое случается, если за вторую половину месяца работнику не начислен доход (например, ему предоставлен неоплачиваемый отпуск), а в первой половине месяца из-за нерабочих праздничных дней сотрудник фактически не отработал половину рабочего времени и доход получен в том числе за неотработанное время. В дальнейшем удержать НДФЛ из его доходов следует при ближайшей выплате зарплаты.
В разделе 2 формы 6-НДФЛ бухгалтер отразит показатели следующим образом:
- на последнее число месяца будет признана сумма фактически полученного дохода в виде аванса;
- будет указана дата удержания налога, которая не совпадает с датой выплаты суммы окончательного расчета за соответствующий месяц.
Так как налог своевременно не удержан, бухгалтеру необходимо будет представить в налоговую инспекцию соответствующее пояснение, которое освободит учреждение от ответственности за представление недостоверных сведений.
Пример 3
Работнику установлен оклад в сумме 30 000 руб. За январь 2017 года ему был начислен аванс в размере 12 000 руб., который выплачен 17.01.2017. 18.01.2017 работник заболел, а листок нетрудоспособности представил работодателю только 06.02.2017. Удержать НДФЛ с аванса за январь в сумме 1 560 руб. (12 000 руб. х 13%) бухгалтер смог только при выплате аванса за февраль – 17.02.2017.
В пояснительной записке к форме 6-НДФЛ необходимо, в частности, указать следующее.
Раздел 2 формы 6-НДФЛ. Расхождение в строках 100 (указана дата 31.01.2017) и 110 (указана дата 17.02.2017). Разница в датах обусловлена тем, что после получения аванса за январь работник заболел. В установленный срок – 03.02.2017 – НДФЛ не был удержан в силу отсутствия у работника других доходов, облагаемых налогом по ставке 13%. Удержание НДФЛ с аванса не производилось в силу п. 2 ст. 223, п. 3, 4 ст. 226 НК РФ.НДФЛ за январь удержан из ближайшей выплаты в денежной форме 17.02.2017 (аванс за февраль 2017 года).
Что касается суммы аванса, приходящейся на неотработанное время, ее нужно учесть при выплате аванса за следующий месяц.
Подведем итог:
- заработная плата за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число) должна быть выплачена в установленный день с 16-го по 30-е (31-е) число;
- дата выплаты устанавливается в любом из документов, перечисленных в ст. 136 ТК РФ (правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре), при этом недопустимо вместо конкретного дня выплаты зарплаты устанавливать период, в течение которого она может выплачиваться;
- при определении размера аванса контролеры рекомендуют учитывать фактически отработанное сотрудником время (фактически выполненную им работу). Вместе с тем нет прямого запрета на установление аванса в процентах к окладу;
- при выплате аванса перечислять НДФЛ в бюджет не надо: исчисление, удержание и уплата налога (в том числе за первую половину месяца) осуществляются при окончательном расчете.
Порядок и сроки выплаты заработной платы физическим лицам, официально трудоустроенным у субъектов предпринимательской деятельности, регламентируются Трудовым кодексом РФ .
В том случае, когда работодатели будут нарушать нормы Федерального законодательства, к ним начнут применяться финансовые санкции . Также субъекты предпринимательской деятельности обязаны будут выплатить сотрудникам компенсационные платежи.
Форма и сроки
В соответствии с регламентом статьи 136 ТК РФ , все субъекты предпринимательской деятельности обязаны выплачивать начисленную заработную плату числящимся в штате сотрудникам одним из способов
:
- В наличной форме по месту осуществления трудовой деятельности.
- В безналичной форме, в виде перечисления денежных средств на текущий банковский или карточный счет, номер которого был указан работником в заявлении.
- В натуральной форме (товаром).
Трудовым кодексом РФ установлено, что заработная плата физическим лицам должна выплачиваться два раза в месяц . При этом текущий заработок не может быть выдан работникам позже 15-го числа следующего месяца .
Каждый субъект предпринимательской деятельности должен документально зафиксировать конкретные даты выплаты заработных плат своим штатным сотрудникам. Как правило, эти сроки закрепляются в трудовых или коллективных договорах.
В соответствии с Письмом Минтруда №14-1/В-9 от 21.09.16, работодатели должны выплачивать заработок своим штатным сотрудникам в следующих числах :
- Аванс выдается с 16 по 31 число текущего месяца.
- Остаток заработка выдается с 1 по 15 число следующего месяца.
- Для отдельных категорий работников (список определен ФЗ РФ) могут устанавливаться другие сроки выплаты зарплат.
Трудовым законодательством определен порядок выплаты заработных плат в нерабочие, праздничные или выходные дни . Если расчетная дата выпадает на один из этих дней, то субъекты предпринимательской деятельности должны рассчитываться с сотрудниками по зарплате накануне. Также стоит отметить, что отпускные должны выдаваться работникам за трое суток до начала отдыха .
Порядок начисления и выдачи заработка физическим лицам регулируется Трудовым кодексом РФ. Также некоторые вопросы могут освещаться в других нормативно-правовых актах, например, Письмах соответствующих ведомств, Постановлениях, Указах.
Порядок и место
Если штатным сотрудникам заработанные средства выплачиваются в безналичной форме , то субъект предпринимательской деятельности должен в указанную дату осуществить их перевод на карточные или текущие счета, открытые в банке.
Трудовое законодательство обязывает субъектов предпринимательской деятельности при проведении расчетов со штатными сотрудниками по заработной плате раскрывать следующую информацию :
- Каким образом осуществлялся расчет заработка.
- Размер всех причитающихся выплат, в частности компенсаций за просрочку.
- Размер всех осуществленных удержаний.
- Общая сумма заработка, положенная к выдаче.
Вся эта информация предоставляется физическим лицам в виде документа – расчетного листка . Финансовые расчеты с работниками субъекты проводят в российских рублях (ст. 131 ТК РФ). Выплаты не в денежном эквиваленте не могут превышать 20% от суммы начисленной заработной платы.
Заработная плата исчисляется за фактически отработанное физическим лицом время, в соответствии с установленным окладом или применяемой тарифной сеткой.
Из начисленной суммы бухгалтер делает удержания, предусмотренные Федеральным законодательством, в частности налог на доходы физ. лиц, размер которого составляет 13% .
Трудовым кодексом РФ установлено, что субъекты предпринимательской деятельности должны выплачивать штатным сотрудникам часть заработка за первую половину месяца. Стоит отметить, что размер аванса работодателем может изменяться по личному решению, либо на основании принятых локальных актов. Но при этом суммы выплат могут только увеличиваться, но не уменьшаться.
Важно учесть один момент. Даже отсутствие у организации на расчетных счетах денежных средств не освобождает руководство от обязанности провести все финансовые расчеты с персоналом в установленные сроки. В противном случае за нарушения придется заплатить штраф.
Особенности перечисления
Федеральным законодательством предусмотрено несколько вариантов выплаты денежных средств физическим лицам . Любой из применяемых субъектом предпринимательской деятельности способов должен закрепляться в локальных нормативных актах.
Наличными
Заработанные средства в наличной форме физическим лицам должны выдаваться по месту осуществления трудовой деятельности . В указанный день сотрудник должен обратиться в бухгалтерию или кассу своей организации, где по расчетно-платежной ведомости с ним будет осуществлен финансовый расчет.
Он в обязательном порядке ставит в документе подпись, подтверждающую факт получения денег.
На текущий счет или карту в банке
Начисленные средства переводятся на карточные или текущие счета физических лиц в указанную в локальных документах организации дату.
Физическое лицо имеет право изменить банковское учреждение, в которое будет перечисляться его заработок. Для этого ему следует на имя руководителя написать заявление минимум за 5 рабочих дней до установленного срока выплат .
Все расходы, которые возникают при осуществлении безналичных финансовых операций, связанных с переводом заработка на карты или счета сотрудников, берут на себя субъекты предпринимательской деятельности. Они их списывают на издержки отчетных периодов и таким образом уменьшают базу налогообложения по прибыли.
Третьему лицу
Начисленная заработная плата должна выплачиваться субъектом предпринимательской деятельности лично работнику. В том случае если у него будут наблюдаться какие-либо ограничения в дееспособности, денежные средства могут выдаваться его официальному попечителю, на основании соответствующего удостоверения.
Также физическое лицо может оформить доверенность на своего представителя и заверить ее в нотариальной конторе.
За несколько месяцев вперед
Если физическое лицо обратится с просьбой к руководству выдать ему заработок за несколько месяцев вперед, то вероятнее всего он получит отказ . Работодатель может пойти ему навстречу и выдать денежные средства в виде беспроцентной ссуды.
В форме заработной платы эти средства проводиться не будут, так как такая хозяйственная операция идет в разрез с нормами Федерального законодательства. Если субъект предпринимательской деятельности проведет выдачу заработка за несколько месяцев вперед, то фискальные органы смогут на законных основаниях применить к нему штрафные санкции :
- руководитель – до 5000 руб.;
- организация – до 50000 руб.
В натуральном виде
Некоторые субъекты предпринимательской деятельности практикуют расчеты со своими штатными сотрудниками в натуральной форме. Федеральным законодательством установлены некоторые ограничения в этом вопросе.
Работодателям запрещено выдавать работникам в счет заработка следующие товары :
- любые виды алкоголесодержащих напитков;
- боеприпасы и оружие;
- вредные вещества, в частности токсические, ядовитые и наркотические.
Субъектам предпринимательской деятельности запрещено в счет заработка выдавать физическим лицам:
- долговые расписки;
- купоны;
- боны и т. д.
Стоит отметить, что в натуральной форме могут проводиться расчеты с сотрудниками только в том случае, если это условие закреплено в коллективном или трудовом договоре. При этом для проведения таких расчетов от работников должны быть получены письменные согласия .
При увольнении
Если организация прекращает с физическим лицом трудовые отношения, то, в соответствии со статьей 140 ТК РФ , в день увольнения с ним должны быть проведены все финансовые расчеты
.
В том случае, когда сотрудник отсутствует в этот день, ему выдаются все причитающиеся средства в момент предъявления соответствующих требований.
Иногда между субъектами предпринимательской деятельности и увольняющимися сотрудниками возникают спорные ситуации , связанные с размерами денежных выплат. В этом случае работникам выдаются средства в размере неоспариваемой части. Что касается оставшихся выплат, то и вопрос об их выдаче решается в судебном порядке.
Выдача расчетных листков
Каждая организация может самостоятельно разрабатывать форму расчетного листа и закреплять ее в учетной политике. Этот порядок регулируется ст. 372 Трудового кодекса РФ .
В день проведения финансовых расчетов каждому сотруднику работодателем должен выдаваться на руки расчетный листок (не реже одного раза в месяц), в котором подробно расписаны все данные о начисленном заработке и удержаниях.
Ответственность и штрафы
За задержку заработной платы субъектам предпринимательской деятельности грозят следующие виды ответственности :
- Материальная . Работникам организация выплачивает компенсацию.
- Дисциплинарная . Виновным лицам выносится выговор, делается замечание или проводится увольнение.
- Административная . Грозит штраф 50000-70000 рублей.
- Уголовная . Работодателю грозит штраф, размер которого равен среднему заработку работника за последние три года. Может грозить арест на срок до 3 лет, а также запрет на осуществление профессиональной деятельности сроком до 5 лет.
Сроки выплаты заработной платы представлены на видео.
