Положение о расчетах с подотчетными… учреждения]

Приказ
Об утверждении Положения о порядке расчетов с подотчетными лицами
[наименование государственного (муниципального) учреждения]

[число, месяц, год ] N [значение ] [место издания приказа ]

В целях установления порядка расчетов с подотчетными лицами приказываю:

1. Утвердить Положение о порядке расчетов с подотчетными лицами [наименование государственного (муниципального) учреждения ] согласно Приложению к настоящему приказу.

2. Приказ применяется, начиная с [число, месяц, год ]

3. Ознакомить с настоящим Приказом всех сотрудников учреждения, имеющих отношение к выдаче и получению денежных средств под отчет.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на [должность, фамилия и инициалы ответственного должностного лица ].

[наименование должности ] [подпись ] [Ф.И.О. ]

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Положение о выдаче под отчет

1. Общие положения

Настоящее положение устанавливает в учреждении единый порядок расчетов с подотчетными лицами учреждения (в том числе территориальных обособленных подразделений) и выдачи под отчет денежных документов, составления, представления, проверки и утверждения отчетов об их использовании.

1.2. Основными нормативными правовыми актами, использованными при разработке настоящего положения, являются:

Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденная Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н;
Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее – Приказ № 52н);
Письмо Минфина России № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 «О правомерности перечисления денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские счета сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием банковских карт оплаты расходов, связанных с деятельностью организации, а также компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов».

2. Порядок выдачи денежных средств под отчет
2.1. Денежные средства выдаются под отчет на расходы, связанные с приобретением товаров, работ, услуг, и командировочные расходы.

2.2. Выдача под отчет денежных средств на расходы учреждения, связанные с приобретением товаров, работ, услуг, производится работникам учреждения, приведенным в Перечне должностей работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на приобретение товаров, работ, услуг ( ).

2.3. Авансы на командировочные расходы выдаются под отчет всем лицам, работающим в учреждении на основании трудовых договоров, направленным в служебную командировку в соответствии с приказом руководителя.

2.4. Для получения денежных средств под отчет работник оформляет письменное заявление с указанием суммы аванса, назначения аванса, расчета (обоснования) размера аванса. Форма заявления приведена в Приложении № 1 к настоящему положению.

2.5. На заявлении работника бухгалтерией учреждения делается отметка о наличии на текущую дату задолженности за работником по ранее выданным ему авансам. При наличии задолженности указываются ее сумма, дата и номер документа, которым оформлена выдача денежных средств под отчет, ставится подпись главного бухгалтера. В случае отсутствия задолженности за работником на заявлении проставляется отметка «Задолженность отсутствует» с указанием даты и подписи главного бухгалтера.

2.6. Руководитель учреждения в течение двух рабочих дней рассматривает заявление и делает на нем надпись о сумме выдаваемых под отчет работнику денежных средств и сроке, на который они выдаются, ставит свою подпись и дату.

2.7. Выдача денежных средств под отчет производится при условии полного погашения задолженности подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

2.8. Выдача денежных средств под отчет производится:

из кассы учреждения;
путем перечисления на банковские счета работников, открытые в рамках «зарплатных» проектов, в том числе части оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

2.9. Предельная сумма выдачи наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные с приобретением товаров, работ, услуг устанавливается в размере указать сумму в цифрах (указать сумму прописью ) рублей.

2.10. Авансы на расходы, связанные со служебными командировками, выдаются в пределах сумм расходов, установленных Положением о служебных командировках (Приложение № 9 к учетной политике учреждения или номер и дата приказа руководителя, если Положение не является Приложением к учетной политике ).

2.11. Максимальный срок выдачи денежных средств под отчет на расходы по приобретению товаров, работ, услуг составляет 30 календарных дней.

2.12. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

2.13. В исключительных случаях, когда работник учреждения по приказу руководителя произвел оплату расходов за счет собственных средств, производится возмещение этих расходов. Возмещение расходов производится по авансовому отчету работника об израсходованных средствах, утвержденному руководителем учреждения, с приложением подтверждающих документов.
3. Порядок выдачи денежных документов под отчет
3.1. Денежные документы выдаются под отчет работникам учреждения, приведенным в Перечне должностей работников, имеющих право получать под отчет денежные документы (Приложение № 3 к учетной политике учреждения или номер и дата приказа руководителя, если перечень не является Приложением к учетной политике ).

3.2. Выдача под отчет денежных документов производится из кассы учреждения по расходному кассовому ордеру с надписью «фондовый» на основании письменного заявления получателя.

3.3. В заявлении о выдаче под отчет денежных документов получателем указываются наименование, количество и назначение денежных документов. Форма заявления приведена в Приложении № 2 к настоящему положению.

3.4. Бухгалтерией учреждения на заявлении делается отметка о наличии на текущую дату задолженности за получателем по ранее выданным ему денежным документам. При наличии задолженности указываются ее сумма, номер и дата расходного кассового ордера, которым оформлена выдача денежных документов под отчет, наименование и количество денежных документов, за которые не отчитался указанный работник, ставится подпись главного бухгалтера. В случае отсутствия задолженности за работником на заявлении проставляется отметка «Задолженность отсутствует» с указанием даты и подписи главного бухгалтера.

3.5. Руководитель учреждения в течение двух рабочих дней рассматривает заявление и делает на нем надпись о наименовании, количестве, сумме выдаваемых под отчет работнику денежных документов, сроке, на который они выдаются, ставит свою подпись и дату.

3.6. Выдача под отчет денежных документов производится при условии полного погашения задолженности подотчетного лица по ранее выданным ему денежным документам.

3.7. Максимальный срок выдачи денежных документов под отчет составляет 30 календарных дней .
4. Представление отчетности подотчетными лицами об израсходовании денежных средств
4.1. Об израсходовании полученных сумм подотчетное лицо представляет в бухгалтерию учреждения авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

4.2. Форма авансового отчета (ф. 0504505) утверждена Приказом № 52н.

4.3. Авансовый отчет по расходам, связанным с приобретением товаров, работ, услуг, представляется подотчетным лицом в бухгалтерию учреждения не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства.

4.4. Авансовый отчет по командировочным расходам представляется работником в бухгалтерию учреждения не позднее трех рабочих дней со дня его возвращения из командировки.

4.5. Бухгалтерией учреждения проверяются правильность оформления полученного от подотчетного лица авансового отчета, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованность расходования средств.

4.6. Все прилагаемые к авансовому отчету документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства РФ, с обязательным заполнением всех граф, реквизитов, наличием печатей, подписей и т.д. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

4.7. Проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается руководителем учреждения. После этого утвержденный авансовый отчет принимается бухгалтерией к учету.

4.8. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) перечисляется на банковский счет подотчетного лица на следующий день после дня утверждения руководителем учреждения авансового отчета.

4.9. Остаток неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру не позднее дня за днем утверждения руководителем учреждения авансового отчета.

4.10. Проверка авансового отчета бухгалтерией и утверждение его руководителем осуществляются в течение трех рабочих дней со дня представления его в бухгалтерию.

4.11. В случае если в установленный срок работником не представлен авансовый отчет в бухгалтерию учреждения или не внесен остаток неиспользованного аванса в кассу учреждения, учреждение имеет право произвести удержание суммы задолженности по выданному авансу из заработной платы работника с соблюдением требований, установленных ст. ст. 137 и 138 Трудового кодекса РФ.

4.12. В случае увольнения работника, имеющего задолженность по подотчетным суммам, принимаются все необходимые меры для взыскания указанных сумм.

5. Составление, представление отчетности

подотчетными лицами об израсходовании денежных документов
5.1. Об израсходовании денежных документов подотчетное лицо составляет и представляет в бухгалтерию учреждения авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих их использование.

5.2. Документом, подтверждающим использование конвертов с марками и марок, является реестр отправленной корреспонденции. В случае порчи конвертов испорченные конверты также прилагаются к авансовому отчету.

5.3. К авансовому отчету на использование талонов на ГСМ прилагаются подтверждающие документы АЗС.

5.4. По проездным билетам на проезд в городском пассажирском транспорте, в качестве подтверждающих документов к авансовому отчету прикладываются использованные проездные билеты.

5.5. К авансовому отчету на использование проездных билетов на отдельные виды транспорта: авиа - и железнодорожные билеты, в качестве подтверждения прикладываются использованные билеты.

5.6. Авансовый отчет представляется подотчетным лицом в бухгалтерию учреждения не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные документы.

5.7. Бухгалтерией учреждения проверяются правильность оформления полученного от подотчетного лица авансового отчета, наличие документов, подтверждающих использование денежных документов.

5.8. Проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается руководителем учреждения, после чего утвержденный авансовый отчет принимается бухгалтерией к учету.

5.9. Проверка авансового отчета бухгалтерией и утверждение его руководителем осуществляются в течение трех рабочих дней со дня представления авансового отчета в бухгалтерию.

5.10. Остаток неиспользованных денежных документов вносится подотчетным лицом в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру с надписью «фондовый» не позднее дня, следующего за днем утверждения руководителем авансового отчета.

5.11. В случае непредставления подотчетным лицом в установленный срок авансового отчета в бухгалтерию учреждения или невнесения остатка неиспользованных денежных документов в кассу учреждения учреждение имеет право произвести удержание суммы задолженности по выданным денежным документам из заработной платы работника с соблюдением требований ст. ст. 137 и 138 Трудового кодекса РФ.

5.12. В случае увольнения работника, имеющего задолженность по полученным под отчет денежным документам, принимаются необходимые меры для взыскания указанных сумм.

Приложение № 1 к Положению о выдаче под отчет

денежных средств и денежных документов,

о составлении и представлении отчетов подотчетными лицами

Заявление на выдачу денежных средств под отчет

Прошу выдать мне денежные средства из кассы учреждения (перечислить на мой банковский счет) в сумме _______________________рублей

Для _______________________________________________________________________________

Расчет обоснования на выдачу аванса _________________________________________________

__________________________________________________________________________________

_________ / (Ф.И.О.)

(дата) (Подпись)

Задолженностей по ранее выданным авансам

(имеется, отсутствует)

Источник финансирования:

Экономический код расходов

Приложение № 2 к Положению о выдаче под отчет

денежных средств и денежных документов,

о составлении и представлении отчетов подотчетными лицами

Заявление на выдачу денежных документов под отчет

Прошу выдать мне денежные документы в количестве _______

на цели__________________________________________________________________________

_________ / (Ф.И.О.)

(дата) (Подпись)

Задолженностей по ранее выданным денежным документам ________

(имеется, отсутствует)

Источник финансирования:

С введением в 2012 году нового Положения о порядке ведения кассовых операций изменились (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П) и некоторые правила выдачи денежных средств работникам под отчет. Мы уже говорили о том, что наличие заявления от работника с визой руководителя обязательно и подробно разобрали содержание такого заявления ().

У бухгалтера теперь возникают и другие вопросы: а нужен ли приказ с перечнем подотчетных лиц, и где нужно прописывать порядок расчета с сотрудниками по выданным суммам и сроки предоставления авансового отчета? И нужно ли вам Положение о подотчете? Давайте искать ответы вместе.

Зачем нужно Положение о подотчете

Независимо от используемой системы налогообложения (общая, упрощенная, ЕНВД), каждый руководитель должен утвердить основные правила в расчетах с подотчетными лицами, которые будут действовать в организации. Что же должно найти отражение в этих правилах? На свое усмотрение руководитель может установить (п.4.4 Положения):

1. Перечень подотчетных лиц, которым разрешено получение денежных средств.

2. Сроки проверки авансовых отчетов от работников.

3. Сроки окончательного расчета с работниками.

Все это можно сделать в едином документе – Положении о расчетах с подотчетными лицами, которое утверждается приказом руководителя. Этот документ не является обязательным, однако наличие его в организации оправдано – это единый документ, в котором прописываются все правила расчетов с подотчетными лицами, действующие в организации. Работники знакомятся с ним под роспись, в результате меньше вопросов «А когда мне сдать отчет?» и опозданий с авансовыми отчетами.

Основные элементы Положения

Может включать следующие моменты.

1. Условия выдачи работнику денежных средств подотчет. Согласно Положению, работник может получить деньги при условии, что долг по предыдущему авансу погашен полностью. Обратите внимание: работник обязан не просто отчитаться по предыдущему авансу (сдать авансовый отчет), как было раньше, а именно полностью вернуть остаток предыдущего.

2. Наличие заявления. Работник для получения денежных средств под отчет пишет заявление, в котором указывает сумму денежных средств и цели выдачи. В течение, например, 2 дней руководитель рассматривает заявление и на нем указывает свое решение: сумму и срок выдачи, ставит подпись и дату.

3. Сроки выдачи после подписания заявления. Например, на основании заявления работник получает денежные средства в кассе по расходному кассовому ордеру в течение 3 рабочих дней. При этом работником предъявляется паспорт.

4. От чьего имени делаются покупки при выдаче денег на хозяйственные нужды. Можно установить, что покупки делаются работником от имени организации. Для этого работнику бухгалтерией выдается доверенность. Для покупок в розничном магазине доверенность не нужна.

Подтверждающие документы, которые необходимы для составления авансового отчета. На этот пункт обратите особое внимание работников, т.к. при отсутствии подтверждающих документов, признание расходов станет невозможным.

При приобретении товаров (услуг, работ) сотрудник должен получить от продавца бланк строгой отчетности или чек ККТ. В магазине розничной торговли выдается товарный чек. При покупке товаров в оптовой компании выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура и накладная. При заказе услуг также выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура, а вместо накладной – договор и акт выполненных работ (заказ-наряд).

5. Соблюдение лимита наличных расчетов между организациями, индивидуальными предпринимателями. По одному договору лимит расчетов составляет 100 000 руб.

6. Сроки предоставления работником авансового отчета. В Положении четко оговаривается, что работник обязан сдать авансовый отчет с оправдательными документами в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока выдачи денег в подотчет или со дня выхода на работу. Обратите внимание работников на то, что за задержку отчета ему может быть начислен НДФЛ. По этой же причине стоит хотя бы раз в месяц проводить ревизию счета 71 на наличие просроченной задолженности

7. Сроки проверки авансового отчета бухгалтером, главным бухгалтером, сроки подписания авансового отчета директором в рабочих днях.

8. Сроки сдачи остатка неизрасходованного аванса в кассу после подписания авансового отчета или выхода на работу.

9. Разъяснение работникам, что в случае невозвращения остатка подотчетных сумм в установленный срок, он удерживается из их заработной платы. Для этого составляется приказ на удержание, и работник знакомится с ним. Порядок удержания также можно прописать в Приложении.

К Положению также целесообразно утвердить Приложения, например, образцы написания заявления на выдачу в подотчет, доверенности на получение наличных, образцы заполнения авансового отчета, список подотчетных лиц и др.

О том, как правильно написать заявление на выдачу денег в подотчет и как руководителю его завизировать, . Как правильно заполнить авансовый отчет, .

А в вашей организации разработано Положение о подотчете? Считаете ли вы такой документ удобным и необходимым в работе предприятия? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

С 19.08.2017 изменился порядок выдачи денежных средств под отчет. Поправки внесены в Указание от 11.03.2014 N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему должен создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками - Положение о расчетах с подотчетными лицами 2019 года.

Требования к содержанию

Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками. Ниже вы сможете скачать образец положения о подотчетных лицах 2019 года.

При составлении следует пользоваться нормативной базой:

Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
Трудовым кодексом РФ.

Также важно учитывать нормы Положения об организации наличного денежного обращения на территории РФ (от 05.01.1998 N 14-П).

Документ должен содержать:

Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация имеет право выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
Условия и сроки расчетов с сотрудниками. Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.
Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками можно прописать, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами

Как утвердить

Это не обязательный документ, но он снимет большое количество вопросов со стороны бухгалтерии и подотчетников. Его можно оформить приложением к учетной политике.

Создать и утвердить его должен руководитель бюджетной организации.

Сотрудники должны с ним ознакомиться и поставить подпись.

Утверждается документ с помощью приказа.

Утверждено Приказом руководителя

ООО «Восток» от 12.01.2016 № 14

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Общие положения
1. Данное Положение разработано для установления и применения в организации единого порядка по расчетам с подотчетными лицами, который позволит в полной мере контролировать движение выданных подотчет авансов, их целевое использование, а также правильно отражать в бухгалтерском учете хозяйственные операции, связанные с подотчетными суммами.
2. Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок расчетов с подотчетными лицами, на основании которых разработан данный документ, являются:

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Указание Банка России от 11.03.2014-У «Опорядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденная Приказом Минфина от 31.10.2000 №94н;
Трудовой кодекс Российской Федерации.

Денежные средства, выдаваемые работникам ООО «Восток» на административно-хозяйственные, представительские, командировочные расходы, а также расходы, связанные с непосредственной деятельностью организации, называются подотчетными суммами.
Работники, получающие подотчетные суммы, являются подотчетными лицами.

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Выдача денежных средств под отчет на нужды организации производится работникам, должности (фамилии) которых приведены в списке должностей (фамилий), имеющих право получать подотчетные суммы, утвержденном Приказом руководителя от 07.01.2016 № 7 .
Подотчетные суммы на командировочные расходы имеют право получать все работники компании, с которыми у ООО «Восток» заключены трудовые отношения, на основании Приказа директора, который издается отдельно в каждом конкретном случае.
Авансы под отчет могут быть выданы:

наличными в кассе предприятия;
безналичным путем на корпоративную карту или зарплатную банковскую карту сотрудника.

Выдача подотчетных сумм происходит на основании заявления, написанного работником и утвержденного руководителем, в котором сотрудник указывает:

назначение аванса;
сумму с ее обоснованием (расчетом);
срок, на который ему необходимы запрашиваемые деньги;
данные банковской карты, в случае получения подотчета безналичным путем.

Утвержденная форма заявления приведена в Приложении к данному Положению.

На заявлении работника бухгалтер делает отметку об отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам, ставит дату и подпись. Если долг за работником существует, то его необходимо погасить и только потом оформлять новый запрос на подотчет.
Руководитель за 2 рабочих дня рассматривает заявление, делает отметку о размере аванса и срока, на который он будет выдан, ставит подпись и дату.
После утверждения директором заявления работник получает аванс на хозяйственные расходы в течение 2 рабочих дней.
Максимальная сумма денежных средств под отчет на определенные виды расходов установлена Приказом директораот 08.01.2016 № 9 . Подотчет, превышающий установленный лимит утверждается отдельным Приказом.
Предельный срок выдачи подотчетных сумм составляет 30 календарных дней.
Выдача денежных средств оформляется с указанием цели, на которую сотрудник имеет права тратить деньги. На иные цели расходование подотчетных сумм не допускается.
Передача денежных средств, полученных под отчет, другим лицам не разрешается.
Если работник в случае производственной необходимости и с устного согласия руководителя произвел оплату за счет собственных средств, возмещение производится по авансовому отчету работника, утвержденному директором в течение 3 дней.
Порядок выдачи и расходование подотчетных сумм на представительские расходы производится в соответствии с «Положением о расходовании денежных средств на представительские расходы», утвержденном Приказом директора от 04.01.2016 № 3 .
Порядок расчета и выдачи аванса на командировочные расходы происходит согласно «Положению о служебных командировках работников ООО «Восток» , утвержденном Приказом от 05.01.2016 № 5 .

3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов

Работник организации, получивший аванс на расходы в интересах предприятия, отчитывается о потраченных суммах в течение 3 дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы или не позднее 3 дней со дня приезда из командировки, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими факт расхода.
Форма авансового отчета утверждена Приказом директора от 05.12.2015 № 54 .
Работник производит оплату за товары и услуги от имени ООО «Восток» на основании доверенности, полученной в бухгалтерии организации.
Подотчетное лицо должно предоставить вместе с отчетом документы о произведенной оплате и о факте получения материальной ценности или услуги, то есть, кроме кассового чека и квитанции к приходному ордеру должны быть получены:

в розничной торговле – товарный чек с полной расшифровкой покупки;
в организациях оптовой торговли – накладная, счет-фактура или унифицированный передаточный документ;
при получении услуги – договор, акт прима-передачи, счет-фактура.

Первичные документы, должны содержать все необходимы реквизиты, предусмотренные законодательством, то есть:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, составлявшей документ;
содержание хозяйственной операции;
величину измерения в натуральных и денежных единицах;
наименование должностей ответственных лиц и их подписи.

Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах несут лица, составлявшие и подписавшие эти документы.
Полученный авансовый отчет проверяется бухгалтером по содержанию, по цели использования, по итоговой сумме в течение 3 дней, затем подписывается главным бухгалтером в течение2 дней и утверждается директором за 2 дня.
После утверждения авансовый отчет принимается к исполнению: перерасход по подотчетным суммам выдается подотчетному лицу в течение 3 дней, остаток вносится работником в течение 5 дней.
Если задолженность по подотчетным суммам вовремя не возвращается на предприятие, то в течение месяца принимается решение руководства об удержании долгаиз заработной платы работника и издается приказ.
В случае, когда подотчетные средства не были потрачены на указанные цели, работник в течение 3 дней после окончания срока аванса обязан вернуть полученный подотчет в полной сумме в кассу предприятия.
Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии, инициалов, сумм выдачи, произведенного расхода, возврата остатка или получения перерасхода.
Затраты, произведенные не по назначению, могут быть возмещены, по решению руководства, из чистой прибыли с оплатой всех необходимых налогов.

Образцы заявления подотчетного лица и авансового отчета находятся в Приложении к данному Положению.