Взаимный учет, контроль и жесткое регулирование финансово-хозяйственной деятельности является основной чистоты, своевременности и отсутствия разногласий по расчетам с контрагентами. Для этих целей в современном документообороте используется акт сверки взаиморасчетов.
Что такое акт сверки взаиморасчетов
Акт сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов) – это бухгалтерский документ, который составляется для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год). Данные, которые указывает в акте организация-инициатор, должны совпадать с информацией контрагента. При обнаружении расхождений в данных, это фиксируется в заключительной части документа.
В настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа. Также не закреплена законом и обязательность составления акта сверки взаиморасчетов, однако, это один из распространенных и востребованных документов в деловом обороте, необходимый для соблюдения всех условий договоров. При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки. Однако составлять его следует с учетом требований к первичной бухгалтерской документации.
В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций. Акт должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров. Конец формы должен содержать оборот за период и конечное сальдо.
Акт сверки взаиморасчетов является необходимым:
- при предоставлении продавцом продукции отсрочки платежа
- при предоставлении стандартных, регулярных услуг
- при высокой стоимости товаров и услуг
- при заключении большого числа договоров и дополнительных соглашений к ним
Бланк акта сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерским блоком организации и подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. Акт составляет в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента. При отправке акта важно указать срок, в течение которого контрагент должен подписать акт и вернуть один экземпляр организации-инициатору. Если для подписания акта сверки от организаций направляются представители, то у них должны быть при себе доверенности.
Подписать акт сверки взаиморасчетов могут только главные бухгалтера компаний, но это возможно только в том случае, если в акте не найдено расхождений и организации не имеют разногласий. Стоит понимать, что в случае появления разногласий, акт, предоставленный в суд без подписи директора, не будет действительным.
Составляя акты сверки взаиморасчетов, необходимо проводить проверку несколько счетов:
- расчеты по доходам
- расчеты по выданным авансам
- расчеты по недостачам
- расчеты по принятым обязательствам
Акт сверки между организациями, не имеющими имущественных споров, является исключительно технической деталью. Сверка может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности коммерческих отношений с организацией-контрагентом за определенный период.
Форму акта сверки взаиморасчетов можно скачать по этой ссылке: Форма акта сверки взаиморасчетов (*.xls, 28Kb).
Пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов представлен на картинке ниже (кликабельно):
«Оплата (000506 от 25.09.2013)» — поступление/списание средств со счета
«Продажа (19 от 31.10.2013)» — подтверждение факта оказания услуги (акт об оказании услуг), передачи товара (накладная)
Скачать пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов можно по этой ссылке:
Когда субъекты бизнеса работают друг с другом, выполняя свои обязанности согласно заключенным партнерским контрактам, они обмениваются между собой материальными и денежными ценностями. Это могут быть разовые или длительные операции. С целью урегулирования взаиморасчетов и проверки наличия задолженности у предприятий, рекомендуется составлять акт сверки взаиморасчетов.
Сверка взаиморасчетов с контрагентами осуществляется для уточнения наличия выраженных в стоимостных показателей взаимных требований.
Согласно действующему контракту одна компания осуществляет для другой поставку материальных ценностей, оказывает услугу или выполняет определенный перечень работ.
С другой стороны ее партнер за полученный товар, работу или услугу должен производить оплату либо денежными средствами, либо любым установленным подписанным контрактом способом.
На каждые подобные действия составляются первичные документы, на основании которых все стороны соглашения фиксируют в своем учете операции.
Часто рассмотренные факты хозяйственной деятельности не производятся все в один день. Либо отгрузка происходит партиями, либо оплата осуществляется частями.
Так как происходит отражение этих операций разными людьми в течение определенного времени, некоторые факты кто-то из партнеров может упустить.
Так как все организации должны формировать бухгалтерскую отчетность, сверка взаиморасчетов обязательно должна проводиться на отчетные даты, которыми выступают начало года, квартала, месяца, в зависимости за какой период осуществляется составление отчета.
Сверку расчетов нужно проводить при закрытии контрактов по их завершении, или же при досрочном расторжении.
Внимание! Также акт сверки необходимым при рассмотрении споров в арбитражных судах. Если задолженность компании подтверждена данным документом, в котором присутствуют подписи должника, то решение судьи будет в пользу истца.
Если оформляется банкротство и составляется очередь кредиторов, то подписанный акт сверки с должником будет иметь весомое значение.
Правила оформления Акта
Инициатором составления акта взаимных расчетов может выступать любая из сторон договорных отношений. Кроме того, если в них участвуют и третьи стороны (например, одна фирма производит оплату за другую), то инициатива о проведении сверки взаиморасчетов может исходить и от нее.
Акт сверки взаиморасчетов - это документ, который составляется с целью проверки и подтверждения взаимных расчетов между сторонами за какой-то период времени - месяц, квартал, год. Иными словами, это проверка отгрузок, оплат по конкретному контрагенту и выявление конечной суммы задолженности одной стороны перед второй (если таковая имеется) на определенную дату.
Как составить акт сверки взаиморасчетов
Этот акт, как правило, составляется бухгалтером. Бланк акта сверки взаиморасчетов не закреплен законодательно, поэтому каждая организация имеет право создавать его в произвольной, удобной для нее форме.
В данном документе в табличной форме отражаются по дебету и кредиту все операции за определенный период времени по каждой из организаций: продажа, оплата, приход (номер, дата проведения документа и сумма), выводится общий оборот за период и конечное сальдо.
Акт сверки взаиморасчетов составляется в двух экземплярах, по одной копии для каждой стороны, подписывается руководителями и скрепляется печатями организаций.
Акт сверки взаиморасчётов - это документ, который отражает состояние расчётов между двумя сторонами (компаниями, контрагентами) за определённый период времени.В нашей статье мы научим как правильно его заполнить и дадим пример для скачивания.
Образцы заполнения бланков акта сверки и примерная форма бланка представлены ниже:
Для чего нужен акт сверки взаиморасчетов
- Если планируется продлить крупные контракты;
- Если надо организовать взаиморасчёт;
- В период инвентаризации;
- Когда одна из сторон торгует в рассрочку;
- Для составления отчетов о задолженностях для руководства, контролирующих органов и т.п.;
- если во взаиморасчетах участвуют товары очень высокой стоимости;
- Для уточнения расчётов между сторонами.
Законодательство не обязывает организации составлять акты сверки взаиморасчётов в какое-то определённое время, это решает сама организация.
Акт сверки состоит из двух частей – для двух предприятий. Левую колонку заполняет инициатор составления акта, правую – его контрагент. Обычно акт сверки выглядит как перечень документов, упорядоченных по дате создания. Или вместо документов перечисляются проведённые операции: продажа, покупка, оплата и т.п.
Форма акта сверки взаиморасчетов
- номер акта;
- период, за который проводится сверка;
- наименования сторон (организация и лицо, действующее от его имени);
- реквизиты договора между сторонами;
- Сведения об операциях (с номерами и датами счетов-фактур, платёжных поручений или иных бумаг, подтверждающих поставку и оплату услуг или товаров), суммы операций;
- Конечное сальдо в денежном выражении;
- Подписи бухгалтера и директора «от руки», печать;
- Даты подписания Акта.
Документ составляется в двух экземплярах и подписывается главбухом и директором организации. Если между организациями нет имущественных споров, и составление акта носит чисто номинальный характер, под ним могут стоять подписи только главных бухгалтеров. Но такой акт не будет иметь силы в суде.
Затем, для проверки собственного реестра операций и внесения результатов в правую колонку, оба экземпляра отправляются бухгалтерии контрагента. Если контрагент согласен с данными, указанными в акте, то ставится вторая печать и подписи. Один акт возвращается инициатору, второй - остаётся у контрагента.
Хотите ускорить выписку документов и исключить возможные ошибки при заполнении? Вам поможет программа для автоматизации магазинов Бизнес.Ру. Она позволит вам автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также контролировать денежные потоки в компании.
В случае обнаружения расхождений, внизу документа об этом делается запись. Если из-за обнаруженных расхождений контрагент отказывается подписывать акт, а претензии инициатора подтверждаются другими документами, инициатор может подать в суд. Для ускорения решения подобных споров в договоре надо заранее оговорить сроки, в которые контрагент обязан произвести собственные расчёты и вернуть подписанный акт или расплатиться с долгами.
