Правила инкассации денежных средств из кассы. Как проводится инкассация денежных средств

Одним из способов, которым организации и предприниматели могут воспользоваться для сдачи наличной выручки в банк является инкассация денежных средств. Данная услуга предоставляется банками, в котором у бизнесменов открыт расчетный счет или специальными организациями, имеющими соответствующую лицензию. В статье рассмотрим, что такое инкассация, а также порядок предоставления и стоимость такой услуги.

Для чего нужна инкассация денежных средств

К основным целям инкассации денежных средств относят следующие:

1. Соблюдение правил сдачи денежных средств в банк, согласно Положению Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций на территории РФ» . Данное требование связано с тем, что практически в каждой компании утвержден определенный лимит кассы, то есть сумма денежных средств, которая может храниться в кассе. Все денежные средства сверх этой суммы подлежат сдаче на расчетный счет в банк.
2. Сохранность материальных ценностей компании и обеспечение ее безопасности. Каждая компания самостоятельно обеспечивает сохранность заработанных ими денежных средств своими силами. Для этого они вводят в свой штат охранников, сторожей, а также обеспечивают такие меры безопасности, как сигнализация и видеонаблюдение. Однако, хранение крупных денежных средств на счете в банке является самым безопасным способом сохранения средств, который к тому же позволяет компаниям осуществлять безналичные платежи.

Способы сдачи денежных средств в банк

Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:

1. Самостоятельно в кассу банка (организация сама вносит наличку). В этом случае от компании требуется обеспечение транспортом сотрудников, ответственных за сдачу наличности, а также принятие дополнительных мер безопасности.
2. Через федеральную почтовую связь. В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
3. С помощью специальной организации, которая входит в систему Банка России (в примеру, инкассаторская служба). В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.

Важно! Законодательство ограничивает перечень лиц, которые могут сдавать наличные денежные средства компании в банк. Однако, для организации более целесообразным будет назначение в качестве такого лица кассира, который является тем сотрудником, который несет за сохранность денег материальную ответственность.

Какие услуги предоставляют инкассаторские службы

Вне зависимости от того, кто именно будет осуществлять инкассаторские услуги (служба банка или сторонняя организация), с ее помощью могут выполняться следующие действия:

• доставка наличной выручки компании в банк;
• транспортировка выручки из торговых точек компании в главный офис с целью последующей сдачи в банк;
• транспортировка денежных средств на место покупки материальных ценностей;
• сбор денежных средств из структурных подразделений компании и транспортировка их в банк;
• сопровождение с целью обеспечения безопасности представителей компании, транспортирующих денежные средства или ценные бумаги к месту хранения;
• доставка денежных средств из банка в офис или отдельное подразделение компании с целью их использования (на зарплату, для наличных расчетов с контрагентами);
• доставка по заказу компаний разменной монеты.

Стоимость инкассаторских услуг

Стоимость услуг инкассаторских служб может значительно отличаться в зависимости от определенных условий, к которым относят:

От чего зависит стоимость услуг	Подробнее
Сумма денежных средств, которую должны будут транспортировать инкассаторы	Обычно оплата рассчитывается как определенный процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма подлежит перевозке, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность точки компании, из которой инкассаторы забирают денежные средства до банка, в который денежные средства подлежат сдаче	Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше будет оплата
Частота инкассаций	Если компании требуются только разовые услуги инкассаторов, то они стоят дороже. При заключение договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку их в банк).
Меры предосторожности	От того, какие меры безопасности хочет получить клиент, также будет зависеть стоимость инкассаторских услуг. Дешевле обойдутся стандартные условия, а если клиент хочет усилить меры безопасности, то цена будет уже выше.
Вид, оказываемых услуг	Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудников компании, либо полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения компании и инкассаторской службы	В зависимости от региона места проведения инкассации также зависит стоимость услуг

Заполнение явочных карточек

При проведении инкассации происходит ежемесячное оформление явочных карточек (0402303), содержание которых должно соответствовать требованиям Положения Банка России. В карточках отмечается следующая информация:

• номера сумок инкассаторов, в которых перевозят деньги (за каждой точки, с которой забираются средства закрепляется несколько сумок, одну из которых забирают инкассаторы, а вторая остается в компании);
• наименование и адрес компании, у которой производится забор денежных средств;
• телефон дляконтактов;
• режим работы (указывает график работы в будние и выходные дни, а также перерывы на обед);
• время, в которое инкассаторы осуществляют забор денежных средств (Читайте также статью ⇒ ).

Порядок сдачи наличных через инкассаторов

При передаче денежных средств инкассаторской службе, кассиру следует подготовить необходимые день, сложить их в специальную сумку, а также заполнитьследующие документы:

• препроводительная ведомость;
• накладная к сумке;
• квитанция к сумке.

Ведомость сотрудник компании должен вложить в сумку с наличными, которая после этого пломбируется таким образом, чтобы при транспортировке ее нельзя было незаметно вскрыть. Сумка, в которой уже лежат деньги передается инкассатору и заполняется явочная карточка. Принимая сумму, инкассатор должен будет подписать квитанцию, а также поставить на ней штамп. Затем квитанция передается представителю компании.

Далее действовать предстоит уже сотруднику банка. Получив денежные средства, кассир банка сверяет ее с суммой, указанной в объявлении на взнос. Если суммы совпадают, то все документы подписываются и выдается квитанция о внесении денежных средств.

Важно! Если суммы, указанные в документе и предоставленные в виде наличных, не совпадают, то объявление на взнос наличными оформляется вновь. А неверный документ должен быть перечеркнут, а на обороте указана действительная сумма и подпись.

При обнаружении сотрудником банка сомнительной купюры, кассир должен будет направить ее на экспертизу. При этом он составляет следующие документы:

• акт вскрытия сумки и пересчета наличности;
• ордер по передаче ценностей;
• справку о приеме денежных знаков на экспертизу.

Возможные проблемы при сдаче наличности инкассатору

Приезд инкассаторской службы должен осуществляться в строго оговоренное время. При этом, если подготовить наличные кассир заранее не успевает, то может возникнуть сбой в графике движения инкассаторского транспорта. В этом случае они могут наложить штраф на компанию, а компания сумму этого штрафа может взыскать с ответственного кассира, виновного в произошедшем.

Важно! Если сотрудник инкассаторской службы будет обнаружено, что нарушена целостность сумки, либо пломбы, то наличные денежные средства он принять откажется.

Если инкассатор заметит неточности или ошибки в сопроводительной ведомости, то кассиру нужно будет составить новую ведомость, если это не займет большого количества времени и не нарушит график работы инкассаторов. Если инкассаторам приходится делать повторный заезд, то соответствующую отметку необходимо проставить в явочной карточке. Если сумка с деньгами инкассатору не была сдана, то в карточке ставится отметка «отказ», а также причина этого отказа. Данная отметка должна заверяться подписью ответственного лица компании (например, кассира). Если в какой либо день наличные деньги в банк не сдаются (например, в день выплаты зарплаты), то инкассаторскую службу необходимо предупредить об этом заранее по телефону.

Порядок инкассации, обработки, формирования и упаковки наличных денег.

Создание собственной структуры инкассации наличности требует больших расходов и не всегда нецелесообразно, преимуществом услуг сторонних организаций является их ответственность за несвоевременную инкассацию денежных средств. Как ведется учет инкассируемой наличности в страховой организации?

Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.

Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:
- непосредственно в кассы банков;

С помощью услуг инкассаторской службы банков;

С помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию

Банка России;

Через организацию федеральной почтовой связи;
- в автоматические сейфы.

Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, имеющее счет в банке, инкассируется в том же порядке, что и юридическое лицо. При этом в кассе необходимо обязательно документально оформлять оприходование выручки (приходными ордерами) и сдачу ее в банк (расходным ордером). Записи вносятся в разделы кассовой книги обособленного подразделения.

Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации установлены положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее - Положение № 318-П). В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» перевозку наличных денег, инкассацию, а также кассовые операции по приему и обработке наличных денег могут осуществлять только организации, входящие в систему Банка России.

Для перевозки наличных денег кредитная организация может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. И если для осуществления инкассации требуется наличие лицензии, то к транспортировке денежных средств такие требования не предъявляются. Однако ее могут осуществлять только специализированные организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.

Отношения с инкассаторскими работниками, осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками и нет возможности разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.

Как правило, по договору инкассации организации вменяется в обязанность обеспечение свободных и освещенных подъездных путей, входов, выходов и коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход - касса - выход, сопровождение работником охраны или иным должностным лицом организации.

Правила проведения инкассации

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-12

Инкассация денежной наличности

а. Директор магазина/Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан обеспечить осуществление инкассации денежных средств в подотчетном магазине, предусмотренной соответствующим договором на инкассацию. Договор на инкассацию должен быть заключен не позднее даты открытия магазина, при условии, что помещение прошло проверку на соответствие требованиям безопасности со стороны инкассирующей организации не позднее, чем за две недели до предполагаемой даты открытия. В противном случае дата начала инкассации может сдвигаться на соответствующее число дней просрочки.

б. Инкассацию имеет право сдавать только Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала/Старший кассир/Кассир, заключившие договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

в. Сотрудник, сдающий инкассацию, обязан проверить полномочия лиц, принимающих инкассацию, на предмет принадлежности к уполномоченным инкассаторам банка, с которым заключен договор на инкассацию.

г. Директор магазина обязан выборочно присутствовать при сдаче инкассации не менее 3-х (трех) раз в неделю и произвести сверку наличных денежных средств с данными кассового отчета.

д. Если инкассация сдается с использованием обычных инкассационных сумок (не секъюрпаков), Директор магазина предоставляет в подразделение инкассации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации.

е. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается в магазин для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение банка для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.

ж. На каждый магазин для инкассации денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.

з. Количество сумок, выдаваемых магазину Инкассатором-сборщиком, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.

и. Руководитель подразделения инкассации составляет маршруты и графики заездов инкассаторов в организации. Время заезда и периодичнос ть обслуживания банком по согласованию с ответственным сотрудником фФинансового отдела и Директором магазина.

к. Старший кассир/Кассир магазина к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает три препроводительных документа: ведомость к сумке, накладную к сумке и квитанцию.

л. С целью контроля за сдачей наличных денежных средств в инкассацию, и возможности отслеживания поступаемых сумм от магазинов на счет компании, необходимо во всех трёх экземплярах препроводительной ведомости по инкассации, в графе «от кого» необходимо указывать следующую информацию:

Клиентский код магазина;

Адрес магазина;

Бренд. ;

В графе «р/счет №» каждый магазин указывает свой расчетный счет. Данный счет можно узнать у ответственного сотрудника в подразделении казначейства.

м. Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр - квитанция к сумке с печатью и подписью инкассатора - остается в магазине и подшивается к соответствующему Ррасходному кассовому ордеру.

н. Сумка с денежной наличностью пломбируется Старшим кассиром/Кассиром магазина таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

о. Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет Старшему кассиру/Кассиру документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку (если инкассация сдается в сумки). Старший кассир/Кассир предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с денежной наличностью и два экземпляра препроводительной ведомости.

п. Инкассатор-сборщик принимает сумку с денежной наличностью с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру Кассиру организации порожнюю сумку (если инкассация сдается в сумки) и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы (цифрами и прописью), указанной в явочной карточке кассиромКассиром, суммам в накладной и квитанции к сумке. Также он проверяет соответствие номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего расписывается на квитанции к сумке, ставит печать и дату приема сумки.

р. Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью Старшего кассира/Кассира.

с. Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

т. В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием денежной наличности прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов.

у. В остальных случаях прием ценностей в магазине осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке. При этом компания оплачивает штраф за повторный заезд. Сумма штрафа может быть взыскана с материально-ответственного лица магазина.

ф. В случае отказа от сдачи денежной наличности /Старший кассир/Кассир делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.

х. В общем порядке все магазины инкассируются ежедневно, однако для некоторых магазинов в ежемесячном приказе на кассовый лимит установлена минимальная сумма сдачи инкассации. Если на конец дня к моменту предполагаемой сдачи инкассации данная минимальная сумма не может быть достигнута, магазин обязан сделать заблаговременный отказ от инкассации. Для этой цели во избежание наложения штрафов на компанию сотрудник магазина за 3 (три) часа до сдачи инкассации должен позвонить дежурному инкассатору и сообщить об отказе. В этом случае никакой записи в явочной карточке не делается.

ц. Сразу же после сдачи денежной наличности инкассаторам /Старший кассир/Кассир должен сформировать и учесть в системе Программе «1С» Ррасходный кассовый ордер на сумму инкассации денежной наличности.

ч. Сотрудник подразделения казначейства сверяет суммы РКО с типом операции «Инкассация» и суммы перечисленные на расчетный счет компании подразделением банка. В случае выявления между ними расхождений информирует Директора магазина по эл.ектронной почте с копией Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью и Старшему Аудитору розничной сетиМенеджеру группы розничного аудита о необходимости создания корректирующих кассовых ордеров в системе Программе «1С» магазина.

ш. В случае выявления излишка/недостачи сотрудниками кассового подразделения банка, Директор обязан обеспечить создание корректирующего Расходного/Приходного кассового ордера, в основании которого указаны: «коррекция к инкассации» и дата инкассации, на которую требуется создать коррекцию. Для магазинов Москвы и Санкт-Петербурга - корректирующий РКО/ПКО должен быть создан и выгружен в офисную систему Navision в течение 3 дней с момента получения информации от подразделения казначейства. Для магазинов других городов – в течение 3 дней с момента выявления расхождения, о котором магазину должно стать известно в результате ежедневного обзвона инкассирующего банка. Приложить к ордеру копию подтверждающего документа банка о выявленном расхождении и служебную записку с объяснениями кассираКассира.

щ. В с лучае выявления поддельной банкноты сотрудниками кассового подразделения банка, - сотрудник подразделения казначейства обязан обеспечить получение и пересылку в магазин по электронной почте копии документов (Акт вскрытия сумки, Акт изъятия), подтверждающих факт выявления поддельной банкноты в службе пересчета банка. После получения информации от сотрудника подразделения казначейства о выявлении поддельной купюры в инкассации - Директор обязан обеспечить создание корректирующего Расходного кассового ордера, в основании которого указаны: «коррекция к инкассации» и дата инкассации, на которую требуется создать коррекцию. Для магазинов Москвы и Санкт-Петербурга - корректирующий РКО/ПКО должен быть создан и выгружен в офисную систему Navision в течение 3 дней с момента получения информации от подразделения казначейства. Для магазинов других городов – в течение 3 дней с момента выявления расхождения, о котором магазину должно стать известно в результате ежедневного обзвона инкассирующего банка. Приложить к ордеру копию подтверждающего документа банка о выявленном расхождении и служебную записку с объяснениями Кассира.

ы. Магазины Москвы могут забирать подтверждающие документы банка о выявленном расхождении в соответствующей ячейке в Московском офисе. Для магазинов Санкт-Петербурга ответственный сотрудник подразделения казначейства осуществляет рассылку подтверждающих документов по электронной почте на адрес магазина. Магазины других городов подтверждающие документы могут забирать самостоятельно в подразделениях Банков.

э. Директора региональных магазинов, за исключением Москвы и Санкт-Петербурга, организуют и контролирует ежедневное осуществление звонков по телефону в инкассирующий банк и с целью выяснения наличия/отсутствия расхождений при получении инкассируемых сумм денег банком. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью осуществляет телефонный звонок в банк при осуществлении регулярной проверки магазина.

ю. В случае выявления расхождений в инкассации, Директор магазина обязан обеспечить формирование корректирующих кассовых ордеров в день получения информации о расхождениях.

я. К материальной ответственности за выявленную недостачу (в том числе при выявлении поддельных купюр) в инкассации привлекается сотрудник магазина, принимавший непосредственное участие в процессе сдачи инкассации и расписавшийся в графе «кассир» на бланке препроводительной ведомости. В случае если сотрудник не может быть привлечен к материальной ответственности по причине его увольнения, Директор магазина обязан проинформировать Старшего Аудитора розничной сетиМенеджера группы розничного аудита в день обнаружения расхождений по инкассации с целью принятия дальнейшего решения.

а. При получении информации о факте выявления поддельных банкнот, директор Директор магазина должен

Обеспечить подачу заявления в правоохранительные органы по факту выявления подделок,

Вести контроль статуса уголовного дела,

В случае списания суммы поддельных средств за счет компании, после окончания дела, выслать по электронной почте ответственным сотрудникам бухгалтерии бухгалтерии и аудита аудита фотографию судебного постановления \ / постановления о закрытии уголовного дела (зависит от исхода разбирательства).

В случае выявления поддельных банкнот может принято решение о возможности списания за счет средств компании.

аа. Списание суммы поддельных банкнот за счет компании возможно только в случае наличия в магазине работающих детекторов валют, отличных от моделей DORS 1200 и DoCash DVM BIG, а также детекторов других моделей, обладающих аналогичными техническими возможностями.

бб. Списание не производится, если в магазине на момент принятия фальшивых денежных средств, отсутствовали исправные детекторы.

вв. В случае принятия решения о списании суммы поддельных купюр за счет средств компании, в магазине в кратчайшие сроки (но не более 30 дней) в обязательном порядке должна быть установлена одна из моделей детекторов, определенных в пункте 13.1 я.

гг. В случае наличия оснований на списание суммы поддельных купюр за счет средств компании, Директор магазина в течение трех дней после получения информации о выявлении поддельных купюр, посредством электронной почты обеспечивает предоставление ответственным сотрудникам бухгалтерии Бухгалтерии и аудитаАудита:

Фотографии акта из банка, в котором в обязательном порядке должно присутствовать указание о высокой степени подделки выявленных купюр, а также о том, что подделка такого качества не может быть выявлена на оборудовании магазина (наименования оборудования);

Талона-уведомления о заведении уголовного дела \ /иного документа, подтверждающего факт заведения уголовного дела по факту выявления подделок;

Фотографии служебной записки о необходимости списания средств от территориального Территориального менеджера по управлению розничной сетью.

Аудитор розничной сети перед предоставлением согласования устанавливает факт проверки подлинности купюр при осуществлении каждого расчета с покупателями в день выявления подделки, после чего выносится единое, согласованное с сотрудниками бухгалтерии, решение о списании суммы.

Вопросы синтетического и аналитического учета кассовых операций мы рассматривали в . А каким образом оформляется в бухгалтерском учете сдача денег инкассатору? Расскажем об этом в нашей консультации.

Как сдаются наличные в банк

Хранение наличных денежных средств в кассе организации сверх установленного лимита не допускается, кроме дней выплаты зарплаты (абз. 8, 9 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Поэтому излишне накопленную наличность, в т.ч. выручку от наличной продажи товаров, необходимо сдать в банк, где у организации открыт расчетный счет.

Организация сдает наличные денежные средства в банк, как правило, через своего сотрудника (к примеру, кассира) или специализированную организацию – инкассаторскую службу.

Как оформить передачу наличных инкассатору

Для передачи наличных денежных средств в банк через инкассатора оформляется препроводительная ведомость к сумке 0402300, которая представляет собой комплект документов, состоящий из (п. 2.4 Положения, утв. Банком России 24.04.2008 № 318-П):

• ведомости к сумке;
• накладной к сумке;
• квитанции к сумке.

При этом у организации в качестве подтверждения того, что инкассатор принял от нее сумку с наличными для передачи в банк, остается квитанция к сумке, на которой должна стоять подпись инкассаторского работника и оттиск его штампа.

Кроме того, при передаче наличности инкассатору по препроводительной ведомости в обычном порядке оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме № КО-2 (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Он составляется на лицо (как правило, кассира организации), которое сформировало и передало инкассатору сумку с наличными (Письмо Банка России от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).

Как отразить в учете сдачу денег инкассатору

Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью с использованием счета 57 «Переводы в пути». При этом на счете 57 движение денежных средств в иностранных валютах должно учитываться обособленно (

При ведении бизнеса, где расчеты проводятся наличными, важно решить вопрос о хранении денежных средств. Большие суммы перевозить самостоятельно в банк опасно. Выходом из ситуации станет инкассация.

Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П .

Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.

Инкассация имеет следующие преимущества:

• ответственность за сохранность денег и ценностей;
• быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
• обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.

Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает , обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.

Кто может заниматься инкассацией

Проведение инкассации возможно банком или силами внутренних служб. Банковские учреждения могут привлекать к данной деятельности специализированные организации с лицензией на инкассацию. Часто мелкие банковские структуры пользуются услугами инкассаторских служб, закрепленных за более крупными банками.

Транспортировка денег осуществляется на специальном транспорте с усиленной защитой корпуса, пуленепробиваемыми стеклами. Внутри установлены камеры, производящие запись ситуации на дорогах. Самим инкассаторам необходимо носить бронежилет и огнестрельное оружие, которое они могут применить при нападении. Также инкассаторы передвигаются в сопровождении охраны.

Процесс инкассации

Сначала банк заключает договор с предприятием, которому требуются данные услуги. В процессе сотрудничества сотрудник регистрирует заявку клиента. В зависимости от объемов выручки выделяются сумки, каждая из которых имеет порядковый номер. Обязательно согласовывается график, по которому будет производиться сдача наличности. Инкассатор при себе всегда должен иметь сумку с номером, ключи, карту-заявку, штамп предприятия и доверенность, на основании которой он может перевозить ценности.

Предприниматель устанавливает максимально допустимую сумму инкассации (лимит) так, чтобы оставшиеся наличные средства в кассе позволяли предприятию продолжать нормально функционировать. Лимит утверждается на основании приказа и согласовывается с банком.

После подписания договора бизнесмен обязан придерживаться условий относительно сдачи денег. Нарушения повлекут за собой административную ответственность. При необходимости можно только отменить лимит и перестать пользоваться инкассаторскими услугами.

Как организовывается транспортировка денег

Порядок инкассации денежных средств строится следующим образом:

1. Работник кассы проверяет паспортные данные инкассатора, доверенность, карту-заявку, принимает сумку.
2. Инкассатор показывает образец пломбы, заполняет сумку, прилагает документы и квитанции.
3. Кассир заполняет документы, указав все проведенные действия в рамках инкассации.
4. Деньги складывают в сумку. Инкассатору в присутствии кассира необходимо осмотреть ее и пломбу, чтобы убедиться в отсутствие повреждений, что доступа к содержимому нет.
5. Кассир заполняет сопроводительные документы, ставит подпись.
6. Ценности перевозят в банк. Если банковский день завершен, пакет могут направить в инкассаторский офис на временное хранение – данный вопрос решается на этапе заключения договора.
7. В банке осуществляется пересчет денег, опись ценностей, проверка их подлинности и целостности. После этого сумма зачисляется на счет предприятия.

Инкассация наличности в бухгалтерском учете

Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.

Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации

Дебет	Кредит	Сумма	Основание	Операция
57	50.1	875 000
51	57	875 000	Выписка банка, приходный ордер	Выручка зачислена на счет магазина
91.02	51	1 050	Выписка банка	Списана комиссия за услуги инкассаторов (прием и пересчет денег)

Таблица 2: записи в учете при выявлении недостачи

Дебет	Кредит	Сумма	Основание	Операция
57	50.1	875 000	Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов	Дневная выручка передана в банк через инкассаторов
51	57	861 000	Выписка банка, акт пересчета денег инкассаторами	Зачислена выручка магазина на счет за минусом недостачи (875 000-14 000)
91.02	51	1 033	Выписка банка	Списана комиссия за услуги (прием и пересчет денег)
94	57	14 000	Акт пересчета	Недостача отражена в учете

Особые случаи

Если деньги были переданы инкассаторам с соблюдением всех правил, но сумма не попала в банк – кто несет ответственность?

Безопасность

Несмотря на высокий уровень защиты, всегда существует риск нападения на инкассатора или аварии на дороге с последующим уничтожением денежных средств (например, если во время ДТП был пожар). Обычно такие случаи предварительно отражаются в договоре, где предусмотрены положения о форс-мажорных обстоятельствах. Как правило, уважающие себя банки страхуют подобные случаи, а потому, компенсация осуществляется за счет страховой компании.

Недостача

Если обнаружен излишек денежных средств или их недостача. Необходимо составить акт пересчета в трех экземплярах (форма для них произвольная). Подписи ставят лица, которые принимали участие в перерасчете. Один экземпляр документа находится у заведующего кассой, второй передается организации, а третий – инкассаторам.

В договоре по оказанию услуги инкассирования платежных терминалов и касс банки указывают, что они не несут ответственности за недостачу или излишек, которые обнаружены в сумке, если упаковка произведена по всем правилам, и нигде не зафиксированы повреждения.

Точно так же, как клиент требует от кредитной организации соблюдения обязательств по пересчету и хранению ценностей, происходит формирование требований со стороны банковского учреждения относительно обеспечения инкассации в соответствии с установленными правилами:

1. Заранее оговоренные графики изъятия денежных средств и их перевозка должны выполняться неукоснительно и согласовываться на стадии заключения договора.
2. Компания, которая пользуется услугами инкассации, должна гарантировать беспрепятственные доступ к месту передачи денег.
3. Инкассатор должен предъявить удостоверение перед началом процедуры.
4. Транспортировка ценностей осуществляется только на специальном транспорте и в специальных опломбированных сумках.

Справка! Если недостача наличности повторяется, банк может предложить клиенту лично присутствовать при проведении перерасчета.

Инкассация обеспечит безопасную перевозку и хранение денег на счете. Это особенно важно для компаний с большой выручкой, которые работают в регионах с высоким уровнем преступности, или при наличии конкурентов.