Наличные деньги в кассе: не все расходы безопасны
Компания может работать без кассового аппарата, но совсем обойтись без наличных расчетов удается немногим. Из кассы можно выдавать заработную плату, займы, подотчетные суммы и т. д. Однако некоторые выплаты могут иметь негативные последствия. Так на какие цели можно безопасно тратить денежные средства, находящиеся в кассе предприятия? Какие расходы запрещено осуществлять непосредственно из наличной выручки? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в данной статье.
Наличность в кассу может поступить следующими способами:
- от покупателей (выручка от продаж);
- от учредителей (например, заем);
- от работников (возврат подотчетных сумм);
- с расчетного счета организации.
Расход наличных денег на конкретные цели зависит от способа их поступления. Рассмотрим наиболее распространенные ситуации выдачи денег из кассы.
Выручку, поступившую в кассу от продажи товаров (работ, услуг), можно тратить на определенные цели. В п. 2 Указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У содержится закрытый перечень таких оснований. Выручку из кассы правомерно расходовать на:
- заработную плату работникам и выплаты социального характера;
- выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- нужды организации, путем выдачи в подотчет;
- выплату денег за возвращенный товар, невыполненные работы (услуги) при условии, что они приобретались за наличные деньги;
- выдачу наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ.
Заработная плата: резиденты и нерезиденты
Заработная плата выплачивается по месту работы или путем перечисления в банк на счет, указанный работником (ст. 136 ТК РФ). Все условия прописываются в трудовом или коллективном договоре.
Деньги для выдачи заработной платы можно заранее заказать в банке. Если в кассе достаточно средств, то зарплату разрешено выдавать даже из выручки, полученной за товары (работы, услуги). Такой вывод следует из п. 2 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У .
Спорная ситуация возникает, если работник — иностранный гражданин. Иностранные сотрудники могут быть как резидентами, так и не резидентами РФ. Если иностранец не является резидентом РФ, то операции по выплате заработной платы или вознаграждения по гражданско-правовому договору признаются валютными. Такие операции регулируются Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Прямого запрета на расчеты наличными между организациями и работниками-нерезидентами в законе нет. Однако Федеральная служба финансово-бюджетного надзора в информационном письме от 07.08.2014 высказала противоположную точку зрения. Контролирующий орган считает, что выплата работодателем заработной платы нерезиденту наличными валютным законодательством не предусмотрена.
Трудовой кодекс не содержит никаких запретов на выдачу заработной платы иностранцу из кассы. Многочисленная судебная практика показывает, что компании вправе выдавать зарплату наличкой работникам вне зависимости от их гражданства (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2014 № А69-3060/2013 и Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 15693/07 , определение ВАС РФ от 27.01.2014 № ВАС-19914/13).
Если организация или ИП производит оплату труда работника-нерезидента через кассу, свою позицию, возможно, придется отстаивать в суде. Безопаснее перечислять зарплату на карточки сотрудников.
Материальная помощь сотрудникам
Материальную помощь можно отнести к выплатам социального характера. Такие выплаты поименованы в Указаниях ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У , а значит, выдать материальную помощь организация вправе из наличной выручки.
Расчеты с подотчетными лицами
Законодательство не содержит запрета на выдачу наличных денег в подотчет из выручки компании.
Выдать денежные средства из кассы в подотчет на хозяйственные нужды или командировку можно на основании письменного заявления работника. Заявление должно быть завизировано руководителем. В нем работник должен указать сумму и срок, на который необходимы деньги (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Отчитаться по израсходованным суммам подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении (приказе). Если сотрудник был в командировке, то представить авансовый отчет и сдать остаток подотчетных средств нужно в течение трех дней со дня выхода на работу.
Если работник своевременно не представил авансовый отчет, у него возникает задолженность перед организацией. Работодатель вправе удержать сумму долга из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).
Дивиденды
Из наличной выручки нельзя выплачивать дивиденды учредителям организации. Такой вывод можно сделать исходя из оснований, перечисленных в Указаниях ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У . Дивиденды не входят в состав возможных расходов.
Дивиденды можно выдать из кассы, если денежные средства поступили с расчетного счета или возвращены подотчетным лицом. Также выплатить причитающиеся учредителям суммы можно из любых наличных средств, которые не являются выручкой предприятия.
Исключение! Акционерные общества не вправе выдавать дивиденды из кассы. Они обязаны перечислить их на банковские счета получателей либо отправить почтовым переводом (п. 8 ст. 42 Закона № 208-ФЗ).
Заемные средства, аренда
Если компания платит работнику компенсацию за использование личного автомобиля, выручку для этих целей использовать нельзя. Компенсация за использование личного имущества не относится к расходам, которые можно выдавать из выручки. Ее нельзя считать оплатой товаров (работ, услуг) или зарплатой. Компенсацию также нельзя отнести к выплатам социального характера. Следовательно, компенсировать затраты можно путем перечисления денег на личный счет сотрудника либо из других наличных средств (кроме выручки).
Остались вопросы? Эксперты Норматива всегда готовы ответить.
Содержание журнала № 13 за 2017 г.Н.А. Мартынюк,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
На что нельзя выдавать наличные из кассы
На какие расчеты наличные - только из банка
Это все те расчеты, которые названы в строке 2 нашей таблицып. 4 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее - Указание № 3073-У) .
| № строки | Направления расходования денег, имеющихся в кассе | Источник денег в кассе | ||
| Наличная выручка (поступления от реализации товаров, работ, услуг) | Наличные, снятые с банковского счета | Все прочие поступления в кассу | ||
| 1 | Выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы. Выдача наличных денег работникам под отчет на любые цели (кроме расчетов, указанных в строке 2). Выплаты социального характера (включая пособия по обязательному соцстрахованию) работникам и иным физлицам. Оплата товаров (за исключением ценных бумаг), работ, услуг, в том числе по гражданско-правовым договорам с физлицами (кроме расчетов, указанных в строке 2). Возврат покупателям денег за оплаченные ими ранее наличными и возвращенные вам впоследствии товары, невыполненные работы, неоказанные услуги (кроме расчетов по договору аренды недвижимости). Выдача наличных при ведении операций банковским платежным агентом (субагентом) | Можно | Можно | Можно |
| 2 | Расчеты (включая и те, что проводит ваш подотчетник) с организацией, ИП, физлицом: по договорам аренды недвижимости; по операциям с ценными бумагами; по выдаче и/или возврату займов и процентов по ним | Нельзя | Можно | Нельзя |
| 3 | Все прочие расходы из кассы | Нельзя | Можно | Можно |
Внимание
Помните, что лимит расчетов наличными между двумя организациями, а также между организацией и ИП составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора арендып. 6 Указания № 3073-У .
Это максимум не за месяц аренды, а за весь ее срок. И не только для арендной платы, а для всех платежей по договору аренды в совокупности.
При этом аренду движимого имущества можно оплачивать из любых денег, находящихся в кассе. Снимать деньги со счета обязательно только для расчетов по аренде недвижимости.
При этом учтите, что:
расчеты по договору аренды недвижимости включают любые платежи во исполнение такого договора. А это не только собственно арендная плата, но и договорная неустойка, компенсация неотделимых улучшений, плата в возмещение арендатором ущерба, нанесенного арендуемому имуществу, возврат арендатору неиспользованного депозита за последний месяц аренды и т. д.;
расчеты по операциям с ценными бумагами включают, помимо прочего, и оплату покупаемых вашей организацией векселей, и выплаты по выданным вашей организацией векселям.
Внимание
Учтите, что если наличную выручку получило ОП, а потом передало ее в кассу головного или другого подразделения, то статуса наличной выручки эти деньги не теряют. Их расходование ограничено списком из строки 1 нашей таблицы.
Формулировка цели, которую вы указываете при получении наличных в банке, неважна. Например, вы заранее сняли со счета деньги на выплату отпускных. Но они не пригодились, так как отпуск решено было перенести. Вы вправе пустить эти наличные на расчеты, указанные в строке 2 таблицы. И если их хватает, то снимать в банке еще одну сумму специально для этого не нужно.
Наличную выручку тратим строго по списку
Наличные поступления за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (далее - наличная выручка) можно расходовать только на цели, указанные в строке 1 нашей таблицып. 2 Указания № 3073-У .
Формально к наличной выручке не относятся авансы, так как на момент их получения товары еще не проданы, работы не выполнены, услуги не оказаны. Но нельзя исключить, что налоговики при проверке приравняют авансы к выручке. Поэтому безопаснее их тоже тратить только по «целевому» перечню.
Пройдемся по тем расходам из строки 1, возможность оплаты которых из наличной выручки обычно вызывает вопросы.
Выплаты социального характера. Как определить, имеет ли та или иная выплата социальный характер? В самих правилах наличных расчетовУказание № 3073-У это понятие не раскрывается.
Можно сверяться со списками выплат, которые относятся и не относятся к социальным по правилам заполнения статистических формпп. 90 , 91 Порядка заполнения формы П-4, утв. Приказом Росстата от 26.10.2015 № 498 (далее - Порядок) . Но не обязательно ограничиваться только ими. Во-первых, правила наличных расчетов к этим спискам не отсылаютп. 2 Указания № 3073-У (в отличие от порядка ведения кассовых операцийабз. 8 п. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание № 3210-У) ). Во-вторых, росстатовский список соцвыплат не является закрытым.
Поэтому если выплата названа социальной в любом другом нормативно-правовом акте, то ее можно выдать из наличной выручки. Пример - пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком. По правилам заполнения статформ они не входят в состав выплат социального характерап. 90 , подп. «б», «в» п. 91 Порядка . Но по Закону они относятся к выплатам в рамках обязательного социального страхованияподп. 5- 8 п. 2 ст. 8 Закона от 16.07.99 № 165-ФЗ . Это позволяет считать, что выплата таких пособий имеет социальный характер.
Будьте внимательны с матпомощью. Так, один суд признал неправомерной выдачу из наличной выручки матпомощи ко дню рожденияПостановление 9 ААС от 23.03.2017 № 09АП-7557/2017-АК . Он решил, что она не является выплатой социального характера, поскольку «не направлена на удовлетворение потребностей работника в дополнительной социальной защите и не носит компенсационного характера». Поэтому безопаснее выдавать из наличной выручки только такую матпомощь, которая должна поддержать человека в трудной ситуацииподп. «у», «ч» п. 90 Порядка .
Часто выплачиваются вместе с зарплатой, но не относятся ни к ней, ни к социальным выплатам и поэтому не могут быть выданы из наличной выручки:
алименты;
компенсация работнику за использование им в работе своего имущества (она не является и оплатой услуг, на которую допускается тратить наличную выручку, так как выплачивается в соответствии с Трудовым кодексомст. 188 ТК РФ , а не с Гражданским кодексом).
В нашей таблице эти выплаты попадают в категорию «Все прочие расходы из кассы» (строка 3).
Командировочные. Прямо они не названы в перечне расходов, на которые разрешено тратить из кассы наличную выручку. Из-за этого один суд решил, что выдавать командировочные из наличной выручки нельзяПостановление 9 ААС от 25.10.2016 № 09АП-48317/2016 . Но это весьма спорный вывод. Выплата командировочных не названа отдельно потому, что попадает в категорию «выдача работникам под отчет», конечно, если деньги, как и положено, выдаются до начала командировкип. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 . А наличные под отчет можно выдать и из выручки.
Возмещение сумм, потраченных в интересах фирмы. Это возмещение директору, другому работнику, учредителю:
перерасхода подотчетных сумм на основании утвержденного руководством авансового отчета;
сумм, потраченных ими в интересах организации, когда деньги под отчет не выдавались. Сюда же относится и возмещение командировочных расходов по окончании командировки, аванс на которую не был выдан.
Здесь ситуация такая же, как с командировочными.
С одной стороны, есть судебное решение о том, что возмещение перерасхода подотчетнику из наличной выручки неправомерноПостановление 9 ААС от 18.10.2016 № 09АП-46832/2016, 09АП-46905/2016 . Основывался суд лишь на том, что этот вид выплат прямо не указан в списке целей, на которые можно тратить выручку, и к выдаче под отчет не относится.
С другой стороны, такое возмещение относится к имеющейся в списке выдаче наличных на оплату фирмой необходимых ей товаров, работ, услуг. Директор, решив возместить работнику (иному физлицу) потраченные им в интересах организации личные деньги, тем самым одобряет сделку по приобретению товаров, работ, услуг от ее именип. 1 ст. 182 , пп. 1, 2 ст. 183 ГК РФ .
Особая ситуация: возмещение физлицу расходов, наличные на оплату которых следует снимать со счета в банке (строка 2 нашей таблицы). Если сделать это из наличной выручки или из иных (то есть не со счета) поступлений в кассу, инспекция наверняка расценит это как нарушение.
Дивиденды (в ООО). Они не подпадают ни под одно из направлений расходования в строке 1, относятся к группе «Все прочие поступления в кассу» (строка 3 таблицы). Выплачивать их из наличной выручки нельзяПостановление 3 ААС от 01.04.2016 № А33-27288/2015 . Нужно использовать иные поступления в кассу или снять деньги со счета.
Выплаты комитенту (принципалу). Посредник, который по поручению комитента (принципала) продает его товары, работы, услуги, может тратить вырученные за них наличные только на расходы из строки 1 нашей таблицы. И среди них нет такой статьи, как передача выручки комитенту (принципалу). То есть нужно сначала эти деньги сдать в банк и затем либо снять и выдать наличными, либо перечислить со счета. Причем независимо от того, чьи товары (работы, услуги) вы продаете - организации, ИП или физлица.
Будет ли штраф за нарушение этих ограничений
Ни нецелевое расходование выручки, ни оплата расходов не из тех, денег, что нужно, не перечислены в ч. 1 ст. 15.1 КоАП как образующие состав правонарушения. Но налоговики в таких случаях штрафуют за несоблюдение порядка хранения свободных денегч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .
Напомним, свободные деньги - это сумма наличных на конец дня, превышающая лимит остатка кассы. Храниться они должны в банке на счете организацииабз. 7 п. 2 Указания № 3210-У . Но организация выдала их из кассы с нарушением правил. А деньги должны были остаться в кассе, и в конце дня их следовало сдать в банк как сверхлимитные. Поскольку в банк они не попали, порядок их хранения нарушен.
Внимание
Штраф за нарушение порядка хранения свободных наличных составляетч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ :
для организации - от 40 000 до 50 000 руб.;
для должностного лица - от 4000 до 5000 руб.
Штраф возможен, если налоговики обнаружат это нарушение не позже чем в течение 2 месяцев со дня его совершенияч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ .
Большинство судов поддерживают этот подходсм., например, Постановления 1 ААС от 11.12.2015 № А38-3850/2015 ; 3 ААС от 28.04.2016 № А33-26492/2015 ; 9 ААС от 31.03.2017 № 09АП-5877/2017 ; 13 ААС от 19.04.2017 № 13АП-4126/2017 ; 14 ААС от 16.01.2017 № А05-8178/2016 . Правда, если налоговики не докажут, что с учетом «неправильного» расхода лимит остатка кассы был бы превышен, то суд может и отменить штраф. Если организация пользуется этим правом, то свободных (то есть сверхлимитных) наличных у нее в принципе не бывает. И в случае неправильного расходования денег из кассы оштрафовать ее за нарушение порядка хранения свободных наличных, получается, нельзя. Но рассчитывать на это опасно. Один суд этот аргумент не принял, оставив постановление о штрафе в силеПостановления 17 ААС от 21.10.2016 № 17АП-11503/2016-АКУ , от 21.10.2016 № 17АП-11486/2016-АКу .
Все остальное тратим как хотим?
Все поступления в кассу, не являющиеся наличной выручкой, можно выдавать на что угодно (кроме, разумеется, расчетов из строки 2 нашей таблицы). Это, в частности, следующие поступления:
полученные и возвращенные займы, проценты по ним. Вопреки расхожему мнению, их не обязательно вносить на счет - можно расходовать из кассы сразу;
внесенные наличными оплата взноса в уставный капитал, вклад участника в имущество общества;
возврат авансов от покупателей и переплат от поставщиков;
возмещение работниками недостач и возвраты ошибочно выплаченных им сумм;
безвозмездно полученные деньги;
возврат подотчетниками неизрасходованных сумм. Однако это не означает, что можно выдать наличную выручку якобы под отчет, спустя время получить эти деньги обратно в кассу как неизрасходованные и тратить на запрещенные для наличной выручки цели. Инспекторы в случае проверки наверняка будут настаивать, что наличная выручка не перестала быть выручкой от того, что несколько дней хранилась не в кассе, а у работника.
Причем налоговикам уже удавалось добиться штрафа в аналогичной ситуации: «сверхлимит» остатка кассы был выдан якобы под отчет на хозрасходы, но работник эти деньги ни на что не потратил. Инспекторы расценили это как искусственное занижение остатка кассы для того, чтобы не сдавать сверхлимитную сумму в банк. И некоторые суды их поддержалиРешения Свердловского облсуда от 31.05.2016 № 72-733/2016 ; АС Свердловской области от 14.07.2015 № А60-27274/2015 . Правда, есть и такие, которые не увидели в этом оснований для штрафаПостановление 9 ААС от 27.07.2016 № 09АП-30308/2016 .
В обычной хозяйственной ситуации (когда работник получил деньги из наличной выручки под отчет, часть потратил, а не пригодившийся остаток вернул) к вам вряд ли будут претензии из-за расходования этого остатка на цели из строки 1 нашей таблицы.
Нередкая ситуация: покупатель расплатился картой, потом вернул товар и настаивает на том, чтобы деньги ему вернули наличными. Если необходимо пойти ему навстречу, то из наличной выручки в этом случае выдать деньги нельзяп. 2 Указания № 3073-У . Можно выдать их только из других сумм - поступивших с расчетного счета, полученных в виде займов и т. д.
Если же вернувший товар человек купил его у вас за наличные, а деньги просит перечислить ему на банковскую карту, это можно сделать - запрета нет.
Указание ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У устанавливает лимит наличных расчетов деньгами между юридическими лицами в 2019 году. Расчеты между физическими лицами наличными деньгами не ограничиваются.
Главное новшество – на некоторые наличные расчеты юридических лиц и ИП смогут тратить только деньги, снятые с банковского счета и внесенные в кассу.
Есть запрет на выдачу наличных из кассы из наличной выручки на цели, не упомянутые в указании ЦБ. Т.е., чтобы выдать сотруднику заём, нужно взять наличную выручку, сдать ее в банк, потом получить сумму займа наличными в банке по чеку, и только из полученных в банке наличных выдать заём. Естественно, обслуживающий банк получает прибыль в виде комиссии за прием и выдачу наличных. Это, судя повсему, и есть основная цель запрета, чтобы народ больше платил комиссии своему банку.
Из выручки, займов, возврата неизрасходованных подотчетных денег и всех прочих сумм, поступивших в кассу не со счета вашей организации (ИП), наличные денежные расчеты, не поименованные в списке разрешенных, проводить нельзя.
А вот и приятные нововведения наличных расчетов - ИП вправе забрать выручку из кассы на свои личные нужды без ограничения по сумме. Достаточно составить РКО - (расходник) с формулировкой «На личные (потребительские) нужды ИП».
А вот предельный лимит расчета наличными остался неизменным: 100 000 руб. в рамках одного договора между юридическими лицами и ИП (далее - участники наличных расчетов).
к меню
Кто является участниками, на которые действуют лимит наличных расчетов
Максимальный размер расчетов наличными деньгами составляет 100 000
руб. Это ограничение распространяется на наличные расчеты:
- между организациями;
- между организацией и индивидуальным предпринимателем;
- между индивидуальными предпринимателями.
Расчеты с участием граждан осуществляются без ограничения суммы. То есть компания или предприниматель вправе получать или передавать гражданам наличные суммы без ограничений и лимит расчетов наличными не соблюдать.
к меню
На что НЕ распространяется лимит расчета наличными деньгами?
Наличные без ограничения можно расходовать в случае:
- выплаты заработной платы;
- выплаты начислений социального характера;
- выдачи денег под отчет;
- расходования средств на личные нужды предпринимателя, при условии что выплата не будет направлена на его предпринимательскую деятельность.
к меню
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Текст постановления №3073-У ЦБ РФ Об Осуществлении Наличных Расчетов
Настоящее Указание устанавливает правила осуществления наличных расчетов в РФ в валюте РФ, а также в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
1. Настоящее Указание не распространяется на наличные расчеты с участием Банка России, а также на:
наличные расчеты в валюте РФ и в иностранной валюте между физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями;
банковские операции, осуществляемые в соответствии с законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России;
осуществление платежей в соответствии с таможенным законодательством РФ и законодательством РФ о налогах и сборах.
к меню
Вопросы-ответы по ограничениям наличными 100000 руб.
Итак, мы видим, что Указание устанавливает Лимит расчета наличными для оплаты наличных расчетов между юридическими лицами и ИП с 2014, который по величине не изменился и равен 100 000 рублей по одному договору.
Можно ли в один кассовый день производить операции с одним и тем же контрагентом на сумму более 100 тыс рублей
Да, можно по нескольким договорам не более 100 тыс. руб. по одному договору в один день. Написано: "Наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора , заключенного между указанными лицами".
Внимание!
Если предмет договора и все остальные условия остались прежними в других договорах, то велика вероятность, что суд может признать (некоторые суды и признают), такие договора "одним договором".
Выдача работнику наличные под отчет на командировку
Можете выдать их в том числе за счет наличной выручки и нарушения кассовой дисциплины в этом случае не будет. Потому что деньги, потраченные на командировку, - это расходы организации, то есть оплата товаров, работ, услуг, приобретаемых в ее интересах. А на такую оплату расходовать наличную выручку разрешено. И неважно, выдаете ли вы деньги авансом или возмещаете работникам уже потраченные суммы.к меню
Штраф за несоблюдение кассовой дисциплины
Если юридическое лицо или ИП превышают размер 100 000 руб. по одному договору, то это считается нарушением порядка работы с наличными. За это предусмотрен штраф по .
Для организаций его сумма составляет от 40 000 до 50 000 руб. Для ответственного работника (должностного лица) - от 4000 до 5000 руб. Но привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 и подп. 6 ч. 1 ).
Арбитражная практика подтверждает такую позицию. Так, например, за нарушение лимита наличных расчетов можно привлечь организацию, которая получает деньги (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30 ноября 2010 г. по делу № А28-2959/2010). Причем даже если деньги платит предприниматель (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18 февраля 2010 г. по делу № А28-16681/2009).
Такой же порядок действует и на расчеты по договору мены. В нем обе стороны являются одновременно и покупателем, и продавцом (
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .
Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе
Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:
Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег
L = V / P x N c
L
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).
P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней
N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).
Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы
Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).
В этом случае применяется формула:
L = R / P x N n
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;
P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.
N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.
В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).
Приказ для установления лимита по кассе
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Упрощенный порядок
Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).
Выдача наличных денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).
В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .
Ограничение наличных расчетов
Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .
На что чиновники разрешают тратить наличную выручку, а на что - нет? По каким правилам сдавать сверхлимитную выручку в банк? Читайте об этом в статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера».
В кассе организации можно хранить наличные деньги только до определенной суммы. Размер лимита каждая компания устанавливает самостоятельно, исходя из объема наличной выручки, полученной в расчетном периоде. Причем для расчета можно взять любой отрезок времени - предыдущие месяцы, время пика продаж или какой-нибудь период прошлого года. Главное, чтобы длительность этого периода не превышала 92 рабочих дней.
Затем нужно определить, с какой периодичностью вы будете сдавать излишки наличных в банк. Общее правило гласит: сдавать деньги надо не реже одного раза за семь рабочих дней.
Сосредоточимся на том, что можно делать с наличной выручкой. Коротко говоря, у организации есть два варианта: потратить деньги на что-то и сдать в банк. А теперь - детали.
На что можно потратить наличную выручку
Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать только на цели, прописанные в пункте 2 Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У. А это:
Любые выплаты сотрудникам;
Оплата товаров и услуг, командировочных расходов (через подотчетных лиц);
Выплата денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
Возмещения по договорам страхования граждан.
Будьте внимательны: на эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров. А если компания получает наличные от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц?
Например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле. Такие поступления наличности обязательно нужно сдать в банк в полном объеме.
Формально за нарушение этого правила не предусмотрено административной ответственности. Однако налоговики в ходе проверок кассовой дисциплины выписывают штрафы по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ.
Есть еще несколько спорных ситуаций, когда неясно, можно расходовать наличную выручку или нет. Все эти случаи посмотрите в таблице (см. ниже). Здесь налоговые инспекторы также штрафуют компании и ответственных сотрудников по статье 15.1 КоАП РФ.
На какие цели опасно расходовать наличную выручку
| Ситуация | Комментарий |
|---|---|
| Выдали заем работнику, другому гражданину и сторонней организации | В перечне операций, на которые можно расходовать наличную выручку, выдача займов не прописана (). Данный перечень является закрытым. Поэтому предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе. Такой же вывод следует из . За такие действия налоговики оштрафуют организацию. Причем судьи поддерживают инспекторов. Посмотрите, например, |
| Вернули ранее полученный заем. Например, учредитель предоставил компании заем наличными деньгами. Компания хочет вернуть долг из наличной выручки | Такая операция, как возврат займов, не поименована в закрытом перечне операций, на которые организация может расходовать наличную выручку. Поэтому если налоговики в ходе проверки кассовой дисциплины обнаружат, что компания вернула заем из наличной выручки, то оштрафуют организацию или ее работников (). Причем судьи часто поддерживают инспекторов. Один из примеров - |
| Выплатили дивиденды | Направлять наличную выручку на выплату дивидендов рискованно. Причина проста - это не предусмотрено . Так что в случае проверки вероятны штрафы по КоАП РФ. Между тем официальных разъяснений Банка России по данному вопросу не было. Да и арбитражной практики насчет подобных споров с налоговиками нет. Кроме того, штрафные санкции за нецелевое расходование наличных могут быть прописаны в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком () |
| Покупатель вернул товар, ранее оплаченный банковской картой. При этом компания возвращает деньги из наличной выручки | Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте, не входит в перечень из . Значит, выдать покупателю деньги за возвращенный товар из кассы нельзя (официальное разъяснение Банка России от 28 сентября 2009 г. № 34-ОР ). Если товар оплачен банковской картой, то при его возврате деньги нужно также вернуть на банковский счет покупателя. Возврат денег из кассы не допускается. В противном случае инспекторы предъявят штраф за нарушение кассовой дисциплины. Однако такие претензии на практике случаются редко |
Добавлю, что срок давности для таких нарушений - два месяца. То есть, если налоговики не пришли с проверкой в течение двух месяцев с даты, когда компания потратила наличную выручку, претензии предъявить они не смогут. А если и начислят штраф, то вы без труда его оспорите.
Как сдать остаток наличных в банк
Есть несколько способов, как сдать в банк сверхлимитную наличность. Вы можете отвезти деньги в операционную кассу банка или договориться с инкассаторской службой. Есть еще вариант - сдать деньги через почту. Но это актуально, только если в вашем городе нет отделения нужного банка. В законе нет четкого перечня должностей тех сотрудников, которые вправе сдавать наличные деньги в банк. Логичнее всего поручить это кассиру.
Какой бы способ вы ни выбрали, надо оформить расходный кассовый ордер и внести запись в кассовую книгу. Если сотрудник компании сдает наличные непосредственно в кассу банка, заполняется объявление на взнос наличными.
Организация решила сдавать деньги через инкассаторскую службу? Тогда к приезду инкассаторов кассир должен подготовить наличную выручку, сложить ее в специальную сумку и составить несколько документов.
К ним относятся препроводительная ведомость, накладная и квитанция. Кассир вкладывает ведомость в сумку с денежной наличностью. Затем сумку нужно запломбировать так, чтобы при перевозке ее нельзя было незаметно вскрыть. А после накладную и сумку с наличными деньгами необходимо передать инкассатору.
Кроме того, кассир заполняет явочную карточку. При приеме сумки инкассатор подпишет квитанцию и проставит на ней оттиск штампа. Эта квитанция должна остаться у вас.
Кстати, формы всех нужных документов приведены в Положении Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П .
Независимо от того, самостоятельно ли вы отвезли деньги в банк или передали инкассатору, в бухгалтерском учете сделайте такие проводки:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50
Сданы в банк денежные средства;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57
Зачислены деньги на расчетный счет.
ВОПРОС УЧАСТНИКА - Как в бухгалтерском учете при расчете налога на прибыль и НДС отражать потраченные на инкассацию деньги?
Затраты, связанные с оплатой инкассаторских услуг, в бухучете относятся к прочим расходам. То есть их отражают по дебету счета 91.
При расчете налога на прибыль стоимость услуг по инкассации компания может учесть в составе внереализационных расходов. Основание для этого - подпункт 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ.
Что касается НДС, то банковские услуги освобождены от данного налога. Однако инкассация является исключением из данного правила (подп. 3 п. 3 ст. 149 кодекса). Таким образом, предъявленный банком налог вы можете поставить к вычету. Само собой, должны быть соблюдены правила статей и НК РФ. То есть услуги оказаны и используются в деятельности, облагаемой НДС, и в наличии есть счет-фактура.
Теперь предположим, что сотрудники банка обнаружили одну или две фальшивые купюры. В этом случае деньги отправят на экспертизу и составят:
Акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег (код ОКУД - 0402300);
Справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков в двух экземплярах (код ОКУД - 0402159).
Если экспертиза подтвердит, что купюра фальшивая, организация должна получить акт экспертизы (код ОКУД - 0402156). Затем учтите номинальную стоимость фальшивых банкнот как недостачу. Проводка такая:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 57
Отражена недостача наличных, выявленная при инкассации.
Эту недостачу вы можете взыскать с ответственного работника (кассира). Тут важно, заключили вы с ним договор о материальной ответственности или нет. Напомню, что оформлять этот документ действующее законодательство не требует.
Будьте внимательны: с кассира нельзя взыскать недостачу, возникшую из-за того, что его рабочее место не было оборудовано техническими средствами для контроля подлинности банкнот или эти средства оказались неисправными.
Это правило действует, даже если с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности. Данный вывод следует из статьи 239 ТК РФ.
В любом случае в бухгалтерском учете надо сделать такие проводки:
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
Отражена сумма недостачи, которая будет взыскана с материально ответственного работника;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Удержан ущерб из зарплаты кассира.
В налоговом учете взысканные суммы отразите как внереализационный доход. Сделайте это на ту дату, когда человек распишется в том, что ознакомился с приказом о взыскании с него ущерба (см. образец приказа ниже). Если деньги пришлось взыскивать через суд, дождитесь, пока решение суда вступит в силу.
Возможно, договор о материальной ответственности с кассиром не заключали. Тогда взыскать удастся лишь сумму ущерба, не превышающую среднемесячный заработок этого работника. А сумму самой недостачи отразите в налоговом учете как внереализационный расход. С таким подходом согласны чиновники из Минфина России в письме от 14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648 . Но учесть затраты можно только в той сумме, которую компания взыскивает.
Если руководство решило не взыскивать ущерб с работника, недостачу в бухучете нужно относить на прочие расходы. Сделайте такую проводку:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
Списаны суммы недостачи за счет средств организации.
При этом в налоговом учете расход не показывают. Не удастся списать и номинальную стоимость фальшивых купюр (п. 49 ст. 270 НК РФ). Поэтому данная сумма недостачи является постоянной разницей, из-за которой в бухучете придется отразить постоянное налоговое обязательство. То есть сумму в размере 20 процентов от величины недостачи, списанной в бухучете, вы зафиксируете проводкой:
ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
Отражено постоянное налоговое обязательство.
Напоследок отмечу, что малые предприятия не обязаны применять ПБУ 18/02. Таким компаниям отражать разницы не нужно.
Статья подготовлена нашими коллегами
из журнала «Семинар для бухгалтера»
