Что такое карточка учета материалов. Схема пассивных и активных счетов

В отношении каждого отдельного вида материалов на складе ведется карточка учета типовой формы М-17. В данном бланке отражается приход и расход указанного наименования. Записи в складскую карточку выполняются работником склада на основании приходных и расходных документов.

Сведения о приходных операциях вносятся на основании приходного ордера М-4, о расходных операциях — на основании лимитно-заборной карты М-8, накладной М-15 или требования М-11.

Бланки и образец заполнения указанных форм можно скачать по ссылкам ниже.

Складская карточка учета материалов форма М-17 заполняется в одном экземпляре, ежемесячно передается в бухгалтерию.

В качестве примера ниже приведен образец заполнения карточки учета материалов по форме М-17. Ссылка на бесплатное скачивание находится внизу бланка.

Образец заполнения

Форма М-17 заполняется материально-ответственным лицом с обеих сторон. На лицевой стороне бланка карточки следует указать наименование материалов. В отношении каждого отдельного наименования, марки ценностей следует заполнять отдельную карточку. Вверху бланка следует указать, кто является владельцем указанного наименования, место, где ценности хранятся (название организации, структурного подразделения).

На лицевой стороне отражается общая информацию о материале:

• наименование,
• место хранения;
• основные характеристики (марка, сорт, профиль, размер, номер по складской картотеке);
• единица измерения указывается кодом и наименованием (берется из ОКЕИ);
• цена за единицу;
• норма запаса, если устанавливается — лимит, который должен всегда оставаться на складе;
• срок годности, если имеется;
• наименование организации поставщика;
• содержание драгоценных металлов, если есть.

После того, как основные сведения в карточке учета М-17 заполнены, в нее вносятся сведения о поступлении и списании данного наименование из места хранения. Каждая запись делается на основании соответствующего документа (приходного или расходного). Для каждого движения следует указать дату совершения операции, порядковые номер документа, наименование лица, от которого получены материалы, или кому отпущены (это может быть другое подразделение организации или другая организация).

При поступлении материалов делается отметка в графе «приход», при списании — в графе «расход». По итогам совершения приходной или расходной операции выводится остаток на складе. Ответственное лицо, которое внесло запись о приходе или расходе материальных ценностей, ставит свою подпись в последней графе таблицы.

В организациях различных сфер производственной деятельности бухучёт требует ведения учета товарно-материальных ценностей. В связи с этим компании вынуждены применять карточки учёта материалов. В данной статье расскажем о применении учётных карточек по форме М-17.

Обязанность по заполнению карточки М-17

Как уже было сказано ранее, предприятия вынуждены вести учёт ТМЦ, используя при этом такой документ, как карточка учёта материалов. До 2013 года ведение такого значимого для бухгалтерии документа было строго предусмотрено законодательством – применять для целей складского учета можно было только предусмотренные карточки по форме М-17. На сегодняшний день учетные карточки для ТМЦ могут быть разработаны своими силами. Однако, многие организации не спешат отказываться от традиционных карточек. Это обусловлено тем, что они достаточно удобные для учета и для их применения не требуется вновь придумывать колесо.

Ответственность за ведение карточек возлагается на материально-ответственных лиц, коими обычно являются заведующие складом. МОЛ должно вносить в неё записи каждый раз, когда поступает материал, а так же каждый раз при его потреблении.

Важно ! Возложить обязанность за ведение карточек М-17 можно и на кладовщиков или иных работников складка. Для этого заведующему складского хозяйство необходимо заручиться согласием главного бухгалтера.

Применение карточки учёта М-17 в организациях

Применение карточек учета М-17 необходимо в организациях, где большое количество материалов различающихся по наименованиям, артикулам, сортам, цветам, размерам и так далее. Это обусловлено тем, что применение таких карточек позволяет учитывать ТМЦ как раз по этим самым признакам.

Порядок ведения карточек по форме М-17

Жизненный цикл карточки учёта М-17 начинается с оформления таковой службой закупки и продолжается в течение года. В ней закупщик указывает следующие данные:

1. Наименование ТМЦ;
2. Склад-получатель;
3. Отличительные признаки ТМЦ (размер, артикул и т.п.);
4. Номенклатурный номер;
5. Единицу измерения.

Все карточки регистрируются в специализированном реестре ответственным работником бухгалтерии. При этом он проставляет свою подпись на каждой из них. Далее все зарегистрированные и подписанные карточки М-17 выдаются заведующему складским хозяйством, который в свою очередь вносит в них информацию о том, где хранится ТМЦ.

Важно ! При этом каждая новая карточка заводится только в случае, если номенклатурный номер разный с уже существующими карточками.

Как было сказано ранее, во время поступление или убытия товарно-материальных ценностей ответственное лицо обязано делать записи в учётных карточках. По окончании каждого месяца проставляются итоги по операциям поступления и отгрузок, так же выводится остаток ТМЦ на складе. Тогда, когда карточка заполняется полностью, заводятся последующие листы (второй, третий и далее). Их так же заверяет главбух при очередной проверке. Все они должны быть пронумерованы и скреплены для удобства их использования и хранения.

В конце года в карточках указывают остаток ТМЦ на первый день нового года – 1 января, после чего заводят новую карточку и переносят эту цифру туда. По прошествии года карточки собирают, закрывают, подшивают в папку и сдают на хранение в архив.

Бланк и образец заполнения карточки учёта М-17

При ведении карточек М-17 в учётных системах, у сотрудников закупочной службы не возникает трудностей с их поиском, поскольку распечатать из можно прямо из системы. Люди же ведущие учёт по-старинке постоянно сталкиваются с необходимостью поиска бланка в интернете или покупкой его в специализированных магазинах. Именно поэтому мы разместили ссылку здесь, по которой можно сказать бланк учётной карточка учета по форме М-17 .

Правила заполнения карточки учёта

Работники склада должны помнить о необходимости соблюдения правил ведения учетных карточек М-17.

Таким образом, следует учитывать, что оформление карточек может осуществляться как вручную, так и с помощью оргтехники. При этом в учётных карточках должна присутствовать живая подпись материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность ТМЦ. При ручном оформлении следует всегда пользоваться шариковой ручкой.

Если необходимо отпустить товар со склада в производство или на другие нужды, то в карточке делается запись о том, что товар отпущен с указанием даты отпуска и реквизитов получателей. На основании этого документа получателю могут выписывать лимитно-заборную ведомость, которая у него и остаётся. Так же допустимый лимит может быть указанная самой карточке. В этих случаях другие документы, подтверждающие движение не оформляются, а получатель проставляет подпись под операцией в карточке.

Записи в учётную карточку N М-17 вносятся на основании следующих документов:

1. Приходных ордеров;
2. Требований-накладных;
3. Накладных Торг-12;
4. ТТН и т.д.

При внесении записи об операции указываются следующие данные:

1. Дата проведения оприходования и отгрузки со склада;
2. Документ-основание для выполнения операции (реквизиты);
3. Описание операции в краткой форме.

Оформленные вручную записи не должны содержать помарок. Исправления так же лучше не делать. Однако, если это произошло, то следует аккуратно перечеркнуть неверную информацию и написать вверху верные данные, заверив исправления подписью.

Срок хранения карточек учета М-17

Если говорить о том, сколько требуется хранить карточку учета ТМЦ по форме М-18, то однозначного ответа на этот вопрос нет. Все зависит от нормативных актов, принятых в организации. Тем не менее следует сказать, что в складском хозяйстве карточка заводится, как правило в начале года и используется в течение одного календарного года, собственно в этот период она там хранится. После того, как срок ее действия истёк, ее подшивают в папку с остальными карточками. Затем эту папку передают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов в архиве не должен быть меньше 5 лет.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Добрый день! Если учётная карточка М-17 оформляется в середине года, то когда ее необходимо переоформлять?

Ответ: Все карточки учёта ТМЦ независимо от даты их открытия подлежат закрытию в конце года. Следовательно карточки, открытые в середине года, переоформляются в общем порядке – в начале следующего года.

Форма М-17 (код ОКУД – 0315008) применяется для отражения места нахождения и движения материалов (приход, расход, остаток) на складе. Отдельная карточка складского учета материалов заполняется на каждый вид, сорт, размер, профиль каждого из материалов, имеющихся на складе.

Карточки учета материалов ведутся кладовщиком (заведующим складом, иным материально ответственным лицом). Прием или отпуск того или иного материала производится по приходно-расходным документам, о чем в карточку учета материалов вносится соответствующая запись.

Заводит карточку (форму М-17) бухгалтер, в единственном экземпляре.

Каждый материал поступает на склад с сопроводительными документами, сведения из которых и вносятся в карточку учета. Такими документами являются: приходный ордер (форма М-4), акт приемки материалов (форма М-7). Заполненную карточку передают материально ответственному лицу, ведущему складской учет.

Каждая приходная или расходная операция фиксируется кладовщиком (иным материально ответственным лицом) в отдельной строке карточки учета материалов, заверяется его личной подписью. Кладовщик ежемесячно передает заполненные карточки в бухгалтерию. К каждой карточке должны быть приложены все приходно-расходные документы, подтверждающие проведенные операции.

Сроки и порядок сдачи карточек учета определяются графиком документооборота организации.

Правила заполнения

Подчистки в форме М-17 не допускаются. При ошибке в записи, все исправления, внесенные в карточку, должны быть заверены подписями кладовщика (материально ответственного лица) и сотрудника, которому был отпущен материал.
Для заполнения графы «номенклатурный номер» можно использовать коды из Общероссийского классификатора (ОК 004-93) видов экономической деятельности, продукции и услуг. Можно создать собственную кодировку. А можно просто не заполнять эту графу.

Для заполнения графы «единица измерения» (указать — код, наименование) воспользуйтесь Общероссийским классификатором (ОК 015-94) единиц измерения. В классификаторе есть все коды единиц измерения, применяемых в России.
В графе «норма запаса» надо указать необходимое количество материала, которое постоянно должно присутствовать на складе для обеспечения бесперебойной работы производства.

Раздел карточки под названием «Драгоценный материал» заполняется в случае, если материал, на который заполняется данная форма, содержит в себе драгоценный металл или камень. Такие материалы должны иметь специальный паспорт, сведения из которого и заносятся в раздел.

В графе с названием «Учетная единица выпуска продукции» следует указать наименование готовой продукции, для изготовления которой был выдан материал, и единицу, в которой она учитывается (штука, литр, килограмм и др.).

Срок хранения карточек в архиве предприятия – 5 лет.

(Размер: 27,9 KiB | Скачиваний: 7 027)

За ведение учетной карточки по форме М-17 отвечает материально-ответственное лицо , управляющее движением товаров. Зачастую этим занимается кладовщик. Принимается и отпускается товар исключительно по приходно-расходной документации. Об этом в каждую учетную карточку вносится соответствующая пометка .

Поступление каждого товара для хранения на складе происходит совместно с получением сопроводительной документации. Вся информация из данных документов должна быть внесена в соответствующие графы учетной карточки. Сопроводительная документация зачастую состоит из такого перечня документов, как ордер прихода товара и приемный акт.

Заполненная учетная карта передается для хранения лицу, несущему материальную ответственность за сохранность товара, находящегося на складе.

Все приходные или расходные операции должны быть зафиксированы кладовщиком или другим человеком, на которого возложена материальная ответственность. Данные операции указываются в отдельной строчке учетной карточки с одновременным заверением личной подписью кладовщика.

Одновременно с этим кладовщик обязан каждый месяц передавать заполненные карточки в бухгалтерский отдел предприятия. Каждая карточка должна сопровождаться определенными документами, что будут выступать в качестве подтверждения проведения приходно-расходных операций.

График оборота документации конкретной организации определяет сроки и общие принципы сдачи учетных карточек в бухгалтерию.

Принцип оформления

Унифицированный формат бланка составляется в единичном экземпляре и ежемесячно вместе с сопроводительной документацией перенаправляется в бухгалтерский отдел предприятия.

В первую таблицу бланка требуется внести такую информацию :

• название подразделения компании, где находятся на хранении материальные ценности;
• кодифицированное название деятельности такого подразделения;
• конкретное месторасположение хранимой продукции на складе;
• заполнение граф, что касаются марки, сорта, размера продукции, располагающейся на складе;
• номерные обозначения материальных ценностей, обозначенные согласно складской номенклатуре;
• буквенное и цифровое обозначение применяемых единиц измерения;
• стоимость одной единицы материальных ценностей;
• нормативное количество запасов, иначе говоря, минимальное количество товаров, что должно быть на складе для обеспечения нормальной работы организации;
• срок пригодности товаров для использования если он определен;
• название компании, что выступает в качестве поставщика продукции, хранящейся на складе.

Второй столбец учетной складской карточки М-17 должен содержать сведения о возможном наличии в составе хранящихся на складе материальных ценностей драгоценных веществ. В том случае если в составе нет никаких драгоценных металлов или камней, то данный столбец необходимо будет перечеркнуть.

Третий столбец бланка учетной карточки формата М-17 должен вмещать информацию о прибытии и уходе с места хранения на складе конкретного типа материальных запасов. Для этого достаточно заполнить 9 строчек:

1. Строка «Дата записи» тут необходимо указать конкретный день проведения операции по поступлениям или уходу товара со склада.
2. Строка «Номер документации» в ней требуется указать конкретный номер для определенного документа, который легитимизирует каждую операцию по поступлению или уходу товара со склада.
3. В четвертой строке нужно отобразить название компании или какого-то отдельного подразделения организации, который передает или получает со склада материальные ценности.
4. Пятая строка должна вмещать данные об учетной единице товара.
5. В шестой и седьмой строке указывается общая численность полученных или отпущенных товаров.
6. В восьмую строку вписывается остаточное количество материальных ценностей после завершения операций по их получению или отпуску.
7. В последней девятой строке указывается дата составления учетной карточки, которая заверяется подписью материально ответственного лица.

Согласно действующим положениям российского законодательства сроки хранения данного учетного документа составляет 5 лет .

В чем заключается необходимость использования

Основной задачей составления карточки учета продукции на складе является контроль количества имеющихся у компании материальных ценностей, что хранятся на складах . По существующему порядку обязательно к каждому номенклатурному номеру заводится отдельный учетный документ.

В такой карточке указывается вся необходимая информация, что относится к приходу или расходу продукции. Одновременно с этим стоит учитывать тот факт, что для заполнения требуется применять подтверждающую документацию, фигурирующей в общем обороте документов конкретной организации.

Использование учетной карты помогает контролировать имеющиеся запасы материальных ценностей на сладах, что дает возможность оперативно решать проблемы их недостачи или переизбытка. Благодаря такому методу существенно облегчается процесс управления организацией в сфере оборота материальных средств. Это помогает улучшить общие экономические показатели предприятия и оздоровить его финансовое положение.

Существующие требования

Существующая форма карточек учета продукции, расположенной на складах, заполняется на основе имеющейся первичной документации по приходу товаров для каждого отдельного номенклатурного номер в тот же день, когда была проведена подобная операция. Вся первичная документация , что касается прихода или расхода продукции со склада, должна быть приложена к учетной карточке .

Процесс учета движения материалов на складе происходит под контролем материально-ответственного лица, которое чаще всего занимает должность начальника склада или кладовщика. В некоторых достаточно редких ситуациях главный бухгалтер организации может дать разрешение на ведение учетных карточек операторами. Для этого потребуется получить разрешение от материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность и движение всех материальных ценностей, хранящихся на складе.

Подпись главного бухгалтера в графе учетной карточки «Контроль» является подтверждением правильности ее заполнения.

После окончания календарного года в учетных карточках на 1 января следующего за отчетным годом выводится количество остатков продукции расположенной на складе. При этом все карточки по истекшему году должны быть закрыты. Все закрытые бланки учета должны быть брошюрованы и сданы для хранения в архив.

При наличии разрешения от главного бухгалтера предприятия и с указания непосредственного руководителя конкретного подразделения организации, что осуществляет функции снабжения и сбыта продукции ведение бланков учета может быть продолжено и в рамках следующего календарного года. Если возникнет реальная необходимость в открытии новых учетных бланков, то они могут открываться даже в середине года.

В том случае если на предприятии был налажен процесс автоматического учета, то вся первичная документация, а также все накопительные регистры учета оперативного характера могут быть перенесены на машинные информационные носители.

Если руководство компании приняло решение использовать программное обеспечение для учета, то оно должно обеспечивать в полной мере возможность получения данных на бумаге. Это касается даже той информации, что отображает показатели из регистра бухучета, внутреннюю отчетность компании, а также иные виды документов.

Стоит отметить тот факт, что необходимость применения бланков учета носит исключительно рекомендательный характер. Правда, нельзя отрицать то, что они существенно облегчают процесс формирования бухгалтерской отчетности. Это помогает улучшить способность сотрудников склада ориентироваться в том, где и какой именно товар хранится.

Складской учет для начинающих представлен в данном видео.

Карточки учета материальных ценностей - образец заполнения представлен в нашей статье - используются государственными и муниципальными органами, учреждениями и управлениями государственных внебюджетных фондов. Расскажем, для чего они нужны и как ими правильно пользоваться.

Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей по форме 0504041

Карточка количественно-суммового учета, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, используется в государственных структурах для обеспечения аналитического учета следующих активов:

• основные средства;
• материалы, примененные при изготовлении экспериментальных устройств;
• запчасти и детали, установленные на транспорт взамен вышедших из строя;
• переходящие знаки заслуг (награды, призы, кубки);
• ТМЦ на ответственном хранении;
• ОС, МПЗ в пути;
• материалы;
• материалы в качестве давальческого сырья;
• арендованные активы;
• активы в безвозмездном пользовании и на хранении.

Таким образом, ф. 0504041 используется как для собственных активов, так и для тех, которые учитываются за балансом.

Данный документ заполняется бухгалтером. Прежде всего, нужно перенести остаток на начало года. Далее в течение периода в карточку заносятся данные по движению актива на основании первичных документов, а в конце периода выводится остаток. Поступления указываются в столбце «Дебет», выбытия — в столбце «Кредит». Информация заполняется в рублях и в единицах измерения. Также указывается информация о сроке эксплуатации актива и о предполагаемой дате списания.

Для каждого наименования составляется отдельная карточка. Кроме того, на каждое материально ответственное лицо также должна быть заполнена отдельная карточка, даже если наименования активов, находящихся в их ведении, идентичны. Также для отдельных видов материальных ценностей предусмотрена следующая аналитика, перечисленная в таблице, то есть отдельные карточки составляются по каждой характеристике.

Скачать бланк формы 0504041 можно на нашем сайте.

Кроме того, предлагаем ознакомиться вам с образцом заполнения данного документа.

Карточка учета материальных ценностей 0504043 (бланк)

Если первый регистр учета материальных ценностей ведется бухгалтерией, то форма 0504043 заполняется непосредственно материально ответственным лицом по данным складского учета и применяется для учета в местах хранения активов. Данная карточка заполняется для:

• материалов,
• готовой продукции,
• мягкого инвентаря,
• посуды,
• библиотечных предметов.

На каждое наименование заводится отдельный лист карточки, в то время как карточка количественно-суммового учета создается отдельно под каждый объект. Также информация, занесенная материально ответственным лицом в карточку 0504043 проверяется, например, бухгалтером, а для отметки о проверке в форме есть отдельная последняя страница.

Скачать бланк формы 0504043 можно на нашем сайте.

Также вы можете скачать образец заполнения данного документа

А основы ведения учета материалов в негосударственных организациях можно найти в статье .

Итоги

Рассмотренные в статье регистры бухгалтерского учета заполняются организациями-участниками государственной системы: бюджетными, автономными, казенными учреждениями, госорганами, внебюджетными фондами. Они предназначены для двустороннего контроля как со стороны бухгалтерии, так и со стороны материально ответственного лица. В условиях автоматизации бухгалтерского учета составление таких регистров осуществляется бухгалтерской программой и не займет много времени у работников бухгалтерии.